La technologie est plus omniprésente que jamais dans notre vie personnelle et professionnelle. Mais à mesure que notre utilisation des outils et des plateformes technologiques augmente, les risques de perdre le contrôle de nos documents et de nos données augmentent également.

Pour les cabinets d'avocats et les services juridiques, cette prolifération technologique et la diffusion d'informations qui en résulte sur des plateformes cloisonnées à travers l'organisation peuvent créer de sérieux obstacles à la productivité, à l'efficacité, à la gouvernance de l'information, etc. Le défi consiste à trouver une solution qui ne vous oblige pas à compromettre la sécurité de votre cabinet ou de votre organisation au profit de la productivité de vos avocats.

Le meilleur en matière de productivité rencontre le meilleur en matière de gouvernance de l'information

En tant que leader du secteur de la productivité basée sur le cloud, les outils Microsoft sont devenus un élément fondamental des entreprises modernes. Bien qu'ils ne répondent pas immédiatement aux défis et aux exigences spécifiques du secteur juridique, ils constituent néanmoins l'ensemble d'outils de productivité le plus largement utilisé.

NetDocuments, quant à lui, est une plateforme de contenu complète spécialement conçue pour les professionnels du droit, avec des fonctionnalités primées en matière de sécurité, de gouvernance et de conformité intégrées.

Mais voici la bonne nouvelle : vous n'avez pas à choisir. Vous pouvez bénéficier des fonctionnalités juridiques avancées du meilleur logiciel de gestion documentaire (DMS) dans le cloud, intégré de manière transparente à vos outils Microsoft préférés.

C'est vrai, NetDocuments et Microsoft sont tout simplement meilleurs ensemble.

ChatLink est la clé d'une collaboration fluide et sécurisée.

De nombreuses entreprises, y compris des cabinets d'avocats, ont adopté Microsoft Teams à la suite de la pandémie de COVID-19 afin de maintenir la connexion au sein de leur organisation tout en travaillant à distance. Cependant, l'utilisation de Teams sans système de gestion documentaire (DMS) ou en parallèle de votre DMS ne garantit pas nécessairement l'expérience de travail fluide que vous espérez.

Souvent, lorsque des documents sont transmis entre les utilisateurs Teams, ils sont automatiquement téléchargés et stockés dans l'instance OneDrive ou SharePoint de votre organisation, ce qui aggrave le problème déjà épineux de la gouvernance de l'information, en dispersant les documents dans plusieurs référentiels.

C'est pourquoi nous avons créé ChatLink: une connexion transparente entre NetDocuments et Microsoft Teams qui vous permet d'accéder à toutes les fonctionnalités de NetDocuments dans l'environnement Teams que vous connaissez déjà, y compris les outils complémentaires tels que Tasks, SetBuilder et CollabSpaces, sans avoir à passer par OneDrive ou SharePoint.

ChatLink vous permet de connecter les canaux Teams à des espaces de travail spécifiques dans NetDocuments, ce qui vous évite de perdre du temps à rechercher ce dont vous avez besoin. Cette connexion offre une fonctionnalité à touche unique qui vous permet de collaborer en toute sécurité sur des documents (de l'extraction à l'archivage, en passant par le renommage et la gestion des versions) sans avoir à passer d'une plateforme à l'autre. Et comme les liens vers les documents sont partagés dans les canaux Teams, les autorisations d'accès utilisateur que vous définissez dans NetDocuments sont transférées.

En bref : ChatLink crée une expérience entièrement intégrée qui contribue à sécuriser, à rendre conforme et à faciliter la gestion des espaces de travail quotidiens des avocats.

Messagerie en temps réel conforme

L'un des aspects les plus difficiles de la conformité consiste à garantir la sécurité et la confidentialité de toutes les communications liées à un dossier. En associant ndThread, la solution de chat de NetDocuments, et Microsoft Teams, vous pouvez offrir à vos avocats les avantages de la messagerie en temps réel tout en respectant les normes élevées de la gouvernance juridique. Pour les services juridiques en particulier, cette fonctionnalité permet au service juridique de travailler en étroite collaboration et de manière informelle avec des collègues d'autres services sans avoir à changer de plateforme.

Tout comme les espaces de travail NetDocuments, ndThread peut être ajouté sous forme d'onglet dans votre expérience Microsoft Teams, afin que les conversations conformes restent accessibles en un seul clic. Les conversations individuelles, les discussions de groupe, les idées et les annotations de documents peuvent être classées en toute sécurité dans le référentiel de votre espace de travail, ce qui permet de conserver tous les éléments dans le dossier officiel et de les enregistrer dans leur contexte.

Une gamme complète de possibilités d'intégration

Bien sûr, Microsoft propose bien plus que Teams, et NetDocuments offre de nombreux autres outils pour assurer la synchronisation de vos systèmes. Voici quelques-unes de nos solutions intégrées :

ndMail

Si vos avocats utilisent Outlook, l'intégration ndMail fournit une suite d'outils de gestion des e-mails et de productivité conçus pour les professionnels du droit. Vous pouvez automatiser le classement des e-mails à l'aide des règles Outlook ou tirer parti de la puissance de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique pour classer les e-mails en un seul clic grâce au classement prédictif. Avec ndMail, votre boîte de réception devient le centre de votre productivité.

ndOffice

NetDocuments est étroitement intégré aux applications Microsoft Office et Adobe Acrobat via ndOffice, ce qui vous aide à rationaliser les flux de travail essentiels pour vos avocats. Les avocats peuvent également accéder rapidement aux documents récents et à leur statut grâce au Centre d'activité.

En plus des fonctionnalités standard qui permettent aux avocats de travailler entièrement à partir des produits Microsoft Office, ndOffice les aide à suivre un nombre pratiquement illimité de métadonnées et de sous-versions de documents, ainsi qu'à regrouper et renommer les pièces jointes directement dans Outlook afin de créer une expérience sur mesure pour leurs clients et leurs collègues.

Connecteur Power Automate

Le connecteur NetDocuments pour Microsoft Power Automate facilite l'automatisation des processus manuels chronophages à l'intérieur et à l'extérieur de votre système de gestion documentaire (DMS) grâce à des workflows personnalisés à faible code ou sans code et à l'accès à plus de 50 appels API NetDocuments, reliant les besoins de l'organisation à des tâches juridiques spécifiques sans effort supplémentaire.

Et ce n'est pas tout : Téléchargez notre brochure pour découvrir NetDocuments + Microsoft en détail, y compris les fonctionnalités supplémentaires telles que DLP, MCAS et FlexStore.

Prochainement : statut du fournisseur de stockage et mise en miroir

En plus des fonctionnalités puissantes qui existent aujourd'hui, la connexion entre Microsoft et NetDocuments se renforce encore davantage. NetDocuments s'associe à Microsoft pour devenir un fournisseur de stockage entièrement intégré à Teams. Cette fonctionnalité vous permettra de définir NetDocuments comme votre seul et unique référentiel de documents back-end dans Teams, afin que vous puissiez travailler de manière encore plus fluide et sécurisée.

Mais ce n'est pas tout. NetDocuments prévoit encore plus d'améliorations pour 2021 !

Bientôt, tout ce que vous publiez dans Teams sera répercuté dans votre DMS, sans que vous ayez à accéder à l'onglet ndThread. Que vous glissiez des fichiers depuis votre disque local vers Teams ou que vous joigniez un document à un message direct, NetDocuments importera le fichier et l'enregistrera directement dans le dossier associé.

Travaillez avec inspiration grâce à Microsoft et NetDocuments

La combinaison des puissants outils cloud proposés par Microsoft et NetDocuments peut offrir un avantage stratégique incroyable aux cabinets d'avocats et aux services juridiques en permettant à vos avocats de travailler avec inspiration grâce à :

• Productivité accrue. NetDocuments est le seul système de gestion documentaire (DMS) qui offre une intégration complète avec Teams et vous permet de conserver des dossiers plus complets.
• Efficacité accrue. Grâce à l'accès direct à vos fichiers dans l'interface Teams, votre équipe peut travailler avec moins d'interruptions.
• Sécurité renforcée. Lorsque la sécurité des documents est intégrée à votre système, le bon choix est également le choix le plus simple pour vos utilisateurs. 

Il est clair qu'avec la puissance des principales plateformes DMS et de productivité commerciale qui soutiennent vos avocats, le succès ne sera jamais hors de portée. 

Contactez-nous pour découvrir comment l'intégration de NetDocuments à Microsoft peut optimiser la sécurité et la productivité de votre entreprise.