Ploum — uno studio legale con sede a Rotterdam, nei Paesi Bassi — è passato a NetDocuments nel 2015. Durante la nostra conversazione con Willem Leppink, uno dei soci di Ploum specializzati in proprietà intellettuale, abbiamo scoperto cosa rende NetDocuments la soluzione ideale per il loro team.

Nel corso della sua carriera, Willem Leppink ha avuto a che fare con una serie di approcci alla gestione dei documenti, nessuno dei quali si è rivelato particolarmente stimolante. Quando è arrivato il momento per Ploum di passare a una piattaforma di contenuti moderna, era comprensibilmente scettico.

«Con quei sistemi più datati, era tutto più complicato», ha affermato. «All’inizio ero scettico. Mi chiedevo davvero: “Ehi, ma questo ci farà risparmiare tempo?”». Dopo sei anni con NetDocuments, Leppink ha cambiato idea. Dall’interfaccia utente intuitiva al team orientato al cliente che sta dietro al software, Leppink ha scoperto numerosi motivi per apprezzare la gestione dei documenti.

Niente è fantastico quanto NetDocuments quando devo trovare qualcosa e non ho la più pallida idea di dove cercarlo.

Willem Leppink, socio dello studio Ploum specializzato in proprietà intellettuale

Usalo come preferisci

Iniziare a utilizzare un nuovo software può essere un po’ come indossare le scarpe di qualcun altro: semplicemente non calzano a pennello. Come ha scoperto Leppink, però, NetDocuments è diverso. Questa piattaforma pensata appositamente per il settore legale è intuitiva e sufficientemente flessibile da adattarsi al proprio flusso di lavoro, e non il contrario.

Nella mia precedente azienda c’erano un sacco di espedienti per aggirare il sistema quando qualcuno voleva fare qualcosa in fretta… ma quegli espedienti finivano davvero per mandare in tilt il sistema. Quello che mi piace di NetDocuments è che è molto intuitivo e può essere utilizzato nel modo che meglio si adatta al mio flusso di lavoro.

Willem Leppink, socio dello studio Ploum specializzato in proprietà intellettuale

Trova facilmente ciò che ti serve

Leppink sapeva bene che cercare un vecchio fascicolo può sembrare una causa persa, soprattutto quando non si sa esattamente dove cercare. È proprio questo che rende così preziose le impareggiabili funzionalità di ricerca e di gestione dei metadati della piattaforma NetDocuments. È possibile trovare rapidamente ciò che si sta cercando e dedicare più tempo alle attività di maggior valore.

Non conosco i numeri dei miei fascicoli. So solo i nomi dei miei clienti. Ma in NetDocuments posso digitare subito alcune lettere del numero del mio fascicolo e trovare ciò che mi serve. Penso che sia molto utile perché, come ho già detto
, voglio che la ricerca sia semplice.

Willem Leppink, socio dello studio Ploum specializzato in proprietà intellettuale

Ottimizza la tua efficienza

Nessuno vuole reinventare la ruota, ma Leppink e alcuni membri del suo team hanno creato un sistema all’interno di NetDocuments proprio per evitare di doverlo fare. Grazie a un’impressionante raccolta di modelli di documenti, il team di Ploum è riuscito a sfruttare facilmente il lavoro già svolto e a collaborare tra i membri per servire i clienti con maggiore rapidità e precisione.

Il nostro team ha creato un sistema di know-how con modelli e standard. Lo abbiamo organizzato in una struttura ad albero su NetDocuments. “Oh, ti serve un modello per un contratto? Un contratto di licenza? Che tipo di contratto di licenza?” È molto facile per le persone trovare ciò di cui hanno bisogno, e funziona davvero bene.

Willem Leppink, socio dello studio Ploum specializzato in proprietà intellettuale

Punta sulla collaborazione

Quando si dispone di un’unica fonte di verità, tutto diventa più semplice. È proprio questo il vantaggio che Ploum ha ottenuto grazie a NetDocuments: un unico spazio in cui l’intero team può creare, modificare, organizzare e collaborare sui documenti, senza dover rinunciare alla sicurezza o all’efficienza. Quando Leppink confronta NetDocuments con i sistemi che ha utilizzato in passato, non c’è proprio paragone.

Negli ultimi anni abbiamo davvero raggiunto l’obiettivo che ci eravamo prefissati: una vera collaborazione, nel senso che tutti sanno come archiviare i documenti in NetDocuments e possiamo trovare facilmente qualsiasi pratica. In passato, dipendevamo sempre dal fatto che qualcuno ci avesse concesso l’autorizzazione a leggere la propria casella di posta. Ora è semplicissimo. Posso semplicemente contarci. C’è un unico posto dove posso sempre trovare tutte le e-mail, tutti i documenti, tutto.

Willem Leppink, socio dello studio Ploum specializzato in proprietà intellettuale

Conserva tutto ciò di cui hai bisogno

Il lavoro legale moderno va ben oltre i semplici documenti di testo standard, ed è per questo che la piattaforma NetDocuments consente di archiviare una vasta gamma di tipi di file diversi. In qualità di avvocato specializzato in proprietà intellettuale, Leppink ne apprezza particolarmente i vantaggi nel suo lavoro quotidiano.

Posso archiviare ogni tipo di file, il che è fondamentale nella mia attività nel campo della proprietà intellettuale. Abbiamo tantissime foto, immagini e persino filmati che possono essere facilmente archiviati su NetDocuments.

Willem Leppink, socio dello studio Ploum specializzato in proprietà intellettuale

Automatizza la tua organizzazione

Anche i sistemi migliori possono essere appesantiti da noiosi compiti amministrativi, come la creazione di una struttura di cartelle uniforme per tutte le pratiche in entrata. Per Leppink e il team di Ploum, questo problema è completamente scomparso grazie a NetDocuments.

Il bello di NetDocuments è che, quando apriamo un file nel nostro sistema legale, la pratica viene immediatamente aperta automaticamente in NetDocuments. Tutte le cartelle sono già presenti e posso trasferirvi facilmente tutti i miei file.

Willem Leppink, socio dello studio Ploum specializzato in proprietà intellettuale

Rimani connesso ovunque ti trovi

Alcuni studi legali hanno avuto difficoltà ad adattarsi al passaggio al lavoro da casa durante la pandemia di Covid-19, ma per Ploum il processo è stato indolore dal punto di vista tecnologico. Grazie alla gestione dei documenti basata sul cloud, erano già perfettamente preparati a lavorare da qualsiasi luogo.

NetDocuments ci permette di lavorare da casa proprio come facciamo in ufficio. E poiché avevamo già effettuato il passaggio a NetDocuments, questo ci ha aiutato a essere il più flessibili possibile. Quando abbiamo dovuto passare al lavoro da casa a causa della pandemia, quasi non ce ne siamo accorti.

Willem Leppink, socio dello studio Ploum specializzato in proprietà intellettuale

Affidati alla tua squadra

Quando si investe in uno strumento fondamentale per la propria attività come la piattaforma di gestione dei documenti, è preferibile farlo una volta sola. Per il team di Ploum, continuare a affidarsi a NetDocuments è una scelta di cui sono certi, non solo perché soddisfa le loro esigenze, ma anche perché sanno che NetDocuments è un partner tecnologico attento, pronto ad ascoltare e impegnato a fornire loro un servizio sempre migliore.

Quello che mi piace di NetDocuments è che ci ascoltano. È una cosa che non ho mai visto in altre aziende, che a volte possono essere molto arroganti. NetDocuments, invece, cerca davvero di capire cosa vogliamo fare. L’azienda
tiene conto dei feedback per creare un sistema molto migliore e migliorare costantemente.

Willem Leppink, socio dello studio Ploum specializzato in proprietà intellettuale

Alleggerisci il carico di lavoro quotidiano del tuo avvocato. Richiedi oggi stesso una consulenza con un esperto di tecnologia legale oggi stesso oppure chiama NetDocuments al numero (866) 638-3627 per scoprire perché Ploum e molti altri si affidano a NetDocuments.