Tekniken är mer allestädes närvarande i våra privatliv och yrkesliv än någonsin tidigare. Men i takt med att vår användning av tekniska verktyg och plattformar ökar, ökar också risken att vi förlorar kontrollen över våra dokument och data.

För advokatbyråer och juridiska avdelningar kan denna tekniska spridning och den därmed följande spridningen av information över isolerade plattformar i hela organisationen skapa allvarliga hinder för produktivitet, effektivitet, informationshantering och mycket mer. Utmaningen är att hitta en lösning som inte tvingar dig att kompromissa med din byrås eller organisations säkerhet för att öka dina advokaters produktivitet.

Det bästa inom produktivitet möter det bästa inom informationshantering

Som branschledande inom molnbaserad produktivitet har Microsofts verktyg blivit en grundläggande del av det moderna näringslivet. Även om de inte direkt tillgodoser de specialiserade utmaningarna och kraven inom juridikbranschen, erbjuder de ändå den mest använda uppsättningen produktivitetsverktyg.

NetDocuments, å andra sidan, är en omfattande innehållsplattform som är särskilt utformad för jurister, med prisbelönt säkerhet, styrning och efterlevnad inbyggt.

Men här är den goda nyheten: Du behöver inte välja. Du kan få de juridiska funktionerna i den ledande molnbaserade dokumenthanteringsprogramvaran (DMS) integrerade sömlöst med dina favoritverktyg från Microsoft.

Det är sant, NetDocuments och Microsoft fungerar helt enkelt bättre tillsammans.

ChatLink är nyckeln till smidigt och säkert samarbete.

Många företag, däribland advokatbyråer, har infört Microsoft Teams i samband med COVID-19 för att hålla kontakten inom organisationen när de arbetar på distans. Att använda Teams utan ett dokumenthanteringssystem, eller tillsammans med ditt dokumenthanteringssystem, ger dock inte nödvändigtvis den smidiga arbetsupplevelse du hoppas på.

Ofta, när dokument skickas mellan Teams-användare, laddas de automatiskt upp och lagras i organisationens OneDrive- eller SharePoint-instans, vilket förvärrar det redan besvärliga problemet med informationshantering och sprider dokument över flera arkiv.

Därför har vi skapat ChatLink: en sömlös koppling mellan NetDocuments och Microsoft Teams som gör att du kan använda alla funktioner i NetDocuments inom den Teams-miljö du redan är van vid, inklusive tilläggsverktyg som Tasks, SetBuilder och CollabSpaces, utan att behöva använda OneDrive eller SharePoint.

Med ChatLink kan du koppla samman Teams-kanaler med ärendespecifika arbetsytor i NetDocuments, vilket innebär att du inte behöver slösa tid på att leta efter det du behöver. Denna koppling möjliggör funktionen ”single-touch”, så att du kan samarbeta säkert på dokument – från utcheckning till incheckning, omdöpning till versionshantering – utan att behöva växla mellan plattformar. Och eftersom dokumentlänkar delas inom Teams-kanalerna överförs de användarrättigheter som du ställer in i NetDocuments.

Kort sagt: ChatLink skapar en helt integrerad upplevelse som hjälper till att hålla advokaters dagliga arbetsplatser säkra, kompatibla och lätta att hantera.

Kompatibel realtidsmeddelandehantering

En av de största utmaningarna när det gäller regelefterlevnad är att säkerställa att all kommunikation som rör ärenden är säker och skyddad. Genom att kombinera ndThread, chattlösningen från NetDocuments, och Microsoft Teams kan du ge dina jurister fördelarna med realtidsmeddelanden samtidigt som du uppfyller de höga kraven på juridisk styrning. För juridiska avdelningar i synnerhet gör denna funktion det möjligt för juristerna att arbeta nära och informellt med kollegor från andra avdelningar utan att behöva växla mellan olika plattformar.

Precis som NetDocuments-arbetsytor kan ndThread läggas till som en flik i Microsoft Teams, så att konversationer som uppfyller kraven fortfarande bara är ett klick bort. En-till-en-konversationer, gruppdiskussioner, idéer och dokumentanteckningar kan arkiveras säkert i ditt arbetsutrymmesarkiv – så att allt finns med i den officiella dokumentationen och sparas i sitt sammanhang.

Ett komplett spektrum av integrationsmöjligheter

Naturligtvis erbjuder Microsoft mer än bara Teams – och NetDocuments erbjuder många fler verktyg för att hålla dina system synkroniserade. Här är några av våra integrerade lösningar:

ndMail

Om dina jurister använder Outlook erbjuder ndMail-integrationen en serie verktyg för e-posthantering och produktivitet som är utformade för jurister. Du kan automatisera arkivering av e-post med Outlook-regler eller utnyttja kraften i artificiell intelligens och maskininlärning för att arkivera e-postmeddelanden med ett enda klick med hjälp av prediktiv arkivering. Med ndMail blir din inkorg ett produktivitetscentrum.

ndOffice

NetDocuments är tätt integrerat med Microsoft Office-appar och Adobe Acrobat via ndOffice, vilket hjälper dig att effektivisera viktiga arbetsflöden för dina jurister. Jurister kan också snabbt komma åt senaste dokument och deras status med Activity Center.

Utöver standardfunktionerna som gör det möjligt för jurister att arbeta helt och hållet i Microsoft Office-produkter, hjälper ndOffice dem att spåra praktiskt taget obegränsade metadata och dokumentversioner, samt paketera och byta namn på e-postbilagor direkt i Outlook för att skapa en skräddarsydd upplevelse för kunder och kollegor.

Power Automate-anslutning

NetDocuments Connector för Microsoft Power Automate gör det enkelt att automatisera tidskrävande manuella processer inom och utanför ditt DMS med anpassade arbetsflöden med låg eller ingen kod och tillgång till över 50 NetDocuments API-anrop, vilket kopplar organisationens behov till juridiska specifika uppgifter utan extra ansträngning.

Och det finns mer: Ladda ner vår broschyr för att utforska NetDocuments + Microsoft på djupet, inklusive extrafunktioner som DLP, MCAS och FlexStore.

Kommer snart: Lagringsleverantörsstatus och spegling

Utöver den kraftfulla funktionalitet som finns idag blir kopplingen mellan Microsoft och NetDocuments ännu starkare. NetDocuments samarbetar med Microsoft för att bli en helt integrerad lagringsleverantör för Teams. Denna funktionalitet gör att du kan ställa in NetDocuments som ditt enda dokumentarkiv i Teams, så att du kan arbeta ännu smidigare och säkrare.

Men det är inte allt. NetDocuments kommer med ännu fler förbättringar under 2021!

Snart kommer allt du publicerar i Teams att speglas i ditt DMS, utan att du behöver öppna fliken ndThread. Oavsett om du drar filer från din lokala enhet till Teams eller bifogar ett dokument till ett direktmeddelande, importerar NetDocuments filen och sparar den direkt i den associerade ärendefilen.

Arbeta inspirerat med Microsoft och NetDocuments

Genom att kombinera de kraftfulla molnbaserade verktygen från Microsoft och NetDocuments kan advokatbyråer och juridiska avdelningar få en otrolig strategisk fördel, eftersom deras jurister får möjlighet att arbeta inspirerat med:

• Ökad produktivitet. NetDocuments är det enda DMS-systemet som erbjuder fullständig integration med Teams och gör det möjligt för dig att hantera mer kompletta ärendefiler.
• Ökad effektivitet. Med direkt åtkomst till dina filer i Teams-gränssnittet kan ditt team arbeta med färre avbrott.
• Förstärkt säkerhet. När dokumentsäkerhet är inbyggt i ditt system är det rätta valet också det enklaste valet för dina användare. 

Det är uppenbart att med kraften från de ledande DMS- och affärsproduktivitetsplattformarna som stöder dina jurister kommer framgången aldrig att vara utom räckhåll. 

Kontakta oss för att få veta hur integrationen av NetDocuments med Microsoft kan optimera säkerheten och produktiviteten för ditt företag.