Ploum, een advocatenkantoor gevestigd in Rotterdam, Nederland, stapte in 2015 over op NetDocuments. In ons gesprek met Willem Leppink, een van de partners op het gebied van intellectueel eigendom bij Ploum, kwamen we te weten waarom NetDocuments zo goed bij hun team past.

Gedurende zijn carrière heeft Willem Leppink te maken gehad met verschillende benaderingen van documentbeheer, maar geen daarvan was bijzonder inspirerend. Toen het tijd was voor Ploum om over te stappen op een modern contentplatform, was hij begrijpelijkerwijs sceptisch.

"Met die oudere systemen was het veel meer gedoe", zei hij. "In het begin was ik kritisch. Ik dacht echt: 'Hé, gaat dit ons tijd besparen?'" Na zes jaar met NetDocuments is Leppink van mening veranderd. Van de intuïtieve gebruikersinterface tot het klantgerichte team achter de software, Leppink ontdekte tal van redenen om documentbeheer te waarderen.

Niets is zo fantastisch als NetDocuments om iets te vinden als ik geen idee heb waar ik moet zoeken.

Willem Leppink, partner intellectueel eigendom, Ploum

Gebruik het op jouw manier

Aan de slag gaan met nieuwe software kan een beetje voelen alsof je andermans schoenen draagt: het past gewoon niet helemaal. Maar zoals Leppink ontdekte, is NetDocuments anders. Het juridisch georiënteerde platform is gebruiksvriendelijk en flexibel genoeg om zich aan te passen aan uw workflow – en niet andersom.

Bij mijn vorige bedrijf waren er allerlei trucjes om het systeem te omzeilen als iemand iets snel wilde doen ... maar die trucjes brachten het systeem echt in de war. Wat ik zo leuk vind aan NetDocuments is dat het heel intuïtief is en kan worden gebruikt op een manier die het beste bij mijn workflow past.

Willem Leppink, partner intellectueel eigendom, Ploum

Vind gemakkelijk wat u zoekt

Leppink wist dat het zoeken naar een oud dossier soms een verloren zaak kan lijken, vooral als je niet precies weet waar je moet zoeken. Daarom zijn de ongeëvenaarde zoek- en metadatamogelijkheden van het NetDocuments-platform zo waardevol. Je kunt snel vinden wat je zoekt en meer tijd besteden aan taken met een hoge toegevoegde waarde.

Ik weet niet wat mijn dossiernummers zijn. Ik ken alleen de namen van mijn cliënten. Maar in NetDocuments kan ik meteen een paar letters van mijn dossier invoeren en vinden wat ik zoek. Ik vind dat erg handig, want ik wil gewoon dat [zoeken] gemakkelijk is.

Willem Leppink, partner intellectueel eigendom, Ploum

Maximaliseer uw efficiëntie

Niemand wil het wiel opnieuw uitvinden, maar Leppink en enkele van zijn teamleden hebben binnen NetDocuments een systeem gecreëerd om ervoor te zorgen dat dat ook niet nodig is. Met een indrukwekkende verzameling documentsjablonen kan het Ploum-team eenvoudig gebruikmaken van eerder werk en met elkaar samenwerken om klanten sneller en nauwkeuriger van dienst te zijn.

Ons team heeft een knowhow-systeem opgezet met sjablonen en standaarden. We hebben dit georganiseerd met een boomstructuur in NetDocuments. 'Oh, heb je een sjabloon nodig voor een overeenkomst? Een licentieovereenkomst? Wat voor soort licentieovereenkomst?' Mensen kunnen heel gemakkelijk vinden wat ze nodig hebben, en het werkt echt goed.

Willem Leppink, partner intellectueel eigendom, Ploum

Reken op samenwerking

Als je één enkele bron van waarheid hebt, wordt alles eenvoudiger. Dat is wat Ploum heeft bereikt met NetDocuments: één plek waar het hele team documenten kan maken, bewerken, ordenen en samenwerken, zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid of efficiëntie. Als Leppink NetDocuments vergelijkt met de vorige systemen die hij heeft gebruikt, is er geen twijfel mogelijk.

De afgelopen jaren hebben we echt bereikt wat we wilden bereiken: een echte samenwerking in die zin dat iedereen weet hoe hij dingen moet opslaan in NetDocuments en we gemakkelijk een zaak kunnen terugvinden. Vroeger waren we altijd afhankelijk van het feit of iemand toestemming had gegeven om zijn mailbox te lezen. Nu is het supergemakkelijk. Ik kan er gewoon op rekenen. Er is één plek waar ik altijd alle e-mails, alle documenten, alles kan vinden.

Willem Leppink, partner intellectueel eigendom, Ploum

Bewaar alles wat u nodig hebt

Modern juridisch werk omvat zoveel meer dan standaard tekstdocumenten. Daarom kunt u met het NetDocuments-platform verschillende soorten bestanden opslaan. Als advocaat op het gebied van intellectueel eigendom waardeert Leppink dit persoonlijk in zijn dagelijkse werk.

Ik kan allerlei soorten bestanden opslaan, wat cruciaal is voor mijn praktijk op het gebied van intellectueel eigendom. We hebben veel foto's, afbeeldingen en zelfs films die gemakkelijk kunnen worden opgeslagen in NetDocuments.

Willem Leppink, partner intellectueel eigendom, Ploum

Automatiseer uw organisatie

Zelfs de beste systemen kunnen vastlopen door vervelend administratief werk, zoals het creëren van een consistente mappenstructuur voor alle binnenkomende zaken. Voor Leppink en het team van Ploum is dat probleem volledig verdwenen dankzij NetDocuments.

Het mooie aan NetDocuments is dat wanneer we een bestand openen in ons juridische systeem, de zaak onmiddellijk automatisch wordt geopend in NetDocuments. Alle mappen zijn aanwezig en ik kan al mijn bestanden gemakkelijk verplaatsen.

Willem Leppink, partner intellectueel eigendom, Ploum

Blijf overal verbonden

Sommige advocatenkantoren hadden moeite met de overgang naar thuiswerken tijdens de Covid-19-pandemie, maar voor Ploum verliep het proces vanuit technologisch oogpunt vlekkeloos. Dankzij cloudgebaseerd documentbeheer waren ze al volledig voorbereid om overal te kunnen werken.

NetDocuments zorgt ervoor dat we thuis op dezelfde manier kunnen werken als op kantoor. En omdat we die overstap naar NetDocuments al hadden gemaakt, heeft het ons geholpen om zo flexibel mogelijk te zijn. We hebben bijna niet gemerkt dat we vanwege de pandemie thuis moesten gaan werken.

Willem Leppink, partner intellectueel eigendom, Ploum

Vertrouw op je team

Wanneer u investeert in een tool die zo centraal staat in uw bedrijf als uw documentbeheerplatform, is het beter als u dat maar één keer hoeft te doen. Voor het Ploum-team is het een bewuste keuze om bij NetDocuments te blijven, niet alleen omdat het aan hun behoeften voldoet, maar ook omdat ze weten dat NetDocuments een technologiepartner is die om hen geeft, naar hen luistert en ernaar streeft hen beter van dienst te zijn.

Wat ik zo leuk vind aan NetDocuments is dat ze luisteren. Dat is iets wat ik bij andere bedrijven niet heb gezien – die kunnen erg arrogant zijn. Maar NetDocuments probeert echt te luisteren naar wat wij willen. Het bedrijf
gebruikt feedback om een veel beter systeem te creëren en voortdurend te verbeteren.

Willem Leppink, partner intellectueel eigendom, Ploum

Verlicht de dagelijkse werkdruk van uw advocaten. Vraag vandaag nog een adviesgesprek aan met een juridisch technologie-expert of bel NetDocuments op (866) 638-3627 voor meer informatie over waarom Ploum en vele anderen vertrouwen op NetDocuments.