Ice Miller prospera grazie alla strategia “Cloud-First” e alla gestione dei documenti

Informazioni su Ice Miller

In qualità di studio legale classificato nella Am Law 200 con oltre 100 anni di storia, Ice Miller si è costruito una reputazione basata sulla priorità assoluta delle esigenze del cliente — che si tratti di una società Fortune 500, di un ente governativo o di un’organizzazione senza scopo di lucro. I 340 professionisti legali dello studio forniscono consulenza ai clienti su tutti gli aspetti di complesse questioni giuridiche in oltre 20 aree di attività e si impegnano costantemente a comprendere le esigenze di ciascun cliente per aiutarlo a costruire, far crescere e proteggere i propri beni più preziosi.

Era ora

Da quasi un decennio il team di Ice Miller era ansioso di migliorare il proprio sistema di gestione dei documenti (DMS).

“Utilizzavamo OpenText eDOCS, un sistema on-premise distribuito su più librerie in diverse sedi fisiche”, ha dichiarato Steve Turner, direttore delle applicazioni IT di Ice Miller. “Era davvero ormai alla fine. Non era né molto veloce né molto agile. Era difficile effettuare ricerche.”

«I nostri utenti ne erano frustrati ogni giorno», ha aggiunto Kelly Kaustky, responsabile dei progetti IT presso Ice Miller. In breve, il loro sistema di gestione documentale (DMS) avrebbe dovuto essere aggiornato già da tempo.

«Avevamo bisogno di creare un nuovo ambiente che riunisse tutte le nostre e-mail e i nostri documenti e ci offrisse un’interfaccia più intuitiva non solo per archiviare i documenti, ma anche per trovarli», ha spiegato Steve.

Dare priorità alla tecnologia cloud-native

Prima ancora di concentrarsi sulla gestione dei documenti, Ice Miller aveva già puntato sul cloud. «Come studio, circa tre o quattro anni fa abbiamo deciso di diventare un’organizzazione che privilegia il cloud», ha affermato Steve.

«In definitiva, l’approccio “cloud-first” di NetDocuments è stato per noi uno dei fattori che hanno cambiato le regole del gioco», ha proseguito. «Il DNA di NetDocuments era davvero in linea con la direzione che stiamo seguendo per tutte le nostre applicazioni, oltre che con la stabilità e gli altri vantaggi che ne derivano».

«Il DNA di NetDocuments era davvero in linea con la direzione che stiamo seguendo con tutte le nostre applicazioni, oltre che con la stabilità e gli altri vantaggi che ne derivano.»

Steve Johnson, Direttore delle applicazioni IT, Ice Miller

Ottenere il consenso di tutta l'azienda

Quando si deve prendere una decisione che ha ripercussioni su oltre 750 persone in tutta l’azienda, è fondamentale assicurarsi di fare la scelta giusta al primo tentativo: ecco perché Ice Miller ha sottoposto NetDocuments a una serie di test rigorosi.

«C’era un nutrito gruppo di persone coinvolte nella selezione e nell’approvazione prima ancora di arrivare alla fase di implementazione», ha spiegato Kelly. «Nel comitato di selezione c’erano soci, collaboratori, personale… C’erano il team IT, il team di governance delle informazioni e rappresentanti dei nostri dipartimenti amministrativi».

Ovviamente, tutti erano più che pronti ad adottare un nuovo sistema di gestione documentale (DMS). Kelly ha osservato: «I nostri utenti chiedevano a gran voce un nuovo sistema». Steve ha aggiunto: «Spesso dicevamo che l’asticella era davvero bassa ed era facile per noi superarla. Ma ottenere il successo che abbiamo ottenuto è stata tutta un’altra storia».

Realizzazione di un’implementazione all’avanguardia

Una volta che il team ha deciso di procedere con NetDocuments, aveva bisogno di qualcuno in grado di offrire le competenze giuste per partire con il piede giusto. Ha scelto un partner di implementazione che aveva già dimostrato il proprio valore in diversi altri progetti: Kraft Kennedy.

Kelly ha spiegato: «Per me, i motivi che ci hanno spinto a scegliere Kraft Kennedy sono stati due: innanzitutto, il nostro rapporto di lunga data e il loro eccellente servizio. Ma ciò che ci ha davvero convinto è stata la loro esperienza nella fornitura di NetDocuments ad altri studi. Hanno svolto un ottimo lavoro e questo ci ha dato molta fiducia nella scelta di affidarci a loro».

«Ci siamo sentiti più tranquilli sapendo che Kraft Kennedy sarebbe stata in grado di accompagnarci in questo percorso e di portarci a buon fine», ha aggiunto Steve. «Avevano una risposta per ogni nostra domanda. Sapevano come risolvere i problemi che noi non sapevamo come affrontare».

Verifica sul campo durante la fase di test pilota

Considerate le dimensioni del proprio studio, Ice Miller sapeva che era necessario appianare ogni potenziale problema prima di procedere con l'implementazione per tutti i 750 utenti.

«Abbiamo effettuato un test su larga scala per poter mettere a dura prova gli pneumatici», ha detto Kelly.

“La decisione di affidarci a un partner esterno specializzato nella formazione, che conoscesse bene NetDocuments e potesse aiutarci a creare materiali didattici e a tenere corsi di formazione, è stata fondamentale per il nostro successo.”

Steve Johnson, Direttore delle applicazioni IT – Ice Miller

Hanno inoltre fatto in modo che il gruppo pilota comprendesse membri provenienti da tutti i reparti dello studio: «Abbiamo allargato il campo di selezione per assicurarci di essere rappresentativi dello studio, e non limitarsi a seguire le indicazioni del reparto IT», ha proseguito. «Ci siamo assicurati di effettuare test approfonditi per soddisfare eventuali esigenze specifiche di determinati gruppi di pratica, e Kraft Kennedy ci ha guidato in questo processo con estrema meticolosità. Nel complesso, è andato tutto molto bene».

Formazione con assistenza completa

Nonostante una fase di test pilota così approfondita, Ice Miller non voleva commettere errori quando fosse arrivato il momento di implementare NetDocuments nel resto dello studio.

«Abbiamo un team interno di formazione davvero eccezionale, ma è un gruppo ristretto», ha spiegato Steve. «La decisione di investire in un partner esterno specializzato nella formazione, che conoscesse bene NetDocuments e potesse aiutarci a creare materiali e a tenere corsi di formazione, è stata fondamentale per il nostro successo».

Hanno stretto una partnership con Encoretech, un team che vantava un solido rapporto con Kraft Kennedy.

«Prima del lancio, Kraft ha tenuto delle riunioni con Encoretech senza di noi per assicurarsi che tutto procedesse secondo i piani. Poi ci incontravamo tutti insieme e ricevevamo le indicazioni precise di cui avevamo bisogno», ha spiegato Kelly. «La nostra formazione è stata un enorme successo grazie all’ottima collaborazione tra Kraft, Encoretech e la nostra azienda». Steve ha aggiunto: «È stato un investimento considerevole, ma lo abbiamo sicuramente considerato uno dei grandi successi del progetto».

Seguire i consigli degli esperti

Per Ice Miller, poter contare su un partner esperto nell'implementazione si è rivelato di inestimabile valore.

«Kraft è riuscita egregiamente a indirizzarci verso una soluzione scalabile in grado di fornirci ciò di cui abbiamo bisogno ora e in futuro», ha affermato Steve.

Quell'esperienza si è rivelata ancora una volta utile durante la migrazione dei documenti.

«Il vecchio sistema offriva molta libertà di fare cose che non erano standardizzate, come creare cartelle non collegate a una pratica del cliente», ha spiegato Kelly. «Steve e io sapevamo che non saremmo mai riusciti a migrare tutto».

«Tutte le cartelle sono state trasferite, non abbiamo perso nessun dato e c’è tutto, ed è possibile effettuare ricerche.»

Kelly Kaustky, responsabile dei progetti IT, Ice Miller

Ma Kraft Kennedy sapeva come risolvere il problema con facilità: «Ci hanno detto: “Oh, l’abbiamo già fatto in passato, ed ecco uno script che possiamo adattare”. A noi ha dato un po’ di grattacapi, ma per loro è stata una passeggiata. Tutte le cartelle sono state trasferite, non abbiamo perso dati e tutto è al suo posto e ricercabile». Steve ha aggiunto: «Quegli script di migrazione erano magici. È stato fantastico».

Raggiungere l'incredibile

Senza dubbio, Ice Miller ha realizzato un’implementazione straordinaria con l’aiuto di Kraft Kennedy ed Encoretech. Già ora stanno riscontrando enormi vantaggi in tutta l’azienda.

Diffusione rapida

«Fin dal primo giorno, dalla prima ora, eravamo già operativi», ha detto Kelly. «Si modificavano documenti, se ne salvavano di nuovi, si archiviavano le e-mail. È stato un successo. È stato fantastico».

Nei primi tre giorni, l'azienda ha raggiunto un tasso di adozione del 90%.

Steve ha spiegato: «Credo che gran parte di questo successo sia dovuto al modo in cui abbiamo implementato la soluzione con Encoretech, nonché al coinvolgimento e al sostegno sia dall’alto verso il basso che dal basso verso l’alto all’interno dello studio. Quasi tutti i membri dello studio sono stati coinvolti in questo progetto. Il nostro socio amministratore delegato è stato categorico sia con i soci che con l’intero studio: questo progetto doveva ricevere la massima attenzione. Le statistiche parlano da sole: non abbiamo dovuto fare molto per convincere le persone a utilizzare NetDocuments».

Anche Brian Podolsky, responsabile di un gruppo di pratica presso Kraft Kennedy, riconosce il merito alla preparazione meticolosa di Ice Miller.

«Abbiamo testato quella configurazione più e più volte per assicurarci che fosse stabile e ripetibile, sia che il dispositivo finale si trovasse in ufficio sia sul portatile di qualcuno a casa», ha affermato. «Quell’infrastruttura è stata testata e verificata, e credo che questo la dica lunga sul livello dei test e del controllo qualità».

«Abbiamo collaborato con Kraft Kennedy per perfezionare quel pacchetto di implementazione in modo che fosse privo di errori», ha osservato Kelly.

«Quasi tutti i dipendenti dell’azienda sono stati coinvolti in questo progetto. Le statistiche parlano da sole: non abbiamo dovuto fare molto per convincere le persone a utilizzare NetDocuments.»

Steve Johnson, Direttore delle applicazioni IT, Ice Miller

«Non credo che abbiamo rinunciato a nulla rispetto al nostro obiettivo finale iniziale», ha affermato Steve. «E penso che ciò sia in gran parte merito della piattaforma che abbiamo scelto. NetDocuments si è dimostrata flessibile quando abbiamo dovuto modificare le modalità e i tempi di implementazione, e il loro strumento offre le funzionalità sicure, integrate e basate sul cloud di cui abbiamo bisogno».

Vedere la luce

Dopo aver trascorso così tanti anni con un sistema di gestione documentale (DMS) così complesso, Ice Miller è davvero al settimo cielo con NetDocuments.

«NetDocuments ha un’architettura applicativa ideale per il mondo in cui viviamo oggi», ha affermato Steve. «I vantaggi sono innumerevoli, tra cui il fatto che non dobbiamo più occuparci della gestione dell’infrastruttura e non dobbiamo preoccuparci che guasti hardware causino lunghe interruzioni del servizio. Questo è un vantaggio enorme! Da sei mesi a questa parte, grazie a NetDocuments, non ho più dovuto inviare alcun avviso di interruzione del servizio all’azienda. Da questo punto di vista è stato fenomenale».

«Con il nostro vecchio sistema, anche su PC con Windows 10 appena acquistati, bastava provare ad aprire un documento perché il computer andasse in crash. Era semplicemente terribile», ha aggiunto Kelly. «Il fatto di esserci liberati di tutto questo e di avere ora un sistema stabile e basato sul cloud grazie a NetDocuments è semplicemente incredibile. In un solo fine settimana siamo passati dall’età delle caverne al futuro».

«I vantaggi sono innumerevoli, tra cui il fatto che non dobbiamo più occuparci della gestione dell’infrastruttura e non dobbiamo preoccuparci che eventuali guasti hardware causino lunghe interruzioni del servizio.»

Steve Johnson, Direttore delle applicazioni IT, Ice Miller

Un nuovo livello di ricercabilità

«Ci siamo subito resi conto che le funzionalità di ricerca di NetDocuments sono di gran lunga superiori a qualsiasi altro strumento avessimo utilizzato in precedenza», ha affermato Steve. «Quando abbiamo riunito tutti i 23 milioni di documenti ed e-mail in un unico posto dove potevamo effettivamente trovarli, molte persone dello studio si sono rese conto all’improvviso: “Wow! Ho così tanto materiale a disposizione e posso trovare tutte queste informazioni su un cliente o su una pratica”».

“La sicurezza dei documenti all’interno dell’ambiente è diventata un’area prioritaria perché ci siamo resi conto che nel nostro precedente sistema di gestione documentale c’erano alcuni angoli oscuri difficili da individuare. Abbiamo dovuto rendere alcune cose più sicure e altre più accessibili”, ha spiegato. “Gestire quel cambiamento è stato un lavoro enorme, ma è stato possibile perché improvvisamente siamo riusciti a trovare i nostri documenti, e questo è uno dei motivi per cui NetDocuments è così facile da adottare”.

Cosa riserva il futuro a Ice Miller?

Il team di Ice Miller sta ottenendo ottimi risultati con NetDocuments: quale sarà il prossimo passo?

«A questo punto, siamo davvero orientati al cloud», ha spiegato Steve. «Non tutto è ancora nel cloud, ma ci stiamo muovendo in quella direzione, dove non dovremo più gestire l’infrastruttura, l’ambiente stesso, l’applicazione delle patch e tutto ciò che comporta l’utilizzo di soluzioni on-premise. E questo è fantastico per il mio team».

Per quanto riguarda l’esperienza con NetDocuments, Ice Miller non vede l’ora di aggiungere nuove funzionalità e possibilità per gli utenti.

«Stiamo cercando di passare dalla versione iniziale delle nostre barriere etiche all’utilizzo del Workspace Security Manager, oltre a implementare una comunicazione più incentrata sui documenti all’interno dello studio», ha spiegato Steve.

«La nostra prossima grande iniziativa aziendale riguarda la collaborazione, quindi stiamo cercando di riflettere a fondo su questo aspetto e di guardare al quadro generale. Nel mondo di NetDocuments ci sono molte possibilità».

«NetDocuments è fantastico», ha aggiunto Kelly. «La stabilità, le funzionalità di ricerca, la facilità d’uso… Se avete un sistema vecchio e macchinoso, fate il grande passo: ne vale la pena!»

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