Votre entreprise dispose déjà d'une stratégie en matière d'IA. Elle s'appelle votre système de gestion documentaire.

Patrick Ng, fondateur d’InPlace Solutions, un cabinet de conseil spécialisé dans les technologies juridiques au service des 50 plus grands cabinets d’avocats d’Australie, et ancien directeur informatique d’un grand cabinet d’avocats, explique pourquoi la décision la plus importante que la plupart des cabinets prendront cette année en matière d’IA ne concerne pas l’achat d’un nouvel outil. Elle porte plutôt sur la manière dont ils exploitent la plateforme à laquelle ils font déjà confiance.

À propos de Patrick Ng

Patrick Ng dirige InPlace Solutions, un cabinet de conseil spécialisé qui travaille exclusivement avec les 50 plus grands cabinets d'avocats d'Australie, un marché délibérément restreint que lui et ses associés ont choisi après avoir fait carrière en tant que directeurs informatiques au sein de grands cabinets d'avocats. Cette perspective privilégiée, qui lui permet d'avoir une vision des deux côtés de la relation acheteur-fournisseur, influence la manière dont il conseille aujourd'hui les cabinets sur l'adoption de l'IA. 

Le problème : l'IA donne l'impression d'être un fournisseur de plus à gérer 

Pour la plupart des entreprises, l’IA s’est imposée sous la forme d’une multitude de solutions ponctuelles : un identifiant de plus, une intégration de plus, un élément supplémentaire que le service informatique doit sécuriser et prendre en charge. Les clients de Ng ne souhaitent pas simplifier leur défi en matière d’IA en alourdissant encore davantage leur infrastructure. Ils veulent savoir s’il est possible de la rendre simple et s’il est possible de la réguler. 

Pourquoi c'est la plateforme, et non un nouvel outil, qui est la solution 

Selon Ng, c’est au sein du système de gestion documentaire (SGD) que ce problème trouve sa solution, car il s’agit déjà de l’environnement à partir duquel les entreprises produisent leurs documents. L’IA n’a pas besoin d’être ajoutée en tant que module externe ; elle doit être intégrée à la plateforme dans laquelle l’entreprise a déjà investi et en laquelle elle a confiance. Il cite l’évolution de la production de PDF, qui est passée d’un logiciel autonome à une fonctionnalité native de la plateforme, comme modèle illustrant la direction que prend l’IA dans le GED : utile, intuitive et s’appuyant sur un environnement déjà existant. 

Deux acheteurs, deux calculs différents 

Les DSI et les associés gérants participent tous deux à cette décision, mais leurs priorités ne sont pas les mêmes : 

• Les DSImisent sur la consolidation : moins de fournisseurs, moins de complexité et une plateforme qu’ils peuvent continuer à développer plutôt que de la remplacer pièce par pièce. La sécurité est une priorité absolue. 
• Les associés gérantsse concentrent sur les parties prenantes : la fidélisation des clients et la démonstration que les investissements technologiques du cabinet constituent un facteur de différenciation réellement perçu par les clients, qu'il s'agisse du débit, de la qualité ou de la capacité à prendre en charge davantage de travail. 

Le nouveau test de la fiducie : pouvez-vous vous en retirer si nécessaire ? 

La migration était autrefois ce que les entreprises redoutaient le plus lorsqu'elles changeaient de plateforme. Ng souligne que cela a changé. Grâce aux formats de fichiers ouverts et aux systèmes natifs du cloud, passer d'une plateforme à l'autre n'est plus le calvaire que c'était autrefois. Cette évolution a transformé le discours commercial : les entreprises bénéficient désormais d'un marché concurrentiel, de sorte que la relation avec le fournisseur doit continuer à mériter sa place, plutôt que de compter sur les coûts de changement pour fidéliser les clients. 

« Quelle est, en fin de compte, la meilleure plateforme ? » : telle est, selon Ng, la véritable question qui sous-tend toute décision relative à un système de gestion documentaire (DMS), tout comme celle de savoir si le fournisseur continuera à accompagner l'entreprise sur cette plateforme dans plusieurs années. 

Points clés à retenir 

• La valeur de l'IA dépend de l'environnement dans lequel elle est intégrée, et non de l'outil en lui-même 
• Les DSI et les associés gérants évaluent l'état de préparation à l'IA sous différents angles : consolidation des plateformes ou différenciation vis-à-vis des clients 
• Les formats ouverts et l'architecture native du cloud ont réduit le coût de changement de fournisseur, ce qui a rendu plus exigeants les critères de confiance envers les fournisseurs. 

À long terme, la question n'est pas de savoir quelle plateforme offre le plus de fonctionnalités aujourd'hui, mais quel fournisseur continuera à investir aux côtés de votre entreprise.