Ice Miller blomstrar med sin molnbaserade strategi och dokumenthantering

Om Ice Miller

Som en advokatbyrå rankad på Am Law 200 med över 100 års historia har Ice Miller byggt upp ett rykte om att sätta kundens behov i första rummet – oavsett om det gäller ett Fortune 500-företag, en statlig myndighet eller en ideell organisation. Byråns 340 jurister ger råd till kunderna om alla aspekter av komplexa juridiska frågor inom över 20 verksamhetsområden och strävar alltid efter att förstå varje kunds behov för att hjälpa dem att bygga upp, utveckla och skydda sina mest värdefulla tillgångar.

Länge väntat

Tro det eller ej, men Ice Miller-teamet hade i nästan ett decennium varit angeläget om att förbättra sitt dokumenthanteringssystem (DMS).

”Vi använde OpenText eDOCS, som var en lokal lösning fördelad på flera bibliotek på olika fysiska platser”, säger Steve Turner, IT-applikationschef på Ice Miller. ”Det var verkligen på sista versen. Det var varken särskilt snabbt eller smidigt. Det var svårt att söka.”

"Våra användare var frustrerade över det varje dag", tillägger Kelly Kaustky, IT-projektledare på Ice Miller. Kort sagt var det hög tid att uppgradera deras DMS.

”Vi behövde skapa en ny miljö som samlade alla våra e-postmeddelanden och dokument på ett ställe och gav oss ett enklare gränssnitt för att inte bara lagra våra dokument, utan också för att hitta dem”, förklarade Steve.

Prioritera molnbaserad teknik

Innan Ice Miller började fokusera på dokumenthantering hade företaget redan satsat på molnet. ”För tre eller fyra år sedan beslutade vi som företag att vi skulle bli en mer molnbaserad organisation”, säger Steve.

"I slutändan var NetDocuments molnbaserade komponent en av de faktorer som förändrade spelplanen för oss", fortsatte han. "NetDocuments DNA stämde verkligen överens med den riktning vi vill gå med alla våra applikationer, och den stabilitet och andra fördelar som det medför."

”NetDocuments DNA stämde verkligen överens med den riktning vi vill gå med alla våra applikationer, och den stabilitet och andra fördelar som det medför.”

Steve Johnson, chef för IT-applikationer, Ice Miller

Få hela företaget med på tåget

När du fattar ett beslut som påverkar över 750 personer i hela företaget vill du vara säker på att du gör rätt från början – därför testade Ice Miller NetDocuments noggrant.

”Vi hade en stor grupp människor som var involverade i urvalet och godkännandet innan vi ens kom till implementeringsfasen”, förklarade Kelly. ”I urvalskommittén fanns partners, medarbetare, personal... Vi hade IT-teamet, teamet för informationsstyrning och personer som representerade våra administrativa avdelningar.”

Naturligtvis var alla mer än redo att ta emot ett nytt DMS. Kelly konstaterade: ”Våra användare efterfrågade ett nytt system.” Steve tillade: ”Vi sa ofta att ribban var väldigt låg och att det var lätt för oss att klara det. Men att skapa den framgång vi gjorde var en helt annan historia.”

Leverera en toppmodern implementering

När teamet hade beslutat sig för att gå vidare med NetDocuments behövde de någon som kunde erbjuda rätt expertis för att komma igång på rätt sätt. De valde en implementeringspartner som redan hade bevisat sitt värde i flera andra projekt: Kraft Kennedy.

Kelly förklarade: ”För mig fanns det två skäl till att vi valde Kraft Kennedy: för det första vår långvariga relation och deras utmärkta service. Men deras erfarenhet av att leverera NetDocuments till andra företag var också avgörande för oss. De har gjort ett bra jobb, och det gjorde det mycket lättare för oss att välja dem.”

”Vi kände oss mest trygga med att Kraft Kennedy skulle kunna hjälpa oss igenom detta och få oss framgångsrikt i mål”, tillade Steve. ”De hade svar på alla våra frågor. De visste hur man löser de problem som vi inte visste hur man skulle lösa.”

Implementering, avbruten

Precis när projektet kom igång inträffade något som ingen kunde ha förutsett: pandemin. ”Vi startade projektet en månad innan allt rasade samman och COVID-19 blev en del av allas våra liv”, säger Steve. ”Det ledde till ett fyra månader långt uppehåll i projektet.”

”När vi startade upp igen hade Kraft redan smidigt övergått till distansarbete... det var ingen trög övergång alls.”

Kelly Kaustky, IT-projektledare, Ice Miller

Men Kraft Kennedy såg till att teamet kunde gå vidare med full kraft när det var redo att återuppta arbetet.

”När vi startade upp igen hade Kraft redan smidigt övergått till distansarbete”, säger Kelly. ”Vi gick igenom var vi hade slutat för att alla skulle komma ikapp, och sedan fortsatte vi bara framåt därifrån. Det var ingen jobbig övergång alls, bara en fyra månaders paus.”

Flexibilitet från alla håll var avgörande för att övergången skulle lyckas – och de lyckades, trots att alla deltog på distans.

”Det gick väldigt smidigt, med tanke på att vi befann oss i en miljö som vi inte hade förväntat oss. Vi hade heller aldrig tidigare implementerat en storskalig, företagsomfattande produkt på detta sätt”, konstaterade Steve.

Testa under pilotprojektet

Med tanke på företagets storlek insåg Ice Miller att det var nödvändigt att lösa eventuella problem innan man försökte rulla ut lösningen till alla 750 användare.

"Vi hade en stor pilot så att vi kunde ge däcken en ordentlig kick", sa Kelly.

”Beslutet att investera i en extern utbildningspartner som känner till NetDocuments och kan hjälpa oss att ta fram material och genomföra utbildningar var avgörande för vår framgång.”

Steve Johnson, chef för IT-applikationer – Ice Miller

De såg också till att pilotgruppen bestod av teammedlemmar från hela företaget: ”Vi breddade nätverket för att säkerställa att vi var representativa för företaget och inte bara gjorde vad IT-avdelningen ville”, fortsatte hon. ”Vi såg till att göra noggranna tester för att tillgodose eventuella särskilda behov som vissa praktikgrupper hade, och Kraft Kennedy guidade oss genom det med stor noggrannhet. Sammantaget gick det riktigt bra.”

Fullt stöd för utbildning

Trots dessa grundliga pilottest ville Ice Miller inte misslyckas när det var dags att implementera NetDocuments i resten av företaget.

"Vi har ett fantastiskt internt utbildningslag, men det är ett litet team", förklarade Steve. "Beslutet att investera i en extern utbildningspartner som känner till NetDocuments och kan hjälpa oss att ta fram material och genomföra utbildningar var avgörande för vår framgång."

De samarbetade med Encoretech – ett team som hade en stark relation med Kraft Kennedy.

”Innan vi gick live hade Kraft möten med Encoretech utan oss för att säkerställa att allt var på rätt spår. Sedan träffades vi alla tillsammans och fick den specifika vägledning vi behövde”, förklarade Kelly. ”Vår utbildning blev en stor framgång tack vare det fantastiska samarbetet mellan Kraft, Encoretech och vårt företag.” Steve tillade: ”Det var en betydande investering, men vi betraktade det definitivt som en av de stora vinsterna med projektet.”

Ta råd från experterna

Att ha en erfaren implementeringspartner var ovärderligt för Ice Miller.

"Kraft gjorde ett fantastiskt jobb med att lotsa oss mot en skalbar lösning som skulle ge oss det vi behöver nu och i framtiden", säger Steve.

Den erfarenheten gav återigen resultat under dokumentmigreringen.

”Det gamla systemet gav stor frihet att göra saker som inte var normaliserade, till exempel att skapa mappar som inte var kopplade till ett kundärende”, förklarade Kelly. ”Steve och jag visste att vi aldrig skulle kunna migrera allt.”

”Alla mappar kom över, vi förlorade inga data och allt finns där och går att söka.”

Kelly Kaustky, IT-projektledare, Ice Miller

Men Kraft Kennedy visste hur man skulle lösa problemet med lätthet: ”De sa: ’Åh, det har vi gjort förut, och här är ett skript som vi kan justera.’ Det gav oss lite huvudvärk, men för dem var det ingen stor sak. Alla mappar kom över, vi förlorade inga data, och allt finns där och är sökbart.” Steve tillade: ”De där migreringsskripten var magiska. Det var fantastiskt.”

Att uppnå det otroliga

Ice Miller har utan tvekan genomfört en fantastisk implementering med hjälp av Kraft Kennedy och Encoretech. Redan nu ser de enorma fördelar inom hela företaget.

Snabb adoption

"Redan första dagen, första timmen, var vi igång", säger Kelly. "Dokument redigerades, nya dokument sparades, e-postmeddelanden arkiverades. Det var en succé. Det var fantastiskt."

Under de första tre dagarna nådde företaget 90 % acceptans.

Steve förklarade: ”Jag tror att en stor del av framgången beror på hur vi implementerade Encoretech, och på engagemanget och stödet från både ledningen och medarbetarna. Nästan alla på företaget var involverade i projektet. Vår verkställande partner var fast besluten att detta skulle få allas uppmärksamhet, både inom partnerskapet och på företaget. Statistiken talar för sig själv: vi behövde inte göra mycket för att få folk att använda NetDocuments.”

Brian Podolsky, praktikgruppsledare hos Kraft Kennedy, berömmer också Ice Millers grundliga förberedelser.

"Vi testade den implementeringen om och om igen för att säkerställa att den var stabil och kunde upprepas, oavsett om slutpunkten var på kontoret eller på någons bärbara dator hemma", sade han. "Den infrastrukturen testades och verifierades, och jag tror att det säger något om nivån på testningen och kvalitetssäkringen."

”Vi samarbetade med Kraft Kennedy för att finslipa distributionspaketet så att det blev felfritt”, konstaterade Kelly.

Inga kompromisser

Att lansera mitt under en pandemi kunde ha förändrat företagets förväntningar på implementeringen drastiskt. Men Ice Miller behövde inte göra den förändringen.

”Nästan alla på företaget var engagerade i detta projekt. Statistiken talar för sig själv: vi behövde inte göra mycket för att få folk att använda NetDocuments.”

Steve Johnson, chef för IT-applikationer, Ice Miller

"Jag tror inte att vi har offrat något av vårt ursprungliga mål", säger Steve. "Och jag tror att mycket av det är ett bevis på att vi valde rätt plattform. NetDocuments förblev flexibelt när vi var tvungna att ändra hur och när vi implementerade, och deras verktyg levererar den säkra, integrerade, molnbaserade funktionalitet vi behöver."

”Det finns en lång lista med fördelar, bland annat att vi inte längre är beroende av att hantera infrastrukturen och att vi inte behöver oroa oss för hårdvarufel som orsakar långa avbrott i tjänsten.”

Steve Johnson, chef för IT-applikationer, Ice Miller

Se ljuset

Efter att ha använt ett så utmanande DMS i så många år är Ice Miller verkligen i sjunde himlen med NetDocuments.

”NetDocuments har en idealisk applikationsarkitektur för den värld vi lever i idag”, säger Steve. ”Det finns en lång lista med fördelar, bland annat att vi inte längre är beroende av att hantera infrastrukturen och att vi inte behöver oroa oss för hårdvarufel som orsakar långa avbrott i tjänsten. Det är en enorm fördel! Jag har inte behövt skicka några meddelanden om DM-avbrott till företaget på sex månader nu med NetDocuments. Det har varit fantastiskt i det avseendet.”

”Med vårt gamla system kunde det hända att datorn kraschade när man öppnade ett dokument, även på helt nya Windows 10-datorer. Det var helt enkelt förfärligt”, tillägger Kelly. ”Det är fantastiskt att vi har blivit av med alla dessa problem och nu har ett stabilt, molnbaserat system med NetDocuments. På bara en helg gick vi från medeltiden till framtiden.”

En ny nivå av sökbarhet

"Vi insåg snabbt att sökfunktionerna i NetDocuments var överlägsna allt vi hade använt tidigare", säger Steve. "När vi samlade alla 23 miljoner dokument och e-postmeddelanden på ett ställe där vi faktiskt kunde hitta dem, insåg många på företaget plötsligt: 'Wow! Jag har så mycket där ute, och jag kan hitta all denna information om en klient eller ett ärende.'"

”Dokumentsäkerhet inom miljön blev ett fokusområde eftersom vi kunde se några av de skuggiga hörnen som inte var lätta att hitta i vårt tidigare DM. Vi var tvungna att låsa vissa saker och öppna andra”, förklarade han. ”Att hantera den förändringen var enormt, men det var för att vi plötsligt kunde hitta våra saker, vilket är en del av det som gör NetDocuments så lätt för människor att anamma.”

Vad är nästa steg för Ice Miller?

Ice Miller-teamet blomstrar med NetDocuments, så vad händer härnäst?

"Vi är verkligen molnfokuserade just nu", berättade Steve. "Allt finns inte i molnet ännu, men vi är på väg mot en situation där vi inte behöver hantera infrastrukturen, miljön i sig, patchning och allt annat som hör till lokala lösningar. Och det är fantastiskt för mitt team."

När det gäller deras erfarenhet av NetDocuments ser Ice Miller redan fram emot att lägga till nya funktioner och möjligheter för användarna.

"Vi vill övergå från vår första version av etiska murar till att använda Workspace Security Manager, samt implementera ndThread och mer dokumentcentrerad kommunikation för företaget", förklarade Steve.

”Vårt nästa stora företagsinitiativ handlar om samarbete, så vi försöker tänka igenom det och se till helheten. Det finns många möjligheter i NetDocuments-världen.”

”NetDocuments är fantastiskt”, tillade Kelly. ”Stabiliteten, sökfunktionerna, användarvänligheten... Om du har ett gammalt, klumpigt system, ta steget – det är värt det!”

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.