Ploum – en advokatbyrå med säte i Rotterdam, Nederländerna – bytte till NetDocuments 2015. I vårt samtal med Willem Leppink, en av Ploums partners inom immaterialrätt, fick vi veta vad som gör NetDocuments till ett perfekt val för deras team.

Under sin karriär har Willem Leppink arbetat med olika metoder för dokumenthantering – ingen av dem var särskilt inspirerande. När det var dags för Ploum att uppgradera till en modern innehållsplattform var han förståeligt nog skeptisk.

"Med de äldre systemen var det mer besvärligt", säger han. "I början var jag skeptisk. Jag tänkte verkligen: 'Kommer det här att spara tid åt oss?'" Efter sex år med NetDocuments har Leppink ändrat uppfattning. Från det intuitiva användargränssnittet till det kundfokuserade teamet bakom programvaran har Leppink upptäckt många skäl att uppskatta dokumenthantering.

Ingenting är så fantastiskt som NetDocuments när jag ska hitta något och inte har en aning om var jag ska leta.

Willem Leppink, partner inom immaterialrätt, Ploum

Använd den på ditt sätt

Att komma igång med en ny programvara kan vara lite som att ha på sig någon annans skor: det passar helt enkelt inte riktigt. Men som Leppink upptäckte är NetDocuments annorlunda. Den juridikfokuserade plattformen är användarvänlig och tillräckligt flexibel för att anpassas efter ditt arbetsflöde – inte tvärtom.

På mitt tidigare företag fanns det alla möjliga knep för att kringgå systemet om någon ville göra något snabbt ... men dessa knep förstörde verkligen systemet. Det jag gillar med NetDocuments är att det är mycket intuitivt och kan användas på det sätt som bäst passar mitt arbetsflöde.

Willem Leppink, partner inom immaterialrätt, Ploum

Hitta det du behöver med lätthet

Leppink visste att det kan kännas hopplöst att söka efter en gammal ärendefil, särskilt när man inte vet exakt var man ska leta. Det är därför NetDocuments plattforms oöverträffade sök- och metadatamöjligheter är så värdefulla. Du kan snabbt hitta det du letar efter och ägna mer tid åt värdefulla uppgifter.

Jag vet inte vilka mina ärendenummer är. Jag känner bara till namnen på mina klienter. Men i NetDocuments kan jag omedelbart skriva in några bokstäver från min ärendefil och hitta det jag behöver. Jag tycker att det är mycket hjälpsamt eftersom jag bara vill att det ska vara enkelt att söka.

Willem Leppink, partner inom immaterialrätt, Ploum

Maximera din effektivitet

Ingen vill uppfinna hjulet på nytt, men Leppink och några av hans teammedlemmar skapade ett system inom NetDocuments för att säkerställa att de inte behöver göra det. Med en imponerande samling dokumentmallar har Ploum-teamet enkelt kunnat utnyttja tidigare arbete och samarbeta med varandra för att betjäna kunderna med större snabbhet och noggrannhet.

Vårt team har byggt upp ett kunskapssystem med mallar och standarder. Vi har organiserat det med ett träd i NetDocuments. ”Åh, behöver du en mall för ett avtal? Ett licensavtal? Vilken typ av licensavtal?” Det är väldigt enkelt för människor att hitta det de behöver, och det fungerar riktigt bra.

Willem Leppink, partner inom immaterialrätt, Ploum

Räkna med samarbete

När man har en enda källa till sanningen blir allt enklare. Det är vad Ploum har uppnått med NetDocuments: en plats där hela teamet kan skapa, redigera, organisera och samarbeta kring dokument utan att behöva offra säkerhet eller effektivitet. När Leppink jämför NetDocuments med de tidigare system han använt finns det ingen tvekan om vilket som är bäst.

Under de senaste åren har vi verkligen uppnått det vi ville uppnå – ett verkligt samarbete i den meningen att alla vet hur man lagrar saker i NetDocuments och att vi enkelt kan hitta en ärende. Förr var vi alltid beroende av att någon hade gett tillstånd att läsa sin e-postkorg. Nu är det superenkelt. Jag kan helt enkelt lita på det. Det finns en plats där jag alltid kan hitta alla e-postmeddelanden, alla dokument, allt.

Willem Leppink, partner inom immaterialrätt, Ploum

Förvara allt du behöver

Modernt juridiskt arbete innebär så mycket mer än vanliga textdokument, vilket är anledningen till att NetDocuments-plattformen gör det möjligt att lagra en mängd olika filtyper. Som advokat specialiserad på immaterialrätt uppskattar Leppink detta på ett personligt plan i sitt dagliga arbete.

Jag kan lagra alla typer av filer, vilket är avgörande i mitt arbete med immateriella rättigheter. Vi har massor av foton, bilder och till och med filmer som enkelt kan lagras i NetDocuments.

Willem Leppink, partner inom immaterialrätt, Ploum

Automatisera din organisation

Även de bästa systemen kan fastna i tråkigt administrativt arbete – som att skapa en enhetlig mappstruktur för alla inkommande ärenden. För Leppink och Ploum-teamet har det problemet helt försvunnit med NetDocuments.

Det fina med NetDocuments är att när vi öppnar en fil i vårt juridiska system öppnas ärendet automatiskt i NetDocuments. Alla mappar finns där och jag kan enkelt flytta in alla mina filer.

Willem Leppink, partner inom immaterialrätt, Ploum

Håll kontakten var du än befinner dig

Vissa advokatbyråer hade svårt att ställa om till hemarbete under covid-19-pandemin, men för Ploum var processen smärtfri ur teknisk synvinkel. Med molnbaserad dokumenthantering var de redan fullt förberedda för att arbeta var som helst.

NetDocuments gör att vi kan jobba hemifrån på samma sätt som på kontoret. Och eftersom vi redan hade gått över till NetDocuments har det hjälpt oss att vara så flexibla som möjligt. Vi märkte nästan inte när vi var tvungna att börja jobba hemifrån på grund av pandemin.

Willem Leppink, partner inom immaterialrätt, Ploum

Lita på ditt team

När du investerar i ett verktyg som är så centralt för din verksamhet som din dokumenthanteringsplattform, är det bättre om du bara behöver göra det en gång. För Ploum-teamet är valet att fortsätta med NetDocuments ett val de känner sig trygga med – inte bara för att det uppfyller deras behov, utan också för att de vet att NetDocuments är en teknikpartner som bryr sig, lyssnar och strävar efter att ge dem bättre service.

Det jag gillar med NetDocuments är att de lyssnar. Det är något jag inte sett hos andra företag, som kan vara väldigt arroganta. Men NetDocuments försöker verkligen förstå vad vi vill göra. Företaget
tar till sig feedback för att skapa ett mycket bättre system och ständigt förbättras.

Willem Leppink, partner inom immaterialrätt, Ploum

Avlasta din advokat från de dagliga arbetsuppgifterna. Begär en konsultation med en expert på juridisk teknik idag eller ring NetDocuments på (866) 638-3627 för att få veta mer om varför Ploum och många andra litar på NetDocuments.