A Ploum - um escritório de advocacia com sede em Roterdã, Holanda - mudou para o NetDocuments em 2015. Em nossa conversa com Willem Leppink, um dos sócios de propriedade intelectual da Ploum, descobrimos o que torna o NetDocuments ideal para a equipe deles.

Ao longo de sua carreira, Willem Leppink lidou com uma variedade de abordagens de gerenciamento de documentos - nenhuma delas particularmente inspiradora. Quando chegou a hora de a Ploum fazer a atualização para uma plataforma de conteúdo moderna, ele estava compreensivelmente cético.

"Com esses sistemas mais antigos, era mais complicado", disse ele. "No início, eu era crítico. Eu estava realmente pensando: 'Ei, isso vai nos poupar tempo?" Depois de seis anos com o NetDocuments, Leppink mudou de opinião. Desde a interface de usuário intuitiva até a equipe centrada no cliente por trás do software, Leppink descobriu vários motivos para apreciar o gerenciamento de documentos.

Nada é tão fabuloso quanto o NetDocuments para encontrar algo quando não tenho a menor ideia de onde devo procurar.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Use-o do seu jeito

Começar a usar um novo software pode ser um pouco como calçar os sapatos de outra pessoa: ele simplesmente não se encaixa. No entanto, como Leppink descobriu, o NetDocuments é diferente. A plataforma centrada no setor jurídico é fácil de usar e flexível o suficiente para se adaptar ao seu fluxo de trabalho, e não o contrário.

Na minha empresa anterior, havia todos esses truques para contornar o sistema se alguém quisesse fazer algo rapidamente... mas esses truques realmente quebraram o sistema. O que eu gosto no NetDocuments é que ele é muito intuitivo e pode ser usado da maneira que melhor se adapta ao meu fluxo de trabalho.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Encontre o que o você precisa com facilidade

Leppink sabia que a busca por um arquivo de assunto antigo pode parecer uma causa perdida, especialmente quando o você não sabe exatamente onde procurar. É isso que torna tão valiosos os recursos incomparáveis de pesquisa e metadados da plataforma NetDocuments. O você pode encontrar rapidamente o que está procurando e dedicar mais tempo a tarefas de alto valor.

Não sei quais são os números de minhas matérias. Sei apenas o nome dos meus clientes. Mas no NetDocuments, posso digitar imediatamente algumas letras do meu arquivo de caso e encontrar o que preciso. Acho que isso é muito útil porque eu
quero que [a busca] seja fácil.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Maximize sua eficiência

Ninguém quer reinventar a roda, mas Leppink e alguns membros de sua equipe criaram um sistema no NetDocuments para garantir que isso não seja necessário. Com uma impressionante coleção de modelos de documentos, a equipe da Ploum conseguiu aproveitar facilmente o trabalho anterior e colaborar entre si para atender aos clientes com mais rapidez e precisão.

Nossa equipe criou um sistema de know-how com modelos e padrões. Nós o organizamos com uma árvore no NetDocuments. 'Ah, o você precisa de um modelo para um contrato? Um contrato de licença? Que tipo de contrato de licença?". É muito fácil para as pessoas encontrarem o que precisam, e isso funciona muito bem.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Conte com a colaboração

Quando o você tem uma única fonte de verdade, tudo fica mais fácil. Foi isso que a Ploum ganhou com o NetDocuments: Um lugar onde toda a sua equipe pode ir para criar, editar, organizar e colaborar com documentos, sem ter que sacrificar a segurança ou a eficiência. Quando Leppink compara o NetDocuments com os sistemas anteriores que ele usou, não há dúvida.

Nos últimos anos, realmente alcançamos o que queríamos: uma colaboração real, no sentido de que todos sabem como armazenar coisas no NetDocuments e podemos encontrar facilmente um assunto. Antigamente, sempre dependíamos da autorização de alguém para ler sua caixa de correio. Agora, é muito fácil. Posso simplesmente contar com isso. Há um lugar onde sempre posso encontrar todos os e-mails, todos os documentos, tudo.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Armazene tudo o que o você precisa

O trabalho jurídico moderno envolve muito mais do que documentos de texto padrão, e é por isso que a plataforma NetDocuments permite que o você armazene uma variedade de tipos de arquivos diferentes. Como advogado de propriedade intelectual, Leppink aprecia isso em um nível pessoal em seu trabalho diário.

Posso armazenar todos os tipos de arquivos, o que é fundamental em minha prática de propriedade intelectual. Temos muitas fotos, imagens e até filmes que podem ser facilmente armazenados no NetDocuments.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Automatize sua organização

Até mesmo os melhores sistemas podem ser prejudicados por trabalhos administrativos tediosos, como a criação de uma estrutura de pastas consistente para todos os assuntos recebidos. Para Leppink e a equipe da Ploum, esse problema desapareceu completamente com o NetDocuments.

O bom do NetDocuments é que, quando abrimos um arquivo em nosso sistema jurídico, imediatamente o assunto é aberto automaticamente no NetDocuments. Todas as pastas estão lá e posso mover facilmente todos os meus arquivos para lá.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Mantenha-se conectado de qualquer lugar

Alguns escritórios de advocacia tiveram dificuldades com a transição para o trabalho em casa durante a pandemia de Covid-19, mas para a Ploum, o processo foi indolor do ponto de vista tecnológico. Com o gerenciamento de documentos baseado em nuvem, eles já estavam totalmente preparados para trabalhar de qualquer lugar.

A NetDocuments garante que podemos trabalhar em casa da mesma forma que trabalhamos no escritório. E como já havíamos feito essa transição para o NetDocuments, ele nos ajudou a ser o mais flexível possível. Quase não percebemos quando tivemos que trabalhar em casa por causa da pandemia.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Confie em sua equipe

Quando o você investe em uma ferramenta tão importante para a sua empresa como a plataforma de gerenciamento de documentos, é melhor que o faça apenas uma vez. Para a equipe da Ploum, manter a NetDocuments é uma escolha na qual eles se sentem confiantes - não apenas porque ela atende às suas necessidades, mas porque sabem que a NetDocuments é um parceiro tecnológico que se preocupa, ouve e se esforça para atendê-los melhor.

O que eu gosto na NetDocuments é que eles ouvem o você. Isso não é algo que eu tenha visto em outras empresas, que podem ser muito arrogantes. Mas a NetDocuments está realmente tentando ouvir o que queremos fazer. A empresa
aceita o feedback para criar um sistema muito melhor e melhorar constantemente.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Elimine os encargos diários dos fluxos de trabalho de seus advogados. Solicite uma consulta com um especialista em tecnologia jurídica hoje mesmo ou ligue para a NetDocuments no número (866) 638-3627 para saber mais sobre por que a Ploum e muitos outros confiam na NetDocuments.