A tecnologia está mais onipresente do que nunca em nossa vida pessoal e profissional. Mas, à medida que o uso de ferramentas e plataformas tecnológicas aumenta, também aumentam as oportunidades de perder o controle de nossos documentos e dados.

Para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, essa expansão tecnológica e a consequente disseminação de informações em plataformas isoladas por toda a organização podem criar sérios obstáculos à produtividade, à eficiência, à governança de informações e muito mais. O desafio é encontrar uma solução que não obrigue o você a comprometer a segurança do escritório ou da organização em prol da produtividade do advogado.

O melhor em produtividade encontra o melhor em governança de informações

Como líder do setor em produtividade baseada em nuvem, as ferramentas da Microsoft se tornaram um elemento fundamental dos negócios modernos. Embora não atendam de imediato aos desafios e requisitos especializados do setor jurídico, elas fornecem o conjunto de ferramentas de produtividade mais amplamente utilizado.

O NetDocuments, por outro lado, é uma plataforma de conteúdo abrangente, projetada especificamente para profissionais do setor jurídico, com segurança, governança e conformidade premiadas incorporadas.

Mas aqui está uma ótima notícia: o você não precisa escolher. O você pode ter os recursos jurídicos do software líder de gerenciamento de documentos em nuvem (DMS) integrados perfeitamente às suas ferramentas favoritas da Microsoft.

É verdade, a NetDocuments e a Microsoft são simplesmente melhores juntas.

O ChatLink é a chave para uma colaboração perfeita e segura.

Muitas empresas, incluindo escritórios de advocacia, adotaram o Microsoft Teams na esteira da COVID-19 para manter suas organizações conectadas enquanto trabalham remotamente. No entanto, usar o Teams sem um DMS, ou junto com o seu DMS, não é necessariamente a experiência de trabalho perfeita que o você espera.

Muitas vezes, à medida que os documentos são transmitidos entre os usuários do Teams, eles são automaticamente carregados e armazenados na instância do OneDrive ou do SharePoint da sua organização, exacerbando essa questão já problemática de governança de informações, espalhando documentos em vários repositórios.

É por isso que criamos o ChatLink: Uma conexão perfeita entre o NetDocuments e o Microsoft Teams que permite acessar todos os recursos do NetDocuments dentro da experiência do Teams com a qual o você já está familiarizado, incluindo ferramentas complementares como Tasks, SetBuilder e CollabSpaces, tudo sem precisar depender do OneDrive ou do SharePoint.

O ChatLink permite que o você conecte os canais do Teams com espaços de trabalho específicos do assunto no NetDocuments, o que significa que não se perde tempo procurando o que precisa. Essa conexão permite a funcionalidade de toque único para que o você possa colaborar com segurança nos documentos - do check-out ao check-in, da renomeação ao controle de versão - sem alternar entre plataformas. E como os links dos documentos são compartilhados nos canais do Teams, as permissões de acesso do usuário que o você estabelece no NetDocuments são transferidas.

Em resumo: o ChatLink cria uma experiência totalmente integrada que ajuda a manter os espaços de trabalho diários dos advogados seguros, em conformidade e fáceis de gerenciar.

Mensagens em tempo real compatíveis

Uma das partes mais desafiadoras da conformidade é manter toda a comunicação relacionada ao assunto segura e protegida. Ao combinar o ndThread, a solução de bate-papo da NetDocuments, e o Microsoft Teams, o você pode oferecer aos seus advogados as vantagens das mensagens em tempo real e, ao mesmo tempo, atender aos altos padrões de governança jurídica. Para os departamentos jurídicos em particular, essa funcionalidade permite que o departamento jurídico trabalhe de perto e casualmente com colegas multifuncionais sem alternar entre plataformas.

Assim como os espaços de trabalho do NetDocuments, o ndThread pode ser adicionado como uma guia em sua experiência com o Microsoft Teams, de modo que as conversas em conformidade ainda estão a apenas um clique de distância. Conversas individuais, discussões em grupo, ideias e anotações em documentos podem ser arquivadas com segurança no repositório do seu espaço de trabalho, mantendo tudo como parte do registro oficial e salvo dentro do contexto.

Um espectro completo de possibilidades de integração

É claro que a Microsoft oferece mais do que apenas o Teams, e a NetDocuments oferece muitas outras ferramentas para manter seus sistemas funcionando em sincronia. Veja a seguir apenas algumas de nossas soluções integradas:

ndMail

Se os seus advogados usam o Outlook, a integração com o ndMail oferece um conjunto de ferramentas de gerenciamento de e-mail e de produtividade projetadas para profissionais da área jurídica. O você pode automatizar o arquivamento de e-mails com as regras do Outlook ou aproveitar o poder da inteligência artificial e do aprendizado de máquina para arquivar e-mails em um único clique com o arquivamento preditivo. Com o ndMail, sua caixa de entrada se torna o Productivity Central.

ndOffice

O NetDocuments é totalmente integrado aos aplicativos do Microsoft Office e ao Adobe Acrobat por meio do ndOffice, ajudando o você a otimizar fluxos de trabalho cruciais para seus advogados. Os advogados também podem acessar rapidamente documentos recentes e seu status com o Activity Center.

Além da funcionalidade padrão que permite que os advogados trabalhem completamente fora dos produtos do Microsoft Office, o ndOffice os ajuda a rastrear metadados e subversões de documentos praticamente ilimitados, além de empacotar e renomear anexos de e-mail diretamente no Outlook para criar uma experiência personalizada para clientes e colegas.

Conector Power Automate

O NetDocuments Connector for Microsoft Power Automate facilita a automação de processos manuais demorados dentro e fora do seu DMS com fluxos de trabalho personalizados de baixo código ou sem código e acesso a mais de 50 chamadas de API do NetDocuments, vinculando as necessidades da organização a tarefas legais específicas sem nenhum esforço extra.

E tem mais: Baixe nosso folheto para explorar o NetDocuments + Microsoft em detalhes, incluindo recursos extras como DLP, MCAS e FlexStore.

Em breve: Status do provedor de armazenamento e espelhamento

Além da poderosa funcionalidade que existe hoje, a conexão entre a Microsoft e a NetDocuments está ficando ainda mais forte. A NetDocuments está fazendo uma parceria com a Microsoft para se tornar um provedor de armazenamento do Teams totalmente integrado. Essa funcionalidade permitirá que o você defina a NetDocuments como seu único repositório de documentos de back-end no Teams, para que possa trabalhar de forma ainda mais integrada e segura.

Mas isso não é tudo. O NetDocuments terá ainda mais melhorias em 2021!

Em breve, tudo o que o você postar no Teams será espelhado no seu DMS, sem precisar acessar a guia ndThread. Se o você estiver arrastando arquivos da unidade local para o Teams ou anexando um documento a uma mensagem direta, o NetDocuments importará o arquivo e o salvará diretamente no arquivo de assunto associado.

Trabalho inspirado com a Microsoft e aNetDocuments

A combinação das poderosas ferramentas baseadas em nuvem oferecidas pela Microsoft e pela NetDocuments pode proporcionar uma incrível vantagem estratégica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, capacitando seus advogados a trabalhar de forma inspirada:

• Aumento da produtividade. O NetDocuments é o único DMS que oferece uma integração completa com o Teams e permite que o você mantenha arquivos de assuntos mais completos.
• Maior eficiência. Com acesso direto aos seus arquivos na interface do Teams, sua equipe pode trabalhar com menos interrupções.
• Segurança reforçada. Quando a segurança dos documentos é incorporada ao seu sistema, a escolha certa também é a escolha fácil para os usuários.

Está claro que, com o poder das principais plataformas de DMS e de produtividade empresarial que apoiam seus advogados, o sucesso nunca estará fora de alcance.

Entre em contato conosco para saber como a integração do NetDocuments com a Microsoft pode otimizar a segurança e a produtividade de sua empresa.