La tecnologia è più onnipresente che mai nella nostra vita privata e professionale. Tuttavia, con l’aumentare dell’uso di strumenti e piattaforme tecnologiche, aumentano anche i rischi di perdere il controllo dei nostri documenti e dati.

Per gli studi legali e gli uffici legali, questa proliferazione tecnologica e la conseguente dispersione delle informazioni su piattaforme isolate all’interno dell’organizzazione possono creare seri ostacoli alla produttività, all’efficienza, alla governance delle informazioni e altro ancora. La sfida consiste nel trovare una soluzione che non costringa a compromettere la sicurezza dello studio o dell’organizzazione a vantaggio della produttività dei propri avvocati.

Il meglio della produttività incontra il meglio della governance delle informazioni

In qualità di leader del settore nella produttività basata sul cloud, gli strumenti di Microsoft sono diventati un elemento fondamentale del mondo aziendale moderno. Sebbene non rispondano immediatamente alle sfide e alle esigenze specifiche del settore legale, rappresentano comunque la suite di strumenti di produttività più diffusa.

NetDocuments, invece, è una piattaforma completa per la gestione dei contenuti progettata specificamente per i professionisti del settore legale, con funzionalità pluripremiate in materia di sicurezza, governance e conformità integrate direttamente nel sistema.

Ma ecco la grande notizia: non devi scegliere. Puoi disporre delle funzionalità avanzate in ambito legale offerte dal software leader nella gestione dei documenti nel cloud (DMS), perfettamente integrate con i tuoi strumenti Microsoft preferiti.

È vero, NetDocuments e Microsoft funzionano semplicemente meglio insieme.

ChatLink è la chiave per una collaborazione fluida e sicura.

Molte aziende, compresi gli studi legali, hanno adottato Microsoft Teams a seguito della pandemia di COVID-19 per mantenere i propri team in contatto durante il lavoro da remoto. Tuttavia, l’utilizzo di Teams senza un sistema di gestione documentale (DMS) o in combinazione con esso non garantisce necessariamente l’esperienza lavorativa fluida che ci si aspetta.

Spesso, quando i documenti vengono condivisi tra gli utenti di Teams, vengono automaticamente caricati e archiviati nell’istanza di OneDrive o SharePoint della propria organizzazione, aggravando il già complesso problema della governance delle informazioni e causando la dispersione dei documenti in più archivi.

Ecco perché abbiamo creato ChatLink: un collegamento perfettamente integrato tra NetDocuments e Microsoft Teams che ti consente di accedere a tutte le funzionalità di NetDocuments all’interno dell’ambiente di Teams che già conosci, compresi strumenti aggiuntivi come Tasks, SetBuilder e CollabSpaces, il tutto senza dover ricorrere a OneDrive o SharePoint.

ChatLink ti permette di collegare i canali di Teams agli spazi di lavoro dedicati a specifiche pratiche in NetDocuments, evitando così di perdere tempo a cercare ciò di cui hai bisogno. Questo collegamento offre funzionalità accessibili con un solo clic, consentendoti di collaborare in modo sicuro sui documenti — dal check-out al check-in, dalla ridenominazione alla gestione delle versioni — senza dover passare da una piattaforma all’altra. Inoltre, poiché i link ai documenti vengono condivisi all’interno dei canali di Teams, i permessi di accesso degli utenti impostati in NetDocuments vengono automaticamente applicati.

In breve: ChatLink offre un’esperienza completamente integrata che contribuisce a garantire che gli ambienti di lavoro quotidiani degli avvocati siano sicuri, conformi alle normative e facili da gestire.

Messaggistica in tempo reale conforme alle normative

Una delle sfide più impegnative in materia di conformità consiste nel garantire la sicurezza e la protezione di tutte le comunicazioni relative ai casi. Abbinando ndThread, la soluzione di chat di NetDocuments, a Microsoft Teams, è possibile offrire ai propri avvocati i vantaggi della messaggistica in tempo reale, rispettando al contempo gli elevati standard di governance legale. Per gli uffici legali, in particolare, questa funzionalità consente al personale legale di collaborare in modo stretto e informale con i colleghi di altri reparti senza dover passare da una piattaforma all’altra.

Proprio come gli spazi di lavoro di NetDocuments, ndThread può essere aggiunto come scheda nell’interfaccia di Microsoft Teams, in modo che le conversazioni conformi siano sempre a portata di clic. Le conversazioni individuali, le discussioni di gruppo, le idee e le annotazioni sui documenti possono essere archiviate in modo sicuro nel repository del tuo spazio di lavoro, garantendo che tutto rimanga parte del registro ufficiale e venga salvato nel contesto appropriato.

Una gamma completa di possibilità di integrazione

Naturalmente, Microsoft non offre solo Teams, e NetDocuments mette a disposizione molti altri strumenti per garantire la sincronizzazione dei vostri sistemi. Ecco una panoramica di alcune delle nostre soluzioni integrate:

ndMail

Se i vostri avvocati utilizzano Outlook, l’integrazione di ndMail offre una suite di strumenti per la gestione della posta elettronica e la produttività pensata appositamente per i professionisti del settore legale. È possibile automatizzare l’archiviazione delle e-mail tramite le regole di Outlook oppure sfruttare la potenza dell’intelligenza artificiale e dell’apprendimento automatico per archiviare le e-mail con un solo clic grazie all’archiviazione predittiva. Con ndMail, la vostra casella di posta diventa il centro della produttività.

ndOffice

NetDocuments è strettamente integrato con le applicazioni di Microsoft Office e Adobe Acrobat tramite ndOffice, consentendoti di ottimizzare i flussi di lavoro fondamentali per i tuoi avvocati. Gli avvocati possono inoltre accedere rapidamente ai documenti recenti e verificarne lo stato tramite il Centro attività.

Oltre alle funzionalità standard che consentono agli avvocati di lavorare interamente con i prodotti Microsoft Office, ndOffice li aiuta a tenere traccia di metadati e sottoversioni dei documenti praticamente illimitati, nonché a raggruppare e rinominare gli allegati e-mail direttamente all’interno di Outlook, creando così un’esperienza su misura per clienti e colleghi.

Connettore Power Automate

Il connettore NetDocuments per Microsoft Power Automate semplifica l'automazione dei processi manuali più dispendiosi in termini di tempo, sia all'interno che all'esterno del vostro sistema di gestione documentale (DMS), grazie a flussi di lavoro personalizzati "low-code" o "no-code" e all'accesso a oltre 50 chiamate API di NetDocuments, collegando le esigenze dell'organizzazione alle attività specifiche del settore legale senza alcuno sforzo aggiuntivo.

E non è tutto: Scarica la nostra brochure per scoprire tutti i dettagli su NetDocuments + Microsoft, comprese funzionalità aggiuntive come DLP, MCAS e FlexStore.

Prossimamente: Stato del provider di archiviazione e mirroring

Oltre alle potenti funzionalità già disponibili oggi, il legame tra Microsoft e NetDocuments si sta rafforzando sempre di più. NetDocuments sta collaborando con Microsoft per diventare un provider di archiviazione completamente integrato con Teams. Questa funzionalità vi consentirà di impostare NetDocuments come unico archivio di documenti back-end in Teams, permettendovi di lavorare in modo ancora più fluido e sicuro.

Ma non è tutto. Nel 2021 NetDocuments introdurrà ulteriori miglioramenti!

Presto, tutto ciò che pubblicherai su Teams verrà replicato nel tuo DMS, senza che tu debba mai accedere alla scheda ndThread. Sia che trascini file dal tuo disco locale su Teams, sia che alleghi un documento a un messaggio diretto, NetDocuments importerà il file e lo salverà direttamente nel fascicolo associato.

Lavora con ispirazione grazie a Microsoft e NetDocuments

La combinazione dei potenti strumenti basati sul cloud offerti da Microsoft e NetDocuments può garantire un incredibile vantaggio strategico agli studi legali e agli uffici legali, consentendo ai vostri avvocati di lavorare con maggiore ispirazione grazie a:

• Maggiore produttività. NetDocuments è l’unico sistema di gestione documentale (DMS) che offre un’integrazione completa con Teams e consente di gestire fascicoli più completi.
• Maggiore efficienza. Grazie all 'accesso diretto ai file dall'interfaccia di Teams, il tuo team potrà lavorare con meno interruzioni.
• Maggiore sicurezza. Quando la sicurezza dei documenti è integrata nel vostro sistema, la scelta giusta è anche quella più semplice per i vostri utenti. 

È chiaro che, grazie alla potenza delle principali piattaforme DMS e di produttività aziendale a supporto dei vostri avvocati, il successo non sarà mai fuori portata. 

Contattaci per scoprire come l'integrazione di NetDocuments con Microsoft possa ottimizzare la sicurezza e la produttività della vostra azienda.