Technologie is meer dan ooit aanwezig in ons persoonlijke en professionele leven. Maar naarmate we steeds meer gebruikmaken van technologische hulpmiddelen en platforms, neemt ook de kans toe dat we de controle over onze documenten en gegevens verliezen.

Voor advocatenkantoren en juridische afdelingen kan deze technologische wildgroei en de daaruit voortvloeiende verspreiding van informatie over gescheiden platforms binnen de organisatie ernstige belemmeringen vormen voor de productiviteit, efficiëntie, informatiebeheer en meer. De uitdaging is om een oplossing te vinden die u niet dwingt om de veiligheid van uw kantoor of organisatie in gevaar te brengen ten gunste van de productiviteit van uw advocaten.

Het beste op het gebied van productiviteit ontmoet het beste op het gebied van informatiebeheer

Als marktleider op het gebied van cloudgebaseerde productiviteit zijn de tools van Microsoft een fundamenteel onderdeel geworden van het moderne bedrijfsleven. Hoewel ze niet direct geschikt zijn voor de specifieke uitdagingen en vereisten van de juridische sector, bieden ze wel de meest gebruikte set productiviteitstools.

NetDocuments daarentegen is een uitgebreid contentplatform dat speciaal is ontworpen voor juridische professionals, met bekroonde beveiliging, governance en compliance die standaard zijn ingebouwd.

Maar hier is het goede nieuws: u hoeft niet te kiezen. U kunt de juridische expertise van de toonaangevende clouddocumentbeheersoftware (DMS) naadloos integreren met uw favoriete Microsoft-tools.

Het is waar, NetDocuments en Microsoft zijn gewoon beter samen.

ChatLink is de sleutel tot naadloze, veilige samenwerking.

Veel bedrijven, waaronder advocatenkantoren, zijn in de nasleep van COVID-19 overgestapt op Microsoft Teams om hun organisaties verbonden te houden terwijl ze op afstand werken. Het gebruik van Teams zonder DMS, of naast uw DMS, levert echter niet noodzakelijkerwijs de naadloze werkervaring op die u hoopt.

Vaak worden documenten die tussen Teams-gebruikers worden uitgewisseld automatisch geüpload en opgeslagen in de OneDrive- of SharePoint-instantie van uw organisatie, waardoor het toch al lastige probleem van informatiebeheer nog wordt verergerd en documenten over meerdere opslagplaatsen worden verspreid.

Daarom hebben we ChatLink ontwikkeld: een naadloze verbinding tussen NetDocuments en Microsoft Teams waarmee u toegang krijgt tot alle mogelijkheden van NetDocuments binnen de Teams-omgeving die u al kent, inclusief add-on tools zoals Tasks, SetBuilder en CollabSpaces, zonder dat u daarvoor OneDrive of SharePoint nodig hebt.

Met ChatLink kunt u Teams-kanalen koppelen aan specifieke werkruimten in NetDocuments, waardoor u geen tijd verspilt met het zoeken naar wat u nodig hebt. Deze koppeling maakt single-touch-functionaliteit mogelijk, zodat u veilig kunt samenwerken aan documenten – van uitchecken tot inchecken, hernoemen tot versiebeheer – zonder tussen platforms te hoeven schakelen. En aangezien documentlinks worden gedeeld binnen Teams-kanalen, worden de gebruikerstoegangsrechten die u in NetDocuments instelt, overgenomen.

Kortom: ChatLink creëert een volledig geïntegreerde ervaring die helpt om de dagelijkse werkplekken van advocaten veilig, compliant en eenvoudig te beheren te houden.

Conforme realtime berichten

Een van de grootste uitdagingen op het gebied van compliance is het veilig en beveiligd houden van alle communicatie met betrekking tot zaken. Door ndThread, de chatoplossing van NetDocuments, te koppelen aan Microsoft Teams, kunt u uw advocaten de voordelen van realtime berichtengeving bieden en tegelijkertijd voldoen aan de hoge normen van juridisch bestuur. Voor juridische afdelingen in het bijzonder maakt deze functionaliteit het mogelijk om nauw en informeel samen te werken met collega's uit andere afdelingen, zonder te hoeven schakelen tussen verschillende platforms.

Net als NetDocuments-werkruimten kan ndThread als tabblad worden toegevoegd aan uw Microsoft Teams-omgeving, zodat u met één muisklik toegang hebt tot alle gesprekken die aan de regelgeving voldoen. Eén-op-één-gesprekken, groepsdiscussies, ideeën en documentannotaties kunnen veilig worden opgeslagen in uw werkruimte-repository, zodat alles deel uitmaakt van het officiële dossier en in de juiste context wordt bewaard.

Een volledig spectrum aan integratiemogelijkheden

Natuurlijk biedt Microsoft meer dan alleen Teams — en NetDocuments biedt nog veel meer tools om uw systemen synchroon te laten werken. Hier volgt een overzicht van enkele van onze geïntegreerde oplossingen:

ndMail

Als uw advocaten met Outlook werken, biedt de ndMail-integratie een reeks tools voor e-mailbeheer en productiviteit die speciaal zijn ontworpen voor juridische professionals. U kunt het archiveren van e-mails automatiseren met Outlook-regels of gebruikmaken van de kracht van kunstmatige intelligentie en machine learning om e-mails met één klik te archiveren met voorspellende archivering. Met ndMail wordt uw inbox een productiviteitscentrum.

ndOffice

NetDocuments is nauw geïntegreerd met Microsoft Office-apps en Adobe Acrobat via ndOffice, waardoor u cruciale workflows voor uw advocaten kunt stroomlijnen. Advocaten hebben ook snel toegang tot recente documenten en hun status via het Activity Center.

Naast de standaardfunctionaliteit waarmee advocaten volledig vanuit Microsoft Office-producten kunnen werken, helpt ndOffice hen bij het bijhouden van vrijwel onbeperkte metadata en subversies van documenten, evenals bij het verpakken en hernoemen van e-mailbijlagen rechtstreeks in Outlook om een op maat gemaakte ervaring voor klanten en collega's te creëren.

Power Automate-connector

Met de NetDocuments Connector voor Microsoft Power Automate kunt u tijdrovende handmatige processen binnen en buiten uw DMS eenvoudig automatiseren met aangepaste low-code of no-code workflows en toegang tot meer dan 50 NetDocuments API-aanroepen, waardoor de behoeften van uw organisatie zonder extra inspanningen worden gekoppeld aan specifieke juridische taken.

En er is nog meer: Download onze brochure om NetDocuments + Microsoft grondig te verkennen, inclusief extra functies zoals DLP, MCAS en FlexStore.

Binnenkort beschikbaar: status van opslagprovider en mirroring

Naast de krachtige functionaliteit die vandaag de dag al beschikbaar is, wordt de band tussen Microsoft en NetDocuments nog sterker. NetDocuments werkt samen met Microsoft om een volledig geïntegreerde opslagprovider voor Teams te worden. Met deze functionaliteit kunt u NetDocuments instellen als uw enige back-end documentopslagplaats in Teams, zodat u nog naadlozer en veiliger kunt werken.

Maar dat is nog niet alles. NetDocuments heeft nog meer verbeteringen in petto voor 2021!

Binnenkort wordt alles wat u in Teams plaatst, gespiegeld in uw DMS, zonder dat u ooit naar het tabblad ndThread hoeft te gaan. Of u nu bestanden van uw lokale schijf naar Teams sleept of een document aan een direct bericht toevoegt, NetDocuments importeert het bestand en slaat het rechtstreeks op in het bijbehorende dossier.

Werk geïnspireerd met Microsoft en NetDocuments

De combinatie van de krachtige, cloudgebaseerde tools van Microsoft en NetDocuments kan advocatenkantoren en juridische afdelingen een ongelooflijk strategisch voordeel opleveren door uw advocaten in staat te stellen geïnspireerd te werken met:

• Verhoogde productiviteit. NetDocuments is het enige DMS dat volledig kan worden geïntegreerd met Teams en waarmee u vollediger dossiers kunt bijhouden.
• Verhoogde efficiëntie. Dankzij directe toegang tot uw bestanden binnen de Teams-interface kan uw team met minder onderbrekingen werken.
• Verbeterde beveiliging. Wanneer documentbeveiliging in uw systeem is geïntegreerd, is de juiste keuze ook de gemakkelijke keuze voor uw gebruikers. 

Het is duidelijk dat met de kracht van de toonaangevende DMS- en bedrijfsproductiviteitsplatforms die uw advocaten ondersteunen, succes nooit buiten bereik zal liggen. 

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe de integratie van NetDocuments met Microsoft de veiligheid en productiviteit van uw bedrijf kan optimaliseren.