Uw bedrijf heeft al een AI-strategie. Die heet: uw documentbeheersysteem.

Patrick Ng, oprichter van InPlace Solutions – een gespecialiseerd adviesbureau op het gebied van juridische technologie voor de 50 grootste advocatenkantoren van Australië – en voormalig CIO bij een groot advocatenkantoor, legt uit waarom de belangrijkste beslissing op het gebied van AI die de meeste kantoren dit jaar zullen nemen, niet draait om de aanschaf van een nieuwe tool. Het gaat erom wat ze doen met het platform waarop ze al vertrouwen.

Over Patrick Ng

Patrick Ng staat aan het hoofd van InPlace Solutions, een gespecialiseerd adviesbureau dat uitsluitend samenwerkt met de 50 grootste advocatenkantoren van Australië – een bewust beperkte markt waarvoor hij en zijn partners hebben gekozen nadat ze hun carrière als CIO’s bij grote advocatenkantoren hadden opgebouwd. Dat unieke perspectief, waarbij hij beide kanten van de relatie tussen koper en leverancier kent, is bepalend voor de manier waarop hij kantoren vandaag de dag adviseert over de implementatie van AI. 

Het probleem: AI voelt aan als weer een leverancier die je moet beheren 

Voor de meeste bedrijven is AI binnengekomen als een golf van afzonderlijke oplossingen: weer een nieuwe login, weer een nieuwe integratie, weer iets wat de IT-afdeling moet beveiligen en ondersteunen. De klanten van Ng willen hun AI-uitdaging niet vereenvoudigen door nog meer aan de stack toe te voegen. Ze willen weten of het eenvoudig kan worden gemaakt en of het goed kan worden beheerd. 

Waarom het platform, en niet een nieuwe tool, de oplossing is 

Volgens Ng wordt dit opgelost via het documentbeheersysteem (DMS), omdat dat nu al de omgeving is waarbinnen bedrijven hun werk verrichten. AI hoeft er niet als een extra laag bovenop te worden geplaatst; het moet worden ingebouwd in het platform waarin het bedrijf al heeft geïnvesteerd en waarop het vertrouwt. Hij wijst erop hoe de productie van PDF-bestanden is geëvolueerd van de aanschaf van op zichzelf staande software naar een native platformfunctie, als model voor de richting waarin AI in het DMS zich ontwikkelt: nuttig, intuïtief en gebouwd op een omgeving die er al is. 

Twee kopers, twee verschillende berekeningen 

Zowel CIO’s als managing partners zijn bij deze beslissing betrokken, maar zij hechten aan verschillende aspecten: 

• CIO’srichten zich op consolidatie: minder leveranciers, minder complexiteit en een platform waarop ze kunnen blijven voortbouwen in plaats van het stuk voor stuk te vervangen. Beveiliging staat niet ter discussie. 
• De managing partnersrichten zich op de belanghebbenden: klantbinding en het bewijs dat de technologische investeringen van het kantoor zich vertalen in een onderscheidend vermogen dat klanten daadwerkelijk opmerken, of het nu gaat om doorvoercapaciteit, kwaliteit of de mogelijkheid om meer werk aan te nemen. 

De nieuwe vertrouwensproef: kun je eruit stappen als dat nodig is? 

Vroeger was migratie hetgeen waar bedrijven het meest tegen opzagen bij het overstappen naar een ander platform. Ng merkt op dat dit is veranderd. Dankzij open bestandsformaten en cloud-native systemen is het overstappen tussen platforms niet langer de beproeving die het ooit was. Die verschuiving heeft het verkoopgesprek veranderd: bedrijven profiteren van een concurrerende markt, waardoor de leverancier zijn positie steeds opnieuw moet verdienen in plaats van te vertrouwen op overstapkosten om klanten te behouden. 

"Welk platform is uiteindelijk het beste?" is volgens Ng de echte vraag die ten grondslag ligt aan elke DMS-beslissing, naast de vraag of de leverancier het bedrijf over een aantal jaar nog steeds zal ondersteunen op dat platform. 

Belangrijkste punten 

• De waarde van AI hangt af van de omgeving waarin het is geïntegreerd, niet van de tool zelf 
• CIO’s en managing partners beoordelen de mate waarin een organisatie klaar is voor AI vanuit verschillende invalshoeken: platformconsolidatie versus differentiatie op klantniveau 
• Open formaten en cloud-native architectuur hebben de overstapkosten verlaagd, waardoor de lat voor het vertrouwen in leveranciers hoger is komen te liggen 

De vraag op de lange termijn is niet welk platform op dit moment de meeste functies biedt. Het gaat erom welke leverancier samen met uw bedrijf zal blijven investeren