Ploum, un cabinet d'avocats basé à Rotterdam, aux Pays-Bas, est passé à NetDocuments en 2015. Lors de notre entretien avec Willem Leppink, l'un des associés spécialisés en propriété intellectuelle de Ploum, nous avons découvert ce qui fait de NetDocuments la solution idéale pour leur équipe.

Tout au long de sa carrière, Willem Leppink a été confronté à diverses approches de la gestion documentaire, dont aucune ne lui a semblé particulièrement inspirante. Lorsque Ploum a décidé de passer à une plateforme de contenu moderne, il était naturellement sceptique.

« Avec les anciens systèmes, c'était plus compliqué », explique-t-il. « Au début, j'étais sceptique. Je me demandais vraiment si cela allait nous faire gagner du temps. » Après six ans passés chez NetDocuments, M. Leppink a changé d'avis. De l'interface utilisateur intuitive à l'équipe centrée sur le client qui se cache derrière le logiciel, M. Leppink a découvert de nombreuses raisons d'apprécier la gestion documentaire.

Rien n'est aussi fabuleux que NetDocuments pour trouver quelque chose lorsque je n'ai aucune idée de l'endroit où je dois chercher.

Willem Leppink, associé spécialisé en propriété intellectuelle, Ploum

Utilisez-le à votre façon

Se familiariser avec un nouveau logiciel peut parfois s'apparenter à enfiler les chaussures de quelqu'un d'autre : elles ne sont tout simplement pas à votre taille. Cependant, comme l'a découvert M. Leppink, NetDocuments est différent. Cette plateforme axée sur le domaine juridique est conviviale et suffisamment flexible pour s'adapter à votre flux de travail, et non l'inverse.

Dans mon ancien cabinet, il existait toutes sortes d'astuces pour contourner le système si quelqu'un voulait faire quelque chose rapidement... mais ces astuces perturbaient vraiment le système. Ce que j'apprécie chez NetDocuments, c'est qu'il est très intuitif et peut être utilisé de la manière qui correspond le mieux à mon flux de travail.

Willem Leppink, associé spécialisé en propriété intellectuelle, Ploum

Trouvez facilement ce dont vous avez besoin

Leppink savait que la recherche d'un ancien dossier peut sembler une cause perdue, surtout lorsque l'on ne sait pas exactement où chercher. C'est ce qui rend les capacités de recherche et de métadonnées inégalées de la plateforme NetDocuments si précieuses. Vous pouvez trouver rapidement ce que vous cherchez et consacrer plus de temps à des tâches à forte valeur ajoutée.

Je ne connais pas les numéros de mes dossiers. Je connais seulement le nom de mes clients. Mais dans NetDocuments, je peux immédiatement taper quelques lettres de mon dossier et trouver ce dont j'ai besoin. Je trouve cela très utile, car je veux simplement que la recherche soit facile.

Willem Leppink, associé spécialisé en propriété intellectuelle, Ploum

Optimisez votre efficacité

Personne ne souhaite réinventer la roue, mais Leppink et quelques membres de son équipe ont créé un système au sein de NetDocuments pour s'assurer qu'ils n'aient pas à le faire. Grâce à une impressionnante collection de modèles de documents, l'équipe Ploum a pu facilement tirer parti des travaux antérieurs et collaborer entre eux afin de servir les clients avec plus de rapidité et de précision.

Notre équipe a mis en place un système de savoir-faire avec des modèles et des normes. Nous l'avons organisé sous forme d'arborescence dans NetDocuments. « Oh, vous avez besoin d'un modèle pour un contrat ? Un contrat de licence ? Quel type de contrat de licence ? » Il est très facile pour les gens de trouver ce dont ils ont besoin, et cela fonctionne très bien.

Willem Leppink, associé spécialisé en propriété intellectuelle, Ploum

Comptez sur la collaboration

Lorsque vous disposez d'une source unique d'informations fiables, tout devient plus facile. C'est ce que Ploum a gagné avec NetDocuments : un seul endroit où toute l'équipe peut créer, modifier, organiser et collaborer sur des documents, sans avoir à sacrifier la sécurité ou l'efficacité. Lorsque M. Leppink compare NetDocuments aux systèmes qu'il a utilisés auparavant, il n'y a pas photo.

Au cours des dernières années, nous avons vraiment atteint notre objectif : une véritable collaboration, dans le sens où tout le monde sait comment stocker des documents dans NetDocuments et où nous pouvons facilement retrouver un dossier. Avant, nous dépendions toujours de l'autorisation accordée par certaines personnes pour consulter leur boîte mail. Aujourd'hui, c'est très simple. Je peux compter dessus. Il existe un seul endroit où je peux toujours retrouver tous les e-mails, tous les documents, tout.

Willem Leppink, associé spécialisé en propriété intellectuelle, Ploum

Stockez tout ce dont vous avez besoin

Le travail juridique moderne implique bien plus que des documents texte standard, c'est pourquoi la plateforme NetDocuments vous permet de stocker différents types de fichiers. En tant qu'avocat spécialisé dans la propriété intellectuelle, Leppink apprécie cette fonctionnalité à titre personnel dans son travail quotidien.

Je peux stocker toutes sortes de fichiers, ce qui est essentiel dans mon activité liée à la propriété intellectuelle. Nous avons beaucoup de photos, d'images et même de films qui peuvent être facilement stockés dans NetDocuments.

Willem Leppink, associé spécialisé en propriété intellectuelle, Ploum

Automatisez votre organisation

Même les meilleurs systèmes peuvent être ralentis par des tâches administratives fastidieuses, telles que la création d'une structure de dossiers cohérente pour tous les dossiers entrants. Pour M. Leppink et l'équipe Ploum, ce problème a complètement disparu grâce à NetDocuments.

Ce qui est bien avec NetDocuments, c'est que lorsque nous ouvrons un dossier dans notre système juridique, le dossier s'ouvre automatiquement dans NetDocuments. Tous les dossiers sont là et je peux facilement y déplacer tous mes fichiers.

Willem Leppink, associé spécialisé en propriété intellectuelle, Ploum

Restez connecté où que vous soyez

Certaines cabinets d'avocats ont eu du mal à passer au télétravail pendant la pandémie de Covid-19, mais pour Ploum, le processus s'est déroulé sans heurts d'un point de vue technologique. Grâce à la gestion des documents dans le cloud, ils étaient déjà parfaitement préparés à travailler depuis n'importe où.

NetDocuments nous permet de travailler à domicile comme nous le ferions au bureau. Et comme nous avions déjà effectué cette transition vers NetDocuments, cela nous a aidés à être aussi flexibles que possible. Nous n'avons presque pas remarqué le passage au télétravail lorsque la pandémie nous y a contraints.

Willem Leppink, associé spécialisé en propriété intellectuelle, Ploum

Faites confiance à votre équipe

Lorsque vous investissez dans un outil aussi essentiel à votre activité que votre plateforme de gestion documentaire, il est préférable de ne le faire qu'une seule fois. Pour l'équipe Ploum, rester fidèle à NetDocuments est un choix qui leur inspire confiance, non seulement parce que cette solution répond à leurs besoins, mais aussi parce qu'ils savent que NetDocuments est un partenaire technologique attentif, à l'écoute et soucieux de mieux les servir.

Ce que j'apprécie chez NetDocuments, c'est qu'ils sont à l'écoute. Ce n'est pas quelque chose que j'ai constaté chez d'autres entreprises, qui peuvent se montrer très arrogantes. Mais NetDocuments s'efforce vraiment de comprendre ce que nous voulons faire. L'entreprise
prend en compte les commentaires pour créer un système bien meilleur et s'améliorer constamment.

Willem Leppink, associé spécialisé en propriété intellectuelle, Ploum

Allégez le travail quotidien de vos avocats. Demandez une consultation avec un expert en technologie juridique dès aujourd'hui ou appelez NetDocuments au (866) 638-3627 pour découvrir pourquoi Ploum et de nombreux autres font confiance à NetDocuments.