Ice Miller prospère grâce à une stratégie axée sur le cloud et la gestion documentaire

À propos d'Ice Miller

Classé parmi les 200 meilleurs cabinets d'avocats américains par Am Law et fort d'une expérience de plus de 100 ans, Ice Miller s'est forgé une réputation en accordant la priorité aux besoins de ses clients, qu'il s'agisse d'une entreprise du Fortune 500, d'une entité gouvernementale ou d'une organisation à but non lucratif. Les 340 professionnels du droit du cabinet conseillent leurs clients sur tous les aspects des questions juridiques complexes dans plus de 20 domaines d'activité et s'efforcent toujours de comprendre les besoins de chaque client afin de les aider à construire, développer et protéger leurs actifs les plus précieux.

Une longue attente

Croyez-le ou non, l'équipe d'Ice Miller souhaitait améliorer son système de gestion documentaire (SGD) depuis près d'une décennie.

« Nous utilisions OpenText eDOCS, une solution sur site répartie dans plusieurs bibliothèques situées à différents endroits physiques », explique Steve Turner, directeur des applications informatiques chez Ice Miller. « Elle était vraiment à bout de souffle. Elle n'était ni très rapide ni très agile. Il était difficile d'effectuer des recherches. »

« Nos utilisateurs en étaient frustrés au quotidien », ajoute Kelly Kaustky, chef de projet informatique chez Ice Miller. En bref, leur système de gestion documentaire avait grand besoin d'une mise à niveau.

« Nous avions besoin de créer un nouvel environnement qui regroupe tous nos e-mails et documents et qui nous offre une interface plus simple, non seulement pour stocker nos documents, mais aussi pour les retrouver », explique Steve.

Priorité à la technologie native du cloud

Avant de s'intéresser à la gestion documentaire, Ice Miller s'était déjà engagé dans le cloud. « Il y a trois ou quatre ans, notre cabinet a décidé de devenir une organisation axée sur le cloud », explique Steve.

« En fin de compte, la composante cloud-first de NetDocuments a été l'un des éléments qui ont changé la donne pour nous », a-t-il poursuivi. « L'ADN de NetDocuments correspondait parfaitement à la direction que nous souhaitions prendre avec toutes nos applications, ainsi qu'à la stabilité et aux autres avantages qui en découlent. »

« L'ADN de NetDocuments correspondait parfaitement à la direction que nous souhaitions prendre avec toutes nos applications, ainsi qu'à la stabilité et aux autres avantages qui en découlent. »

Steve Johnson, directeur des applications informatiques, Ice Miller

Obtenir l'adhésion de l'ensemble de l'entreprise

Lorsque vous prenez une décision qui touche plus de 750 personnes dans votre entreprise, vous voulez être sûr de faire le bon choix dès le premier essai. C'est pourquoi Ice Miller a soumis NetDocuments à un test rigoureux.

« Avant même d'arriver à la phase de mise en œuvre, un grand nombre de personnes ont participé à la sélection et à l'approbation », explique Kelly. « Le comité de sélection était composé de partenaires, d'associés, de membres du personnel... Nous avions l'équipe informatique, l'équipe chargée de la gouvernance de l'information et des représentants de nos services administratifs. »

Bien sûr, les gens étaient plus que prêts à adopter un nouveau système de gestion documentaire. Kelly a fait remarquer : « Nos utilisateurs réclamaient à grands cris un nouveau système. » Steve a ajouté : « Nous disions souvent que la barre était vraiment basse et qu'il était facile pour nous de la franchir. Mais remporter la victoire que nous avons remportée était une autre histoire. »

Une mise en œuvre à la pointe de la technologie

Une fois que l'équipe a décidé d'aller de l'avant avec NetDocuments, elle avait besoin de quelqu'un qui puisse lui offrir l'expertise nécessaire pour démarrer du bon pied. Elle a choisi un partenaire de mise en œuvre qui avait déjà fait ses preuves dans plusieurs autres projets : Kraft Kennedy.

Kelly explique : « Pour moi, nous avons choisi Kraft Kennedy pour deux raisons : tout d'abord, notre relation historique et leur excellent service. Mais leur expérience dans la fourniture de NetDocuments à d'autres entreprises nous a vraiment convaincus. Ils ont fait du bon travail, ce qui nous a beaucoup rassurés dans notre choix. »

« Nous étions très confiants dans la capacité de Kraft Kennedy à nous aider à traverser cette épreuve et à mener à bien notre projet », ajoute Steve. « Ils avaient une réponse à chacune de nos questions. Ils savaient comment résoudre les problèmes que nous ne savions pas résoudre. »

Mise en œuvre interrompue

Alors que tout venait de démarrer, un imprévu auquel personne n'aurait pu se préparer est venu perturber le cours des choses : la pandémie. « Nous avons lancé le projet un mois avant que tout ne bascule et que le COVID-19 ne bouleverse notre quotidien », explique Steve. « Cela a entraîné une pause de quatre mois dans le projet. »

« Lorsque nous avons repris nos activités, Kraft était déjà passé sans heurts au télétravail... la transition s'est faite en douceur. »

Kelly Kaustky, chef de projet informatique, Ice Miller

Mais Kraft Kennedy s'est assuré que lorsque l'équipe serait prête à se remettre au travail, elle puisse avancer à plein régime.

« Lorsque nous avons repris nos activités, Kraft était déjà passé sans heurts au télétravail », explique Kelly. « Nous avons fait le point sur où nous en étions restés afin que tout le monde puisse se remettre à niveau, puis nous avons simplement continué sur notre lancée. La transition s'est faite en douceur, sans aucun accroc ; il n'y a eu qu'une pause de quatre mois. »

La flexibilité de toutes les parties prenantes a été essentielle à la réussite de la transition, et ils ont réussi, même si tout le monde participait à distance.

« Tout s'est très bien passé, compte tenu du fait que nous nous trouvions dans un environnement auquel nous ne nous attendions pas. Nous n'avions jamais déployé auparavant un produit à grande échelle à l'échelle de l'entreprise de cette manière », a fait remarquer Steve.

Tester le produit pendant la phase pilote

Compte tenu de la taille de leur entreprise, Ice Miller savait qu'il était nécessaire de régler tous les problèmes potentiels avant d'essayer de déployer la solution auprès des 750 utilisateurs.

« Nous avions un gros pilote, ce qui nous a permis de donner un bon coup de pouce aux pneus », a déclaré Kelly.

« La décision d'investir dans un partenaire de formation externe qui connaît NetDocuments et qui pourrait nous aider à créer du matériel et à dispenser des formations a été déterminante pour notre réussite. »

Steve Johnson, directeur des applications informatiques – Ice Miller

Ils ont également veillé à ce que leur groupe pilote comprenne des membres de l'équipe provenant de tous les services de l'entreprise : « Nous avons ratissé large afin de nous assurer que nous étions représentatifs de l'entreprise et que nous ne faisions pas uniquement ce que le service informatique souhaitait », a-t-elle poursuivi. « Nous avons veillé à effectuer des tests approfondis afin de répondre aux besoins particuliers de certains groupes de pratique, et Kraft Kennedy nous a guidés dans cette démarche avec une grande minutie. Dans l'ensemble, tout s'est très bien passé. »

Formation entièrement prise en charge

Même après avoir mené des tests pilotes aussi approfondis, Ice Miller ne voulait pas se tromper au moment de déployer NetDocuments dans le reste du cabinet.

« Nous avons une équipe de formation interne formidable, mais elle est petite », explique Steve. « La décision d'investir dans un partenaire de formation externe qui connaît NetDocuments et qui pourrait nous aider à créer du matériel et à dispenser des formations a été essentielle à notre réussite. »

Ils se sont associés à Encoretech, une équipe qui entretenait des relations étroites avec Kraft Kennedy.

« Avant la mise en service, Kraft a organisé des réunions avec Encoretech sans nous afin de s'assurer que tout était en bonne voie. Ensuite, nous nous sommes tous réunis et avons reçu les conseils précis dont nous avions besoin », a expliqué Kelly. « Notre formation a été un énorme succès grâce à l'excellente collaboration entre Kraft, Encoretech et notre entreprise. » Steve a ajouté : « C'était un investissement considérable, mais nous l'avons clairement considéré comme l'un des grands succès du projet. »

Suivre les conseils des experts

Avoir un partenaire expérimenté pour la mise en œuvre a été inestimable pour Ice Miller.

« Kraft a fait un excellent travail en nous orientant vers une solution évolutive qui nous apporterait tout ce dont nous avons besoin aujourd'hui et à l'avenir », a déclaré Steve.

Cette expérience s'est avérée payante une nouvelle fois lors de la migration de leurs documents.

« L'ancien système offrait une grande liberté pour faire des choses qui n'étaient pas normalisées, comme créer des dossiers qui n'étaient pas liés à un dossier client », explique Kelly. « Steve et moi savions que nous ne pourrions jamais tout migrer. »

« Tous les dossiers ont été transférés, nous n'avons perdu aucune donnée, tout est là et peut être recherché. »

Kelly Kaustky, chef de projet informatique, Ice Miller

Mais Kraft Kennedy savait comment résoudre le problème facilement : « Ils ont dit : "Oh, nous avons déjà fait cela auparavant, et voici un script que nous pouvons modifier." Cela nous a donné quelques sueurs froides, mais pour eux, ce n'était pas un problème. Tous les dossiers ont été transférés, nous n'avons perdu aucune donnée, et tout est là et peut être recherché. » Steve a ajouté : « Ces scripts de migration étaient magiques. C'était fantastique. »

Réaliser l'incroyable

Il ne fait aucun doute qu'Ice Miller a réussi une mise en œuvre incroyable avec l'aide de Kraft Kennedy et Encoretech. L'entreprise en tire déjà d'énormes avantages.

Adoption rapide

« Dès le premier jour, dès la première heure, nous étions opérationnels », a déclaré Kelly. « Les documents étaient modifiés, les nouveaux documents étaient enregistrés, les e-mails étaient classés. Ce fut un succès. C'était formidable. »

Au cours des trois premiers jours, l'entreprise a atteint un taux d'adoption de 90 %.

Steve explique : « Je pense que ce succès est en grande partie dû à la manière dont nous avons déployé Encoretech, ainsi qu'à l'engagement et au soutien de la direction et de l'ensemble du personnel. Presque tous les employés du cabinet ont participé à ce projet. Notre associé directeur général a insisté auprès de nos partenaires et de l'ensemble du personnel sur l'importance d'accorder toute leur attention à ce projet. Les statistiques parlent d'elles-mêmes : nous n'avons pas eu à faire beaucoup d'efforts pour que les gens utilisent NetDocuments. »

Brian Podolsky, chef de groupe chez Kraft Kennedy, salue également la préparation minutieuse d'Ice Miller.

« Nous avons testé ce déploiement à maintes reprises afin de nous assurer qu'il était stable et reproductible, que le point final se trouve au bureau ou sur l'ordinateur portable d'un employé à domicile », a-t-il déclaré. « Cette infrastructure a été testée et vérifiée, ce qui, selon moi, témoigne du niveau de test et d'assurance qualité. »

« Nous avons travaillé avec Kraft Kennedy pour perfectionner ce package de déploiement afin qu'il soit exempt d'erreurs », a souligné Kelly.

Sans compromis

Le lancement en pleine pandémie aurait pu modifier radicalement les attentes de l'entreprise en matière de mise en œuvre. Mais Ice Miller n'a pas eu à faire ce changement.

« Presque tous les membres du cabinet ont participé à ce projet. Les statistiques parlent d'elles-mêmes : nous n'avons pas eu beaucoup d'efforts à fournir pour que les gens utilisent NetDocuments. »

Steve Johnson, directeur des applications informatiques, Ice Miller

« Je ne pense pas que nous ayons sacrifié quoi que ce soit par rapport à notre objectif initial », a déclaré Steve. « Et je pense que cela témoigne en grande partie du choix de la plateforme que nous avons retenue. NetDocuments est resté flexible alors que nous avons dû modifier la manière et le moment de la mise en œuvre, et leur outil offre les fonctionnalités sécurisées, intégrées et basées sur le cloud dont nous avons besoin. »

« Les avantages sont nombreux, notamment le fait que nous ne dépendons plus de la gestion de l'infrastructure et que nous n'avons plus à nous soucier des pannes matérielles qui entraînent de longues interruptions de service. »

Steve Johnson, directeur des applications informatiques, Ice Miller

Voir la lumière

Après avoir passé tant d'années avec un système de gestion documentaire aussi complexe, Ice Miller est vraiment aux anges avec NetDocuments.

« NetDocuments dispose d'une architecture applicative idéale pour le monde dans lequel nous vivons aujourd'hui », a déclaré Steve. « Les avantages sont nombreux, notamment le fait que nous ne dépendons plus de la gestion de l'infrastructure et que nous n'avons plus à nous soucier des pannes matérielles qui entraînent de longues interruptions de service. C'est énorme ! Grâce à NetDocuments, je n'ai pas eu à envoyer d'avis de panne DM au cabinet depuis six mois. C'est phénoménal à cet égard. »

« Avec notre ancien système, même sur des PC Windows 10 flambant neufs, il suffisait d'ouvrir un document pour que l'ordinateur plante. C'était tout simplement horrible », ajoute Kelly. « Le fait que nous ayons pu nous débarrasser de tout cela et disposer désormais d'un système stable basé sur le cloud avec NetDocuments est tout simplement incroyable. En l'espace d'un week-end, nous sommes passés de l'âge de pierre à l'avenir. »

Un nouveau niveau de recherche

« Nous avons rapidement compris que les capacités de recherche offertes par NetDocuments étaient bien supérieures à tout ce que nous avions utilisé auparavant », explique Steve. « Lorsque nous avons rassemblé les 23 millions de documents et d'e-mails dans un endroit où nous pouvions réellement les trouver, beaucoup de collaborateurs du cabinet ont soudainement réalisé : "Waouh ! J'ai tellement d'informations à ma disposition, et je peux trouver toutes ces informations sur un client ou un dossier." »

« La sécurité des documents au sein de l'environnement est devenue une priorité, car nous avons pu constater l'existence de zones d'ombre difficiles à détecter dans notre ancien système de gestion documentaire. Nous avons dû verrouiller certaines choses et en ouvrir d'autres », explique-t-il. « La gestion de ce changement a été colossale, mais c'est parce que nous pouvions soudainement trouver nos documents, ce qui explique en partie pourquoi NetDocuments est si facile à adopter. »

Quelle est la prochaine étape pour Ice Miller ?

L'équipe Ice Miller prospère grâce à NetDocuments, mais quelle sera la prochaine étape ?

« À l'heure actuelle, nous privilégions véritablement le cloud », a déclaré Steve. « Tout n'est pas encore dans le cloud, mais nous nous dirigeons vers une situation où nous n'aurons plus à gérer l'infrastructure, l'environnement lui-même, les correctifs et tout ce qui va de pair avec les solutions sur site. Et c'est formidable pour mon équipe. »

En ce qui concerne leur expérience avec NetDocuments, Ice Miller se réjouit déjà à l'idée d'ajouter de nouvelles fonctionnalités et capacités pour les utilisateurs.

« Nous souhaitons abandonner notre version initiale de murs éthiques au profit du Workspace Security Manager, tout en mettant en œuvre ndThread et une communication davantage axée sur les documents pour l'entreprise », explique Steve.

« Notre prochaine grande initiative concerne la collaboration, nous essayons donc d'y réfléchir et d'avoir une vision globale. Le monde NetDocuments offre de nombreuses possibilités. »

« NetDocuments est génial », ajoute Kelly. « Sa stabilité, ses capacités de recherche, sa facilité d'utilisation... Si vous disposez d'un système ancien et peu pratique, franchissez le pas, cela en vaut la peine ! »

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