Apaixonado pela adoção de tecnologias inovadoras que realmente ajudam seus negócios, Ploum, o escritório de advocacia holandês com um diferencial, compartilha sua jornada do NetDocuments para a nuvem.

"A nuvem e o software como serviço fazem sentido para mim. Não me preocupo com a administração do servidor, a manutenção e o consumo de energia. O investimento de capital é nominal, mas podemos escalar conforme a necessidade do negócio."

Ewa Krysmann, gerente de TI, Ploum

A dinâmica empresa iniciou sua busca por um sistema de gerenciamento de documentos em 2014. Hoje em dia, todos na Ploum usam o NetDocuments, seja um profissional de honorários ou um profissional de finanças, marketing ou RH.

Desafio: a necessidade de mudança

A Ploum queria tornar seu gerenciamento de documentos mais eficiente, fácil e flexível, reconhecendo a importância de encontrar uma tecnologia que se adaptasse aos estilos de trabalho em evolução dos associados e sócios da empresa.

"O mundo e o trabalho estão sempre mudando. Estou sempre buscando novas tecnologias e ferramentas que possam nos ajudar a prestar um excelente serviço aos nossos clientes", explicou a gerente de TI Ewa Krysmann, que trabalha na Ploum há 17 anos.

Durante esse tempo, a Krysmann viu e conduziu muitas mudanças e tem um histórico de sucesso na implementação de inovações tecnológicas para gerar resultados comerciais positivos.

Desde o início, uma solução baseada em nuvem era imprescindível.

"A nuvem e o software como serviço fazem sentido para mim. Não me preocupo com a administração do servidor, a manutenção e o consumo de energia. O investimento de capital é nominal, mas podemos escalar conforme a necessidade do negócio", explicou Krysmann.

"Nosso pessoal realmente pode trabalhar em qualquer lugar, fazendo tudo na nuvem. Vários de nossos parceiros viajam pelo mundo a trabalho e se consideram nômades digitais bem-sucedidos agora. Eles concordam que o NetDocuments oferece benefícios comerciais óbvios e confiáveis a um custo razoável."

Ewa Krysmann, gerente de TI, Ploum

Solução: Uma plataforma e um parceiro com uma visão para o futuro

Desde a primeira demonstração, o NetDocuments agradou até mesmo os advogados mais experientes da Ploum, devido à sua usabilidade e aos benefícios óbvios. O NetDocuments foi escolhido por ser uma plataforma de nuvem comprovada, verdadeira e de instância única, com uma postura de segurança robusta, usabilidade atraente e uma visão de desenvolvimento contínuo do produto.

"A NetDocuments prometeu que continuaria inovando e melhorando seus produtos. Esse é realmente o caso e é isso que queremos em um parceiro de tecnologia", disse Krysmann.

A implementação na Ploum foi feita em duas fases. A primeira foi um pequeno grupo distinto - os notários - uma equipe de 20 pessoas. A segunda fase abrangeu toda a empresa, com equipes jurídicas e funcionais, totalizando 135 funcionários.

"Essa abordagem funcionou bem para nós porque temos que manter o trabalho de cartório totalmente separado dos nossos advogados, então eles formaram um ponto de partida natural e gerenciável. Isso também significava que tínhamos um grupo informal de ajudantes da NetDocuments para a implementação muito maior", explicou Krysmann.

Resultados: Como é o sucesso?

A equipe da Krysmann utilizou uma combinação de treinamento clássico e de caminhada no chão para garantir que todos se sentissem à vontade para usar as novas ferramentas. Até mesmo os advogados que normalmente não esperam ansiosamente por mudanças perceberam os benefícios. Ploum queria ajudar aqueles que não eram tão experientes em tecnologia a experimentar rapidamente as vantagens da tecnologia.

"Nossa equipe sênior entende que a próxima geração de advogados é o futuro da firma e, desde a entrada em operação, eles próprios experimentaram os benefícios de trabalhar com o NetDocuments", disse Krysmann.

O valor do NetDocuments foi comprovado logo após a implementação, durante um processo de falência significativo e de alto perfil, no qual a Ploum precisou trabalhar com vários outros escritórios.

"Havia um maremoto de dados para armazenar, gerenciar e compartilhar entre as pessoas dentro e fora do escritório. Tínhamos o NetDocuments e isso nos deu uma clara vantagem sobre os outros escritórios de advocacia envolvidos", disse Krysmann.

O NetDocuments rapidamente se tornou a prova de conceito da estratégia de nuvem da empresa. A empresa agora mudou para um PMS baseado em nuvem, o Microsoft Office 365 e também usa tablets Microsoft Surface.

"Nosso pessoal realmente pode trabalhar em qualquer lugar, fazendo tudo na nuvem. Vários de nossos parceiros viajam pelo mundo a trabalho e se consideram nômades digitais bem-sucedidos agora. Eles concordam que a NetDocuments oferece benefícios comerciais óbvios e confiáveis a um custo razoável", disse Krysmann.

O futuro: Implementação de ferramentas para melhorar a colaboração

A Ploum está planejando usar o ndMail™ e o ndThread™ em 2019. Krysmann está confiante de que a colaboração e a comunicação no centro dessas ferramentas serão um sucesso na empresa.

"A colaboração e a comunicação no centro do ndThread melhorarão e organizarão as comunicações eletrônicas no estilo de conversação. Também poderemos comentar e colaborar diretamente em um documento, mesmo quando trabalharmos em equipes com localizações diferentes. Além disso, o arquivamento de e-mails será ainda mais fácil com o ndMail", disse Krysmann.

Os sócios também estão a bordo: "Portanto, temos o ideal - advogados sênior campeões que ajudam na mudança. Começar a falar sobre algo novo cria um burburinho e uma demanda. Quando a inovação chega, todos a querem", concluiu Krysmann.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.