A Ice Miller prospera com a estratégia "Cloud-First" e a gestão de documentos

Sobre o Ice Miller

Como um escritório de advocacia classificado na Am Law 200 com mais de 100 anos de história, a Ice Miller construiu uma reputação de colocar as necessidades do cliente em primeiro lugar - quer se trate de uma empresa da Fortune 500, uma entidade governamental ou uma organização sem fins lucrativos. Os 340 profissionais jurídicos da firma aconselham os clientes em todos os aspectos de questões jurídicas complexas em mais de 20 áreas de prática e esforçam-se sempre por compreender as necessidades de cada cliente, a fim de os ajudar a construir, crescer e proteger os seus activos mais valiosos.

Há muito tempo

Acredite ou não, a equipa da Ice Miller estava ansiosa por melhorar o seu sistema de gestão de documentos (DMS) há quase uma década.

"Estávamos a utilizar o OpenText eDOCS, que se encontrava no local, espalhado por várias bibliotecas em várias localizações físicas", afirmou Steve Turner, Diretor de Aplicações de TI da Ice Miller. "Estava mesmo a dar os últimos passos. Não era muito rápido nem muito ágil. Era difícil de pesquisar."

"Os nossos utilizadores sentiam-se diariamente frustrados com ele", acrescentou Kelly Kaustky, gestora de projectos de TI na Ice Miller. Em suma, o DMS já devia ter sido atualizado há muito tempo.

"Precisávamos de criar um novo ambiente que consolidasse todo o nosso correio eletrónico e documentos e nos proporcionasse uma interface mais fácil não só para armazenar os nossos documentos, mas também para os encontrar", explicou Steve.

Dar prioridade à tecnologia nativa da nuvem

Antes de se concentrarem na gestão de documentos, a Ice Miller já se tinha comprometido com a nuvem. "Nós, como empresa, decidimos há cerca de três ou quatro anos que nos tornaríamos uma organização que prioriza a nuvem", disse Steve.

Em última análise, a componente "cloud-first" do NetDocuments foi um dos factores de mudança para nós", continuou. "O ADN do NetDocuments estava realmente em linha com o rumo que estamos a seguir com todas as nossas aplicações, e a estabilidade e outras vantagens que daí advêm."

"O ADN da NetDocuments estava realmente em linha com o que pretendemos com todas as nossas aplicações e com a estabilidade e outras vantagens que daí advêm."

Steve Johnson, Diretor de Aplicações de TI, Ice Miller

Obter a adesão de toda a empresa

Quando se toma uma decisão que afecta mais de 750 pessoas em toda a empresa, é preciso ter a certeza de que se acerta à primeira tentativa - por isso, a Ice Miller pôs a NetDocuments à prova.

"Tivemos um grande grupo de pessoas envolvidas na seleção e aprovação antes mesmo de chegarmos à fase de implementação", explicou Kelly. "No comité de seleção, havia sócios, associados, funcionários... Tínhamos a equipa de TI, a equipa de gestão da informação e pessoas que representavam os nossos departamentos administrativos."

Naturalmente, as pessoas estavam mais do que prontas para adotar um novo DMS. Kelly observou: "Os nossos utilizadores estavam a clamar por um novo sistema". Steve acrescentou: "Dizíamos muitas vezes que a fasquia era muito baixa e que era fácil para nós ultrapassá-la. Mas criar a vitória que criámos foi outra história."

Fornecimento de uma implementação de última geração

Assim que a equipa decidiu avançar com o NetDocuments, precisava de alguém que pudesse oferecer a experiência certa para começar com o pé direito. Escolheram um parceiro de implementação que já tinha provado o seu valor em vários outros projectos: Kraft Kennedy.

Kelly explicou: "Para mim, a razão pela qual optámos pela Kraft Kennedy foi dupla: em primeiro lugar, a nossa relação histórica e o seu excelente serviço. Mas o seu historial de fornecimento de NetDocuments a outras empresas foi muito importante para nós. Fizeram-no bem, e isso deu-nos muito conforto para os seleccionarmos."

"Sentimo-nos mais confortáveis com o facto de a Kraft Kennedy ser capaz de nos ajudar a ultrapassar esta situação e de nos levar até ao fim com sucesso", acrescentou Steve. "Tinham uma resposta para cada pergunta que tínhamos. Sabiam como resolver os problemas que nós não sabíamos como resolver."

Implementação, Interrupção

Quando tudo começou, surgiu um obstáculo que ninguém poderia ter previsto: a pandemia. "Iniciámos o projeto um mês antes de a pandemia se manifestar e a COVID-19 se tornar a forma como todos vivíamos", disse Steve. "O projeto acabou por sofrer uma pausa de quatro meses."

"Quando voltámos a trabalhar, a Kraft já tinha passado para o controlo remoto sem problemas... não houve qualquer transição difícil."

Kelly Kaustky, Gestor de projectos de TI, Ice Miller

Mas Kraft Kennedy certificou-se de que, quando a equipa estava pronta para voltar a trabalhar, podia avançar a todo o vapor.

"Quando voltámos a trabalhar, a Kraft já tinha passado para o controlo remoto sem problemas", disse Kelly. "Fizemos uma revisão do ponto em que parámos para que toda a gente voltasse à velocidade, e depois continuámos a avançar a partir daí. Não houve nenhuma transição acidentada; houve apenas uma pausa de quatro meses."

A flexibilidade de todas as partes era fundamental para que a transição fosse bem sucedida - e conseguiram-no, mesmo com todos a participar remotamente.

"Correu tudo muito bem, tendo em conta que estávamos num ambiente que não estávamos a prever. Também nunca tínhamos implementado um produto em grande escala e a nível empresarial desta forma", observou Steve.

Chutando os pneus durante o teste piloto

Dada a dimensão da sua empresa, a Ice Miller sabia que era necessário resolver quaisquer problemas potenciais antes de tentar implementá-la a todos os 750 utilizadores.

"Tínhamos um piloto grande para podermos dar um pontapé forte nos pneus", disse Kelly.

"Tomar a decisão de investir num parceiro de formação externo que conhecesse o NetDocuments e nos pudesse ajudar a criar materiais e a realizar formação foi fundamental para o nosso sucesso."

Steve Johnson, Diretor de Aplicações de TI - Ice Miller

Também se certificaram de que o grupo piloto incluía membros da equipa de toda a empresa: "Lançámos uma rede alargada para nos certificarmos de que éramos representativos da empresa e não estávamos apenas a fazer o que as TI queriam", continuou. "Certificámo-nos de que fizemos testes completos para acomodar quaisquer necessidades especiais que certos grupos de prática tivessem, e a Kraft Kennedy guiou-nos através disso com um pente fino. No geral, correu muito bem."

Formação com apoio total

Mesmo com um teste-piloto tão exaustivo, a Ice Miller não quis deixar passar a bola quando chegou a altura de implementar o NetDocuments no resto da empresa.

"Temos uma equipa de formação interna que é fenomenal, mas é uma equipa pequena", explicou Steve. "Tomar a decisão de investir num parceiro de formação externo que conheça o NetDocuments e nos possa ajudar a criar materiais e a realizar formação foi fundamental para o nosso sucesso."

Estabeleceram uma parceria com a Encoretech - uma equipa que tinha uma forte relação com a Kraft Kennedy.

"Antes de entrarmos em funcionamento, a Kraft teve reuniões com a Encoretech sem nós para garantir que tudo estava a correr bem. Depois, encontrávamo-nos todos juntos e recebíamos a orientação que precisávamos", explicou Kelly. "A nossa formação foi um enorme sucesso devido à grande colaboração entre a Kraft, a Encoretech e a nossa empresa." Steve acrescentou: "Foi um investimento considerável, mas marcámo-lo definitivamente como uma das grandes vitórias do projeto."

Receber orientação dos especialistas

Ter um parceiro de implementação experiente foi inestimável para a Ice Miller.

"A Kraft fez um excelente trabalho ao orientar-nos para uma solução escalável que nos forneceria o que precisamos agora e no futuro." disse Steve.

Essa experiência voltou a valer a pena durante a migração dos documentos.

"O sistema antigo permitia muita liberdade para fazer coisas que não estavam normalizadas, como criar pastas que não estavam ligadas a um assunto do cliente", explicou Kelly. "Steve e eu sabíamos que nunca conseguiríamos migrar tudo."

"Todas as pastas foram transferidas, não perdemos dados e tudo está lá e pode ser pesquisado."

Kelly Kaustky, Gestor de projectos de TI, Ice Miller

Mas a Kraft Kennedy sabia como resolver o problema com facilidade: "Eles disseram: 'Oh, já fizemos isso antes, e aqui está um guião que podemos ajustar'. Isso deu-nos alguma azia, mas para eles não foi um acontecimento. Todas as pastas foram transferidas, não perdemos dados e está tudo lá e pesquisável." Steve acrescentou: "Os scripts de migração eram mágicos. Foi fantástico".

Alcançar o inacreditável

Sem dúvida, a Ice Miller realizou uma implementação incrível com a ajuda da Kraft Kennedy e da Encoretech. Já estão a ver enormes benefícios em toda a empresa.

Adoção rápida

"No primeiro dia, na primeira hora, já estávamos a trabalhar", disse Kelly. "Os documentos estavam a ser editados, os novos documentos estavam a ser guardados, os e-mails estavam a ser arquivados. Foi um sucesso. Foi ótimo."

Nos primeiros três dias, a empresa atingiu 90% de adoção.

Steve explicou: "Penso que muito desse sucesso se deve à forma como trabalhámos com a Encoretech e ao envolvimento e reforço de cima para baixo e de baixo para cima como empresa. Quase todos na empresa estavam envolvidos neste projeto. O nosso sócio-gerente principal foi inflexível com a parceria e com toda a empresa, afirmando que este projeto tinha de merecer a atenção das pessoas. As estatísticas falam por si: não foi preciso fazer muito para que as pessoas utilizassem o NetDocuments."

Brian Podolsky, líder de um grupo de prática da Kraft Kennedy, também atribui o mérito à preparação minuciosa da Ice Miller.

"Testámos essa implementação vezes sem conta para garantir que era estável e capaz de ser repetida, quer o ponto final estivesse no escritório ou no portátil de alguém em casa", afirmou. "Essa infraestrutura foi testada e verificada, e penso que isso demonstra o nível de testes e de controlo de qualidade."

"Trabalhámos com a Kraft Kennedy para aperfeiçoar o pacote de implementação de modo a que não houvesse erros", observou Kelly.

Sem Compromissos

A implementação no meio de uma pandemia poderia ter alterado drasticamente as expectativas da empresa em relação à implementação. Mas Ice Miller não precisou de fazer essa mudança.

"Quase todos os colaboradores da empresa participaram neste projeto. As estatísticas falam por si: não foi preciso fazer muito para que as pessoas utilizassem o NetDocuments."

Steve Johnson, Diretor de Aplicações de TI, Ice Miller

"Não creio que tenhamos sacrificado nada do nosso objetivo final original", disse Steve. "E penso que muito disso é uma prova da plataforma que escolhemos. A NetDocuments manteve-se flexível, uma vez que tivemos de alterar a forma e o momento da implementação, e a sua ferramenta fornece a funcionalidade segura, integrada e baseada na nuvem de que necessitamos."

"Há uma enorme lista de benefícios, incluindo o facto de já não estarmos dependentes da gestão da infraestrutura e de não termos de nos preocupar com falhas de hardware que causem longas interrupções no serviço."

Steve Johnson, Diretor de Aplicações de TI, Ice Miller

Ver a luz

Depois de passar tantos anos com um DMS tão exigente, a Ice Miller está verdadeiramente nas nuvens com o NetDocuments.

"A NetDocuments tem uma arquitetura de aplicações ideal para o mundo em que vivemos atualmente", afirmou Steve. "Há uma enorme lista de vantagens, incluindo o facto de já não estarmos dependentes da gestão da infraestrutura e de não termos de nos preocupar com falhas de hardware que causem longas interrupções no serviço. Essa é uma grande vantagem! Há seis meses que, com o NetDocuments, não tenho de enviar quaisquer avisos de interrupção de DM à empresa. Nesse aspeto, tem sido fenomenal."

"Com o nosso sistema antigo, mesmo em PCs com Windows 10 novinhos em folha, ia-se abrir um documento e o computador bloqueava. Era simplesmente horrível", acrescentou Kelly. "O facto de nos termos livrado de tudo isso e termos um sistema estável e baseado na nuvem com o NetDocuments é simplesmente fantástico. Passámos da idade das trevas para o futuro num fim de semana."

Um novo nível de capacidade de pesquisa

"Rapidamente nos apercebemos que as capacidades de pesquisa do NetDocuments são de longe superiores a tudo o que tínhamos utilizado anteriormente", disse Steve. "Quando juntámos os 23 milhões de documentos e e-mails num local onde os podíamos encontrar, muitas pessoas na empresa aperceberam-se de repente: 'Uau! Tenho tanta coisa lá fora e posso encontrar toda esta informação sobre um cliente ou um assunto.'"

"A segurança dos documentos no ambiente tornou-se uma área de foco porque conseguimos ver alguns dos cantos obscuros que não eram fáceis de encontrar no nosso DM anterior. Tivemos de fechar algumas coisas e abrir outras", explicou. "Gerir essa mudança foi enorme, mas foi porque de repente conseguimos encontrar as nossas coisas, o que faz com que o NetDocuments seja tão fácil de adotar pelas pessoas."

O que se segue para o Ice Miller?

A equipa da Ice Miller está a prosperar com o NetDocuments, por isso, o que fazer a partir daqui?

"Nesta altura, estamos verdadeiramente a dar prioridade à nuvem", partilhou Steve. "Ainda nem tudo está na nuvem, mas estamos a caminhar nessa direção, em que não temos de gerir a infraestrutura, o ambiente em si, a aplicação de patches e tudo o resto que acompanha as soluções locais. E isso é ótimo para a minha equipa."

No que diz respeito à sua experiência com o NetDocuments, Ice Miller já está ansioso por acrescentar novas funcionalidades e capacidades para os utilizadores.

"Estamos a tentar migrar da nossa versão de lançamento das barreiras éticas para a utilização do Gestor de Segurança do Espaço de Trabalho, bem como implementar o ndThread e uma comunicação mais centrada nos documentos para a empresa", explicou Steve.

"A próxima grande iniciativa da nossa empresa é a colaboração, por isso estamos a tentar pensar nisso e ver o panorama geral. Há muitas possibilidades no mundo NetDocuments."

"O NetDocuments é espetacular", acrescentou Kelly. "A estabilidade, as capacidades de pesquisa, a facilidade de utilização... Se tem um sistema antigo e desajeitado, dê o salto - vale a pena!"

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