Ice Miller prospera con la estrategia Cloud-First y la gestión de documentos

Sobre Ice Miller

Como bufete de abogados clasificado en la lista Am Law 200 con más de 100 años de historia, Ice Miller se ha forjado una reputación por poner las necesidades del cliente en primer lugar, ya sea una empresa de las Fortune 500, una entidad gubernamental o una organización sin ánimo de lucro. Los 340 profesionales jurídicos del bufete asesoran a los clientes en todos los aspectos de cuestiones jurídicas complejas en más de 20 áreas de práctica y siempre se esfuerzan por comprender las necesidades de cada cliente con el fin de ayudarles a construir, hacer crecer y proteger sus activos más valiosos.

Una larga espera

Aunque parezca mentira, el equipo de Ice Miller llevaba casi una década deseando mejorar su sistema de gestión documental (SGD).

"Estábamos en OpenText eDOCS y eso era on-prem, repartido en múltiples bibliotecas en múltiples ubicaciones físicas", dijo Steve Turner, Director de Aplicaciones de TI de Ice Miller. "Estaba en las últimas. No era muy rápido ni muy ágil. Era difícil buscar".

"Nuestros usuarios se sentían frustrados a diario", añade Kelly Kaustky, gestora de proyectos informáticos de Ice Miller. En resumen, hacía tiempo que su DMS necesitaba una actualización.

"Necesitábamos crear un nuevo entorno que unificara todo nuestro correo electrónico y documentos y nos ofreciera una interfaz más sencilla no sólo para almacenar nuestros documentos, sino también para encontrarlos", explicó Steve.

Prioridad a la tecnología nativa de la nube

Antes de centrar su atención en la gestión de documentos, Ice Miller ya había apostado por la nube. "Como empresa, hace tres o cuatro años decidimos dar prioridad a la nube", afirma Steve.

"En última instancia, el componente cloud-first de NetDocuments fue uno de los cambios de juego para nosotros", continuó. "El ADN de NetDocuments estaba realmente en consonancia con hacia dónde nos dirigimos con todas nuestras aplicaciones, y la estabilidad y otros beneficios que vienen con eso".

"El ADN de NetDocuments estaba realmente en línea con hacia dónde vamos con todas nuestras aplicaciones, y la estabilidad y otros beneficios que vienen con eso".

Steve Johnson, Director de Aplicaciones Informáticas, Ice Miller

Conseguir el apoyo de toda la empresa

Cuando se toma una decisión que afecta a más de 750 personas en toda la empresa, hay que asegurarse de acertar a la primera, así que Ice Miller sometió a NetDocuments a una dura prueba.

"Tuvimos un gran grupo de personas implicadas en la selección y aprobación antes incluso de llegar a la fase de implantación", explicó Kelly. "En el comité de selección había socios, asociados, personal... Contábamos con el equipo de TI, el equipo de Gobernanza de la Información y personas que representaban a nuestros departamentos administrativos".

Por supuesto, la gente estaba más que dispuesta a adoptar un nuevo DMS. Kelly señaló: "Nuestros usuarios pedían a gritos un nuevo sistema", y Steve añadió: "A menudo decíamos que el listón estaba muy bajo y nos resultaba fácil superarlo. Pero crear la victoria que conseguimos fue otra historia".

Implantación de tecnología punta

Una vez que el equipo decidió seguir adelante con NetDocuments, necesitaban a alguien que pudiera ofrecerles la experiencia adecuada para empezar con buen pie. Eligieron a un socio de implantación que ya había demostrado su valía en otros proyectos: Kraft Kennedy.

Kelly explicó: "Para mí, la razón por la que elegimos a Kraft Kennedy fue doble: en primer lugar, nuestra relación histórica y su excelente servicio. Pero su historial de entrega de NetDocuments a otras empresas nos convenció. Lo han hecho bien, y eso nos tranquilizó mucho a la hora de elegirles".

"Nos sentimos muy cómodos con la capacidad de Kraft Kennedy para sacarnos adelante y llevarnos al final con éxito", añadió Steve. "Tenían una respuesta para cada pregunta que teníamos. Sabían cómo resolver los problemas que nosotros no sabíamos cómo resolver".

Aplicación, interrumpida

Justo cuando las cosas empezaban, se produjo un bache en el camino que nadie podía prever: la pandemia. "Pusimos en marcha el proyecto un mes antes de que se desatara y COVID-19 se convirtiera en la forma en que todos vivíamos", cuenta Steve. "Se convirtió en una pausa de cuatro meses en el proyecto".

"Cuando volvimos a arrancar, Kraft ya había pivotado sin problemas hacia el control remoto... no hubo ningún bache en la transición".

Kelly Kaustky, Gestora de proyectos informáticos, Ice Miller

Pero Kraft Kennedy se aseguró de que cuando el equipo estuviera listo para volver a comprometerse, pudiera avanzar a toda máquina.

"Cuando volvimos a arrancar, Kraft ya había pivotado a la perfección a distancia", dijo Kelly. "Hicimos un repaso de dónde lo habíamos dejado para que todo el mundo se pusiera al día y, a partir de ahí, seguimos avanzando. No hubo ningún bache en la transición, sólo una pausa de cuatro meses".

La flexibilidad de todas las partes era fundamental para que la transición fuera un éxito, y lo consiguieron, incluso con la participación de todos a distancia.

"Todo fue como la seda, teniendo en cuenta que nos encontrábamos en un entorno que no habíamos previsto. Además, nunca antes habíamos desplegado un producto a gran escala y en toda la empresa de esta manera", señaló Steve.

Patear los neumáticos durante las pruebas piloto

Dado el tamaño de su empresa, Ice Miller sabía que era necesario resolver cualquier problema potencial antes de intentar implantarlo en los 750 usuarios.

"Teníamos un piloto grande para poder dar una buena patada fuerte a los neumáticos", dijo Kelly.

"Tomar la decisión de invertir en un socio de formación externo que conociera NetDocuments y pudiera ayudarnos a crear materiales e impartir formación fue fundamental para nuestro éxito."

Steve Johnson, Director de Aplicaciones Informáticas - Ice Miller

También se aseguraron de que su grupo piloto incluyera a miembros del equipo de toda la empresa: "Lanzamos una amplia red para asegurarnos de que éramos representativos de la empresa y de que no nos limitábamos a hacer lo que quería el departamento de TI", continúa. "Nos aseguramos de realizar pruebas exhaustivas para dar cabida a las necesidades especiales de determinados grupos de práctica, y Kraft Kennedy nos guió con un peine de dientes finos. En general, salió muy bien".

Formación totalmente asistida

Incluso con una prueba piloto tan exhaustiva, Ice Miller no quiso dejar pasar la oportunidad cuando llegó el momento de implantar NetDocuments con el resto de la empresa.

"Tenemos un equipo interno de formación que es fenomenal, pero es un equipo pequeño", explicó Steve. "Tomar la decisión de invertir en un socio de formación externo que conociera NetDocuments y pudiera ayudarnos a crear materiales e impartir formación fue fundamental para nuestro éxito."

Se asociaron con Encoretech, un equipo que mantenía una estrecha relación con Kraft Kennedy.

"Antes de ponernos en marcha, Kraft se reunía con Encoretech sin contar con nosotros para asegurarse de que todo iba por buen camino. Luego nos reuníamos todos juntos y recibíamos la orientación puntual que necesitábamos", explicó Kelly. "Nuestra formación fue un gran éxito gracias a la gran colaboración entre Kraft, Encoretech y nuestra empresa". Steve añadió: "Fue una inversión considerable, pero definitivamente la marcamos como una de las grandes victorias del proyecto".

Guiarse por los expertos

Para Ice Miller, contar con un socio con experiencia en la implantación fue de un valor incalculable.

"Kraft hizo un gran trabajo orientándonos hacia una solución escalable que nos proporcionara lo que necesitamos ahora y en el futuro". dijo Steve.

Esa experiencia volvió a dar sus frutos durante la migración de sus documentos.

"El antiguo sistema permitía mucha libertad para hacer cosas que no estaban normalizadas, como crear carpetas que no estuvieran vinculadas a un asunto de un cliente", explica Kelly. "Steve y yo sabíamos que nunca podríamos migrarlo todo".

"Todas las carpetas llegaron, no perdimos datos, y todo está ahí y se puede buscar".

Kelly Kaustky, Gestora de proyectos informáticos, Ice Miller

Pero Kraft Kennedy supo resolver el problema con facilidad: "Dijeron: 'Oh, ya lo hemos hecho antes, y aquí tenemos un guión que podemos retocar'. Nos dio un poco de ardor de estómago, pero para ellos no supuso ningún problema. Todas las carpetas se transfirieron, no perdimos datos y todo está ahí y se puede buscar". Steve añadió: "Esos scripts de migración eran mágicos. Fue fantástico".

Lograr lo increíble

Sin duda, Ice Miller realizó una implantación increíble con la ayuda de Kraft Kennedy y Encoretech. Ya están viendo enormes beneficios en toda la empresa.

Adopción rápida

"El primer día, a la primera hora, ya estábamos en marcha", afirma Kelly. "Se editaban documentos, se guardaban documentos nuevos, se archivaban correos electrónicos. Fue un éxito. Fue estupendo".

En los tres primeros días, la empresa alcanzó el 90% de adopción.

Steve explicó: "Creo que gran parte de ese éxito se debe a la forma en que trabajamos con Encoretech, y al compromiso y el refuerzo de arriba abajo y de abajo arriba como empresa. Casi todos los miembros de la empresa participaron en este proyecto. Nuestro socio director insistió ante los socios y en toda la empresa en que esto tenía que atraer la atención de la gente. Las estadísticas hablan por sí solas: no tuvimos que hacer mucho para que la gente utilizara NetDocuments".

Brian Podolsky, jefe de grupo de Kraft Kennedy, también atribuye el mérito a la minuciosa preparación de Ice Miller.

"Probamos ese despliegue una y otra vez para asegurarnos de que era estable y capaz de repetirse, tanto si el punto final estaba en la oficina como en el portátil de alguien en casa", dijo. "Esa infraestructura se probó, se verificó, y creo que eso habla del nivel de pruebas y control de calidad".

"Trabajamos con Kraft Kennedy para perfeccionar ese paquete de despliegue de modo que no tuviera errores", señaló Kelly.

Sin compromisos

Ponerse en marcha en medio de una pandemia podría haber cambiado drásticamente las expectativas de implantación de la empresa. Pero Ice Miller no tuvo que hacer ese cambio.

"Casi todo el mundo en la empresa se implicó en este proyecto. Las estadísticas hablan por sí solas: no tuvimos que hacer mucho para que la gente utilizara NetDocuments".

Steve Johnson, Director de Aplicaciones Informáticas, Ice Miller

"No creo que hayamos sacrificado nada de lo que era nuestro objetivo inicial", afirma Steve. "Y creo que gran parte de ello se debe a la plataforma que elegimos. NetDocuments se mantuvo f lexible cuando tuvimos que cambiar cómo y cuándo implementamos, y su herramienta ofrece la funcionalidad segura, integrada y basada en la nube que necesitamos."

"Hay una enorme lista de ventajas, entre ellas que ya no dependemos de la gestión de la infraestructura y no tenemos que preocuparnos de que los fallos de hardware provoquen largas interrupciones del servicio".

Steve Johnson, Director de Aplicaciones Informáticas, Ice Miller

Ver la luz

Después de pasar tantos años con un DMS tan exigente, Ice Miller está realmente en las nubes con NetDocuments.

"NetDocuments tiene una arquitectura de aplicaciones ideal para el mundo en el que vivimos hoy en día", afirma Steve. "Hay una enorme lista de ventajas, entre ellas que ya no dependemos de la gestión de la infraestructura y no tenemos que preocuparnos de que los fallos de hardware provoquen largas interrupciones del servicio. ¡Esa es una enorme! Con NetDocuments no he tenido que enviar ningún aviso de interrupción del servicio a la empresa desde hace seis meses. Ha sido fenomenal en ese sentido".

"Con nuestro antiguo sistema, incluso en los flamantes PC con Windows 10, ibas a abrir un documento y el ordenador se bloqueaba. Era horrible", añade Kelly. "El hecho de que nos hayamos librado de todo eso y tengamos un sistema estable basado en la nube con NetDocuments es sencillamente increíble. Pasamos de la Edad Media al futuro en un fin de semana".

Un nuevo nivel de capacidad de búsqueda

"Rápidamente nos dimos cuenta de que las funciones de búsqueda de NetDocuments eran muy superiores a las que habíamos utilizado hasta entonces", afirma Steve. "Cuando reunimos los 23 millones de documentos y correos electrónicos en un lugar donde realmente podíamos encontrarlos, mucha gente del bufete se dio cuenta de repente: '¡Vaya! Tengo tanto ahí fuera, y puedo encontrar toda esta información sobre un cliente o asunto'."

"La seguridad de los documentos dentro del entorno se convirtió en un área de interés porque podíamos ver algunos de los rincones oscuros que no eran fáciles de encontrar en nuestra anterior DM. Tuvimos que bloquear algunas cosas y abrir otras", explica. "Gestionar ese cambio fue enorme, pero fue porque de repente podíamos encontrar nuestras cosas, que es parte de lo que hace que NetDocuments sea tan fácil de adoptar para la gente".

¿Qué le espera a Ice Miller?

El equipo de Ice Miller está prosperando con NetDocuments, así que ¿hacia dónde se dirigen?

"En este momento, somos realmente cloud-first", afirma Steve. "No todo está en la nube todavía, pero estamos avanzando en esa dirección en la que no tenemos que gestionar la infraestructura, el entorno en sí, los parches y todo lo demás que acompaña a las soluciones on-prem. Y esto es genial para mi equipo".

En cuanto a su experiencia con NetDocuments, Ice Miller ya está deseando añadir nuevas funciones y capacidades para los usuarios.

"Queremos pasar de nuestra versión de lanzamiento de muros éticos al uso de Workspace Security Manager, así como implantar ndThread y una comunicación más centrada en los documentos para la empresa", explica Steve.

"La próxima gran iniciativa de nuestra empresa gira en torno a la colaboración, así que estamos intentando pensar en ello y ver el panorama general. Hay muchas posibilidades en el mundo de NetDocuments".

"NetDocuments es increíble", añade Kelly. "La estabilidad, las capacidades de búsqueda, la facilidad de uso... Si tienes un sistema antiguo y tosco, da el salto: ¡merece la pena!".

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