A sua empresa já dispõe de uma estratégia de IA. Chama-se «Sistema de Gestão de Documentos».

Patrick Ng, fundador da InPlace Solutions, uma empresa de consultoria especializada em tecnologia jurídica que presta serviços às 50 principais sociedades de advogados da Austrália, e antigo diretor de sistemas de informação de uma grande sociedade de advogados, explica por que razão a decisão mais importante em matéria de IA que a maioria das sociedades tomará este ano não se prende com a aquisição de uma nova ferramenta. Trata-se, sim, do que fazem com a plataforma na qual já confiam.

Sobre Patrick Ng

Patrick Ng lidera a InPlace Solutions, uma consultora especializada que trabalha exclusivamente com os 50 principais escritórios de advogados da Austrália, um mercado deliberadamente restrito que ele e os seus sócios escolheram após terem construído as suas carreiras como diretores de sistemas de informação (CIO) em grandes escritórios de advogados. Essa perspetiva privilegiada, ao ter estado de ambos os lados da relação comprador-fornecedor, molda a forma como hoje aconselha os escritórios sobre a adoção da IA. 

O problema: a IA parece ser mais um fornecedor a gerir 

Para a maioria das empresas, a IA surgiu como uma onda de soluções pontuais: mais um login, mais uma integração, mais uma coisa que o departamento de TI tem de proteger e apoiar. Os clientes de Ng não pretendem simplificar o seu desafio em matéria de IA adicionando mais elementos à pilha de tecnologias. Pretendem saber se é possível torná-la simples e se é possível gerir a sua utilização. 

Por que razão a plataforma, e não uma nova ferramenta, é a resposta 

Na opinião de Ng, é no sistema de gestão de documentos (DMS) que esta questão se resolve, uma vez que já constitui o ambiente a partir do qual as empresas operam. A IA não precisa de ser adicionada posteriormente; tem de ser integrada na plataforma na qual a empresa já investiu e na qual confia. Ele aponta para a forma como a produção de PDF passou de uma aquisição de software autónomo para uma funcionalidade nativa da plataforma como modelo para o rumo que a IA no DMS está a tomar: útil, intuitiva e construída sobre um ambiente que já existe. 

Dois compradores, dois cálculos diferentes 

Tanto os diretores de informática (CIO) como os sócios-gerentes participam nesta decisão, mas atribuem importância a aspetos diferentes: 

• Os CIOsapostam na consolidação: menos fornecedores, menos complexidade e uma plataforma que lhes permita continuar a desenvolvê-la, em vez de a substituir parte por parte. A segurança é imprescindível. 
• Os sócios-gerentescentram-se nas partes interessadas: a fidelização dos clientes e a demonstração de que o investimento em tecnologia da empresa se traduz num fator diferenciador que os clientes realmente notam, quer se trate de produtividade, qualidade ou capacidade para assumir mais trabalho. 

O novo teste de fideicomisso: consegue sair do fideicomisso, se for necessário? 

A migração costumava ser o aspeto que as empresas mais temiam na mudança de plataformas. Ng observa que isso mudou. Os formatos de ficheiros abertos e os sistemas nativos da nuvem significam que a transição entre plataformas já não é o calvário que era antigamente. Essa mudança alterou a dinâmica das vendas: as empresas beneficiam da tranquilidade de um mercado competitivo, pelo que a relação com o fornecedor tem de continuar a merecer a sua posição, em vez de depender dos custos de mudança para manter os clientes. 

«Qual é, afinal, a melhor plataforma?» é, na opinião de Ng, a verdadeira questão subjacente a todas as decisões relativas a sistemas de gestão de documentos (DMS), a par da questão de saber se o fornecedor continuará a apoiar a empresa nessa plataforma daqui a alguns anos. 

Pontos-chave 

• O valor da IA está ligado ao ambiente em que está integrada, e não à própria ferramenta 
• Os diretores de informática (CIO) e os sócios-gerentes avaliam o grau de preparação para a IA sob diferentes perspetivas: a consolidação das plataformas versus a diferenciação na relação com os clientes 
• Os formatos abertos e a arquitetura nativa da nuvem reduziram o custo da mudança de fornecedor, elevando os padrões de confiança nos fornecedores 

A questão a longo prazo não é saber qual a plataforma que tem mais funcionalidades atualmente. É saber qual o fornecedor que continuará a investir em conjunto com a sua empresa