A Ploum - uma firma de advogados sediada em Roterdão, nos Países Baixos - mudou para o NetDocuments em 2015. Na nossa conversa com Willem Leppink, um dos sócios de propriedade intelectual da Ploum, ficámos a saber o que torna o NetDocuments ideal para a sua equipa.

Ao longo da sua carreira, Willem Leppink lidou com uma variedade de abordagens à gestão de documentos - nenhuma das quais foi particularmente inspiradora. Quando chegou a altura de a Ploum atualizar para uma plataforma de conteúdos moderna, ele estava compreensivelmente cético.

"Com os sistemas mais antigos, era mais complicado", disse ele. "No início, eu era crítico. Estava mesmo a pensar: 'Isto vai poupar-nos tempo? Após seis anos com o NetDocuments, Leppink mudou de opinião. Desde a interface de utilizador intuitiva até à equipa centrada no cliente por detrás do software, Leppink descobriu inúmeras razões para apreciar a gestão de documentos.

Nada é tão fabuloso como o NetDocuments para encontrar algo quando não faço a mínima ideia de onde o devo procurar.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Utilize-o à sua maneira

Começar a utilizar um novo software pode ser um pouco como calçar os sapatos de outra pessoa: não servem. No entanto, como Leppink descobriu, o NetDocuments é diferente. A plataforma centrada no sector jurídico é de fácil utilização e suficientemente flexível para se adaptar ao seu fluxo de trabalho - e não o contrário.

Na minha anterior empresa, existiam todos os truques para contornar o sistema se alguém quisesse fazer algo rapidamente... mas esses truques quebraram o sistema. O que me agrada no NetDocuments é o facto de ser muito intuitivo e poder ser utilizado da forma que melhor se adapta ao meu fluxo de trabalho.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Encontre o que precisa com facilidade

A Leppink sabia que a procura de um ficheiro de assunto antigo pode parecer uma causa perdida, especialmente quando não se sabe exatamente onde procurar. É por isso que as capacidades de pesquisa e metadados sem paralelo da plataforma NetDocuments são tão valiosas. Pode encontrar rapidamente o que procura e dedicar mais tempo às tarefas de maior valor.

Não sei quais são os números dos meus processos. Só sei o nome dos meus clientes. Mas no NetDocuments, posso escrever imediatamente algumas letras do meu processo e encontrar o que preciso. Acho que isso é muito útil, porque eu
quero que [a pesquisa] seja fácil.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Maximize a sua eficiência

Ninguém quer reinventar a roda, mas Leppink e alguns dos membros da sua equipa criaram um sistema no NetDocuments para garantir que não têm de o fazer. Com uma impressionante coleção de modelos de documentos, a equipa da Ploum tem sido capaz de aproveitar facilmente o trabalho anterior e colaborar entre si para servir os clientes com maior rapidez e precisão.

A nossa equipa criou um sistema de know-how com modelos e normas. Organizámo-lo com uma árvore no NetDocuments. 'Oh, precisa de um modelo para um acordo? Um contrato de licença? Que tipo de contrato de licença? É muito fácil para as pessoas encontrarem o que precisam, e funciona muito bem.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Contar com a colaboração

Quando se tem uma única fonte de verdade, tudo é mais fácil. Foi isso que a Ploum ganhou com o NetDocuments: Um local onde toda a sua equipa pode ir para criar, editar, organizar e colaborar em documentos, sem ter de sacrificar a segurança ou a eficiência. Quando Leppink compara o NetDocuments com os sistemas anteriores que utilizou, não há dúvida.

Nos últimos anos, conseguimos realmente alcançar o que queríamos - uma verdadeira colaboração no sentido em que toda a gente sabe como armazenar as coisas no NetDocuments e podemos facilmente encontrar um assunto. Antigamente, estávamos sempre à espera de saber se alguém tinha dado autorização para ler a sua caixa de correio. Agora, é muito fácil. Posso simplesmente contar com isso. Há um sítio onde posso sempre encontrar todos os e-mails, todos os documentos, tudo.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Armazene tudo o que precisar

O trabalho jurídico moderno envolve muito mais do que documentos de texto normais, e é por isso que a plataforma NetDocuments permite armazenar uma variedade de tipos de ficheiros diferentes. Como advogado de propriedade intelectual, Leppink aprecia este facto a nível pessoal no seu trabalho diário.

Posso armazenar todo o tipo de ficheiros, o que é fundamental na minha prática de propriedade intelectual. Temos muitas fotografias, imagens e até filmes que podem ser facilmente armazenados no NetDocuments.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Automatize a sua organização

Mesmo os melhores sistemas podem ser prejudicados por um trabalho administrativo fastidioso, como a criação de uma estrutura de pastas coerente para todos os assuntos recebidos. Para Leppink e a equipa da Ploum, esse problema desapareceu completamente com o NetDocuments.

O que o NetDocuments tem de bom é que, quando abrimos um ficheiro no nosso sistema jurídico, o processo é imediatamente aberto no NetDocuments. Todas as pastas estão lá e posso facilmente mover todos os meus ficheiros para lá.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Mantenha-se ligado em qualquer lugar

Alguns escritórios de advogados tiveram dificuldades com a transição para o trabalho a partir de casa durante a pandemia de Covid-19 - mas para a Ploum, o processo foi indolor do ponto de vista tecnológico. Com a gestão de documentos baseada na nuvem, já estavam totalmente preparados para trabalhar a partir de qualquer lugar.

A NetDocuments garante-nos que podemos trabalhar a partir de casa da mesma forma que trabalhamos no escritório. E como já tínhamos feito essa transição para o NetDocuments, isso ajudou-nos a ser o mais flexíveis possível. Quase não nos apercebemos quando tivemos de trabalhar a partir de casa devido à pandemia.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Confie na sua equipa

Quando se investe numa ferramenta tão importante para o seu negócio como a plataforma de gestão documental, é melhor que só tenha de o fazer uma vez. Para a equipa da Ploum, manter a NetDocuments é uma escolha em que se sentem confiantes - não apenas porque satisfaz as suas necessidades, mas porque sabem que a NetDocuments é um parceiro tecnológico que se preocupa, ouve e se esforça por os servir melhor.

O que me agrada na NetDocuments é o facto de ouvirem. Isso não é algo que eu tenha visto noutras empresas - que podem ser muito arrogantes. Mas a NetDocuments está realmente a tentar ouvir o que queremos fazer. A empresa
aceita o feedback para criar um sistema muito melhor e melhorar constantemente.

Willem Leppink, Sócio de Propriedade Intelectual, Ploum

Elimine os encargos diários dos fluxos de trabalho dos seus advogados. Solicite uma consulta com um especialista em tecnologia jurídica ou contacte a NetDocuments através do número (866) 638-3627 para saber mais sobre a razão pela qual a Ploum e muitos outros confiam na NetDocuments.