A Ice Miller prospera com a estratégia Cloud-First e o gerenciamento de documentos

Sobre Ice Miller

Como um escritório de advocacia classificado na Am Law 200, com mais de 100 anos de história, a Ice Miller construiu uma reputação de colocar as necessidades do cliente em primeiro lugar - seja ele uma empresa da Fortune 500, uma entidade governamental ou uma organização sem fins lucrativos. Os 340 profissionais jurídicos do escritório assessoram os clientes em todos os aspectos de questões jurídicas complexas em mais de 20 áreas de atuação e sempre se esforçam para entender as necessidades de cada cliente a fim de ajudá-los a construir, crescer e proteger seus ativos mais valiosos.

A Long Time Coming

Acredite ou não, a equipe da Ice Miller estava ansiosa para melhorar seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS) há quase uma década.

"Estávamos usando o OpenText eDOCS e ele estava no local, espalhado por várias bibliotecas em vários locais físicos", disse Steve Turner, diretor de aplicativos de TI da Ice Miller. "Ele estava realmente em suas últimas pernas. Não era muito rápido nem muito ágil. Era difícil de pesquisar."

"Nossos usuários ficavam frustrados com ele diariamente", acrescentou Kelly Kaustky, gerente de projetos de TI da Ice Miller. Resumindo, o DMS deles estava muito atrasado para uma atualização.

"Precisávamos criar um novo ambiente que consolidasse todos os nossos e-mails e documentos e nos proporcionasse uma interface mais fácil não apenas para armazenar nossos documentos, mas também para encontrá-los", explicou Steve.

Priorização da tecnologia nativa da nuvem

Antes de voltar sua atenção para o gerenciamento de documentos, a Ice Miller já havia se comprometido com a nuvem. "Nós, como empresa, decidimos há cerca de três ou quatro anos que nos tornaríamos uma organização que prioriza a nuvem", disse Steve.

"No final das contas, o componente que prioriza a nuvem do NetDocuments foi um dos fatores de mudança para nós", continuou ele. "O DNA do NetDocuments estava realmente alinhado com o caminho que estamos seguindo com todos os nossos aplicativos, além da estabilidade e outros benefícios que vêm com isso."

"O DNA da NetDocuments estava realmente alinhado com o que estamos fazendo com todos os nossos aplicativos, além da estabilidade e de outros benefícios que vêm com isso."

Steve Johnson, Diretor de Aplicativos de TI, Ice Miller

Obtendo a adesão de toda a empresa

Ao tomar uma decisão que afeta mais de 750 pessoas em toda a empresa, o você quer ter certeza de que vai acertar na primeira tentativa - por isso, Ice Miller testou o NetDocuments.

"Tivemos um grande grupo de pessoas envolvidas na seleção e aprovação antes mesmo de chegarmos à fase de implementação", explicou Kelly. "No comitê de seleção, havia sócios, associados, funcionários... Tínhamos a equipe de TI, a equipe de governança da informação e pessoas que representavam nossos departamentos administrativos."

É claro que as pessoas estavam mais do que prontas para adotar um novo DMS. Kelly observou: "Nossos usuários estavam clamando por um novo sistema". Steve acrescentou: "Costumávamos dizer que o nível era muito baixo e que era fácil para nós ultrapassá-lo. Mas criar a vitória que criamos foi outra história. Mas criar a vitória que criamos foi outra história."

Oferecendo uma implementação de última geração

Quando a equipe decidiu avançar com o NetDocuments, precisava de alguém que pudesse oferecer a experiência certa para começar com o pé direito. Eles escolheram um parceiro de implementação que já havia provado seu valor em vários outros projetos: A Kraft Kennedy.

Kelly explicou: "Para mim, o motivo pelo qual escolhemos a Kraft Kennedy foi duplo: primeiro, nosso relacionamento histórico e seu excelente serviço. Mas o histórico de fornecimento de NetDocuments para outras empresas realmente nos chamou a atenção. Eles fizeram isso bem, e isso nos deu muito conforto ao escolhê-los."

"Nós nos sentimos mais confortáveis com a Kraft Kennedy, que foi capaz de nos ajudar e nos levar até o fim com sucesso", acrescentou Steve. "Eles tinham uma resposta para cada pergunta que tínhamos. Eles sabiam como resolver os problemas que nós não sabíamos como resolver."

Implementação, interrompida

Assim que as coisas começaram, houve um obstáculo no caminho que ninguém poderia ter previsto: a pandemia. "Iniciamos o projeto um mês antes de a pandemia começar e a COVID-19 se tornar o modo de vida de todos nós", disse Steve. "Isso se transformou em uma pausa de quatro meses no projeto."

"Quando voltamos a trabalhar, a Kraft já havia passado para o controle remoto sem problemas... não houve nenhuma transição turbulenta."

Kelly Kaustky, gerente de projetos de TI, Ice Miller

Mas Kraft Kennedy se certificou de que, quando a equipe estivesse pronta para se engajar novamente, eles pudessem seguir em frente a todo vapor.

"Quando voltamos a trabalhar, a Kraft já tinha se adaptado perfeitamente ao controle remoto", disse Kelly. "Fizemos uma revisão de onde havíamos parado para que todos voltassem a se atualizar e, a partir daí, continuamos avançando. Não houve nenhuma transição turbulenta; houve apenas uma pausa de quatro meses."

A flexibilidade de todos os lados foi fundamental para que a transição fosse bem-sucedida, e eles conseguiram, mesmo com todos participando remotamente.

"Tudo correu muito bem, considerando que estávamos em um ambiente que não prevíamos. Também nunca havíamos implementado um produto em grande escala e em toda a empresa dessa forma", observou Steve.

Chutando os pneus durante o teste piloto

Dado o tamanho da empresa, a Ice Miller sabia que era necessário resolver todos os possíveis problemas antes de tentar implementá-los para todos os 750 usuários.

"Tínhamos um piloto grande para que pudéssemos dar um bom chute forte nos pneus", disse Kelly.

"Tomar a decisão de investir em um parceiro de treinamento externo que conhecesse o NetDocuments e pudesse nos ajudar a criar materiais e realizar treinamentos foi fundamental para o nosso sucesso."

Steve Johnson, Diretor de Aplicativos de TI - Ice Miller

Eles também garantiram que o grupo piloto incluísse membros da equipe de toda a empresa: "Lançamos uma rede ampla para ter certeza de que estávamos representando a empresa, e não apenas fazendo o que a TI queria", continuou ela. "Fizemos testes minuciosos para acomodar quaisquer necessidades especiais que determinados grupos de prática tivessem, e a Kraft Kennedy nos orientou com um pente fino. No geral, tudo correu muito bem."

Treinamento com suporte total

Mesmo com um teste-piloto tão completo, a Ice Miller não queria perder a bola quando chegasse a hora de implementar o NetDocuments no restante da empresa.

"Temos uma equipe interna de treinamento que é fenomenal, mas é uma equipe pequena", explicou Steve. "Tomar a decisão de investir em um parceiro de treinamento externo que conheça o NetDocuments e possa nos ajudar a criar materiais e realizar treinamentos foi fundamental para o nosso sucesso."

Eles fizeram uma parceria com a Encoretech, uma equipe que tinha um forte relacionamento com a Kraft Kennedy.

"Antes de entrarmos em operação, a Kraft se reunia com a Encoretech sem nós para garantir que tudo estivesse no caminho certo. Depois, nos reuníamos todos juntos e recebíamos a orientação específica de que precisávamos", explicou Kelly. "Nosso treinamento foi um enorme sucesso devido à grande colaboração entre a Kraft, a Encoretech e nossa empresa." Steve acrescentou: "Foi um investimento considerável, mas definitivamente o consideramos uma das grandes vitórias do projeto."

Obter orientação de especialistas

Ter um parceiro de implementação experiente foi inestimável para a Ice Miller.

"A Kraft fez um ótimo trabalho ao nos orientar para uma solução escalável que nos forneceria o que precisamos agora e no futuro." disse Steve.

Essa experiência valeu a pena novamente durante a migração de documentos.

"O sistema antigo permitia muita liberdade para fazer coisas que não estavam normalizadas, como criar pastas que não estavam vinculadas a um assunto do cliente", explicou Kelly. "Steve e eu sabíamos que nunca conseguiríamos migrar tudo."

"Todas as pastas foram transferidas, não perdemos dados, e tudo está lá e pode ser pesquisado."

Kelly Kaustky, gerente de projetos de TI, Ice Miller

Mas a Kraft Kennedy sabia como resolver o problema com facilidade: "Eles disseram: 'Ah, já fizemos isso antes, e aqui está um roteiro que podemos ajustar'. Isso nos deu um pouco de azia, mas para eles não foi um evento. Todas as pastas foram transferidas, não perdemos dados e tudo está lá e pode ser pesquisado." Steve acrescentou: "Esses scripts de migração foram mágicos. Foi fantástico".

Alcançando o inacreditável

Sem dúvida, a Ice Miller realizou uma implementação incrível com a ajuda da Kraft Kennedy e da Encoretech. Eles já estão vendo enormes benefícios em toda a empresa.

Adoção rápida

"No primeiro dia, na primeira hora, já estávamos funcionando", disse Kelly. "Os documentos estavam sendo editados, novos documentos estavam sendo salvos, e-mails estavam sendo arquivados. Foi um sucesso. Foi ótimo."

Nos primeiros três dias, a empresa atingiu 90% de adoção.

Steve explicou: "Acho que grande parte desse sucesso se deve à forma como implantamos a Encoretech e ao envolvimento e reforço de cima para baixo e de baixo para cima como empresa. Quase todos na empresa estavam envolvidos nesse projeto. Nosso sócio-gerente-chefe foi inflexível com a parceria e com toda a empresa, dizendo que isso tinha que ter a atenção das pessoas. As estatísticas falam por si: não tivemos que fazer muito para que as pessoas usassem o NetDocuments."

Brian Podolsky, líder de um grupo de prática da Kraft Kennedy, também atribui o crédito à preparação minuciosa da Ice Miller.

"Testamos essa implementação várias vezes para garantir que ela fosse estável e pudesse ser repetida, independentemente de o ponto final estar no escritório ou no laptop de alguém em casa", disse ele. "Essa infraestrutura foi testada e verificada, e acho que isso mostra o nível de teste e controle de qualidade."

"Trabalhamos com a Kraft Kennedy para aperfeiçoar o pacote de implantação para que não houvesse erros", observou Kelly.

Sem Compromissos

O lançamento em meio a uma pandemia poderia ter mudado drasticamente as expectativas de implementação da empresa. Mas Ice Miller não precisou fazer essa mudança.

"Quase todos na empresa estavam envolvidos nesse projeto. As estatísticas falam por si: não tivemos que fazer muito para que as pessoas usassem o NetDocuments."

Steve Johnson, Diretor de Aplicativos de TI, Ice Miller

"Não acho que tenhamos sacrificado nada do nosso objetivo final original", disse Steve. "E acho que muito disso é uma prova da plataforma que escolhemos. A NetDocuments permaneceu flexível, pois tivemos que mudar como e quando implementamos, e sua ferramenta oferece a funcionalidade segura, integrada e baseada na nuvem de que precisamos."

"Há uma lista enorme de benefícios, incluindo o fato de não dependermos mais do gerenciamento da infraestrutura e não precisarmos nos preocupar com falhas de hardware que causem longas interrupções no serviço."

Steve Johnson, Diretor de Aplicativos de TI, Ice Miller

Vendo a luz

Depois de passar tantos anos com um DMS tão desafiador, Ice Miller está realmente nas nuvens com o NetDocuments.

"A NetDocuments tem uma arquitetura de aplicativo ideal para o mundo em que vivemos hoje", disse Steve. "Há uma lista enorme de benefícios, incluindo o fato de não dependermos mais do gerenciamento da infraestrutura e não precisarmos nos preocupar com falhas de hardware que causem longas interrupções no serviço. Essa é uma grande vantagem! Há seis meses, com o NetDocuments, não preciso enviar nenhum aviso de interrupção de DM para a empresa. Nesse aspecto, tem sido fenomenal."

"Com nosso sistema antigo, mesmo em PCs com Windows 10 novinhos em folha, o você abria um documento e o computador travava. Era simplesmente horrível", acrescentou Kelly. "O fato de termos nos livrado de tudo isso e termos um sistema estável e baseado em nuvem com o NetDocuments é simplesmente incrível. Saímos da idade das trevas para o futuro em um fim de semana."

Um novo nível de capacidade de pesquisa

"Percebemos rapidamente que os recursos de pesquisa do NetDocuments são muito superiores a tudo o que usávamos anteriormente", disse Steve. "Quando reunimos todos os 23 milhões de documentos e e-mails em um lugar onde pudéssemos realmente encontrá-los, muitas pessoas na empresa perceberam de repente: 'Uau! Tenho tanta coisa lá fora e posso encontrar todas essas informações sobre um cliente ou assunto'."

"A segurança de documentos dentro do ambiente tornou-se uma área de foco porque pudemos ver alguns dos cantos obscuros que não eram fáceis de encontrar em nosso DM anterior. Tivemos que trancar algumas coisas e abrir outras", explicou. "Gerenciar essa mudança foi enorme, mas foi porque de repente pudemos encontrar nossas coisas, o que faz com que o NetDocuments seja tão fácil de ser adotado pelas pessoas."

O que vem por aí para Ice Miller?

A equipe da Ice Miller está prosperando com o NetDocuments, então o que eles farão daqui para frente?

"Neste momento, estamos realmente priorizando a nuvem", compartilhou Steve. "Nem tudo está na nuvem ainda, mas estamos caminhando nessa direção em que não precisamos gerenciar a infraestrutura, o ambiente em si, a aplicação de patches e tudo o mais que acompanha as soluções locais. E isso é ótimo para a minha equipe."

No que diz respeito à sua experiência com o NetDocuments, Ice Miller já está ansioso para adicionar novos recursos e capacidades para os usuários.

"Estamos procurando migrar de nossa versão de lançamento de paredes éticas para o uso do Workspace Security Manager, além de implementar o ndThread e uma comunicação mais centrada em documentos para a empresa", explicou Steve.

"Nossa próxima grande iniciativa da empresa é em torno da colaboração, por isso estamos tentando pensar nisso e ver o quadro geral. Há muitas possibilidades no mundo do NetDocuments."

"O NetDocuments é fantástico", acrescentou Kelly. "A estabilidade, os recursos de pesquisa, a facilidade de uso... Se o você tem um sistema antigo e desajeitado, dê o salto - vale a pena!"

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