Ploum – et advokatfirma med base i Rotterdam i Nederland – byttet til NetDocuments i 2015. I samtalen vår med Willem Leppink, en av Ploums partnere innen immaterielle rettigheter, lærte vi hva som gjør NetDocuments til en ideell match for teamet deres.

Gjennom karrieren sin har Willem Leppink jobbet med en rekke tilnærminger til dokumenthåndtering – og ingen av dem var spesielt inspirerende. Da det var på tide for Ploum å oppgradere til en moderne innholdsplattform, var han forståelig nok skeptisk.

«Med de eldre systemene var det mer styr», sa han. «Jeg var kritisk i begynnelsen. Jeg tenkte virkelig: 'Hør her, kommer dette til å spare oss tid?'» Etter seks år med NetDocuments har Leppink endret melodi. Fra det intuitive brukergrensesnittet til det kundefokuserte teamet bak programvaren, oppdaget Leppink en rekke grunner til å sette pris på dokumenthåndtering.

Ingenting er så fantastisk som NetDocuments for å finne noe når jeg ikke aner hvor jeg trenger å lete etter det.

Willem Leppink, partner i immaterielle rettigheter, Ploum

Bruk det på din måte

Å komme i gang med ny programvare kan være litt som å ta i noen andres sko: det passer bare ikke helt. Som Leppink oppdaget, er imidlertid NetDocuments annerledes. Den juridisk-sentriske plattformen er brukervennlig og fleksibel nok til å tilpasse seg arbeidsflyten din – ikke omvendt.

I mitt forrige firma fantes det alle disse triksene for å omgå systemet hvis noen ville gjøre noe raskt … men disse triksene ødela virkelig systemet. Det jeg liker med NetDocuments er at det er veldig intuitivt og kan brukes på den måten som passer best til arbeidsflyten min.

Willem Leppink, partner i immaterielle rettigheter, Ploum

Finn det du trenger med letthet

Leppink visste at det å søke etter en gammel saksfil kan føles som en tapt sak, spesielt når du ikke er sikker på nøyaktig hvor du skal lete. Det er det som gjør de enestående søke- og metadatafunksjonene til NetDocuments-plattformen så verdifulle. Du kan finne det du leter etter raskt og bruke mer tid på oppgaver med høy verdi.

Jeg vet ikke hva saksnumrene mine er. Jeg vet bare navnet på klientene mine. Men i NetDocuments kan jeg umiddelbart skrive inn noen få bokstaver fra saksmappen min og finne det jeg trenger. Jeg synes det er veldig nyttig fordi jeg bare
vil at [søking] skal være enkelt.

Willem Leppink, partner i immaterielle rettigheter, Ploum

Maksimer effektiviteten din

Ingen ønsker å finne opp hjulet på nytt, men Leppink og noen av teammedlemmene hans har laget et system i NetDocuments for å sikre at de ikke trenger det. Med en imponerende samling av dokumentmaler har Ploum-teamet enkelt kunnet utnytte tidligere arbeid og samarbeide med hverandre for å betjene kunder med større hastighet og nøyaktighet.

Teamet vårt har bygget opp et kunnskapssystem med maler og standarder. Vi har organisert det med et tre i NetDocuments. «Å, trenger du en mal for en avtale? En lisensavtale? Hva slags lisensavtale?» Det er veldig enkelt for folk å finne det de trenger, og det fungerer veldig bra.

Willem Leppink, partner i immaterielle rettigheter, Ploum

Stol på samarbeid

Når du har én enkelt kilde til sannhet, er alt enklere. Det er det Ploum har oppnådd med NetDocuments: Ett sted hvor hele teamet kan gå for å opprette, redigere, organisere og samarbeide om dokumenter, uten å måtte ofre sikkerhet eller effektivitet. Når Leppink sammenligner NetDocuments med de tidligere systemene han har brukt, er det ingen tvil.

I løpet av de siste årene har vi virkelig oppnådd det vi ønsket å oppnå – et reelt samarbeid i den forstand at alle vet hvordan man lagrer ting i NetDocuments, og vi kan enkelt finne en sak. Før i tiden var vi alltid avhengige av om noen hadde gitt autorisasjon til å lese postkassen deres. Nå er det superenkelt. Jeg kan bare stole på det. Det finnes ett sted hvor jeg alltid kan finne alle e-postene, alle dokumentene, alt.

Willem Leppink, partner i immaterielle rettigheter, Ploum

Lagre det du trenger

Moderne juridisk arbeid innebærer så mye mer enn vanlige tekstdokumenter, og det er derfor NetDocuments-plattformen lar deg lagre en rekke forskjellige filtyper. Som advokat innen immaterialrett setter Leppink pris på dette på et personlig nivå i sitt daglige arbeid.

Jeg kan lagre alle slags filer, noe som er kritisk i min praksis innen immaterielle rettigheter. Vi har mange bilder, bilder og til og med filmer som enkelt kan lagres i NetDocuments.

Willem Leppink, partner i immaterielle rettigheter, Ploum

Automatiser organisasjonen din

Selv de beste systemene kan bli overveldet av kjedelig administrativt arbeid – som å lage en konsistent mappestruktur for alle innkommende saker. For Leppink og Ploum-teamet har det problemet forsvunnet fullstendig med NetDocuments.

Det fine med NetDocuments er at når vi åpner en fil i vårt juridiske system, åpnes saken automatisk i NetDocuments umiddelbart. Alle mappene er der, og jeg kan enkelt flytte alle filene mine inn.

Willem Leppink, partner i immaterielle rettigheter, Ploum

Hold deg tilkoblet hvor som helst

Noen advokatfirmaer slet med overgangen til å jobbe hjemmefra under Covid-19-pandemien – men for Ploum var prosessen smertefri fra et teknologisk synspunkt. Med skybasert dokumenthåndtering var de allerede fullt forberedt på å jobbe hvor som helst.

NetDocuments sørger for at vi kan jobbe hjemmefra på samme måte som vi gjør fra kontoret. Og fordi vi allerede hadde gjort overgangen til NetDocuments, har det hjulpet oss å være så fleksible som mulig. Vi la nesten ikke merke til det da vi måtte jobbe hjemmefra på grunn av pandemien.

Willem Leppink, partner i immaterielle rettigheter, Ploum

Stol på teamet ditt

Når du investerer i et verktøy som er like sentralt for virksomheten din som dokumenthåndteringsplattformen din, er det bedre om du bare trenger å gjøre det én gang. For Ploum-teamet er det å holde seg til NetDocuments et valg de føler seg trygge på – ikke bare fordi det dekker behovene deres, men fordi de vet at NetDocuments er en teknologipartner som bryr seg, lytter og streber etter å yte dem bedre service.

Det jeg liker med NetDocuments er at de lytter. Det er ikke noe jeg har sett hos andre selskaper – som kan være veldig arrogante. Men NetDocuments prøver virkelig å høre hva vi vil gjøre. Selskapet
tar imot tilbakemeldinger for å skape et mye bedre system og stadig forbedre seg.

Willem Leppink, partner i immaterielle rettigheter, Ploum

Fjern de daglige byrdene fra advokatens arbeidsflyter. Be om en konsultasjon med en ekspert på juridisk teknologi i dag, eller ring NetDocuments på (866) 638-3627 for å finne ut mer om hvorfor Ploum og mange andre stoler på NetDocuments.