La vostra azienda dispone già di una strategia basata sull’intelligenza artificiale. Si chiama “sistema di gestione dei documenti”.

Patrick Ng, fondatore di InPlace Solutions, una società di consulenza specializzata in tecnologia legale al servizio dei 50 principali studi legali australiani, ed ex CIO di un grande studio legale, spiega perché la decisione più importante in materia di intelligenza artificiale che la maggior parte degli studi prenderà quest’anno non riguarda l’acquisto di un nuovo strumento, ma piuttosto l’uso che faranno della piattaforma di cui già si fidano.

Informazioni su Patrick Ng

Patrick Ng è a capo di InPlace Solutions, una società di consulenza specializzata che opera esclusivamente con i 50 principali studi legali australiani, un mercato volutamente ristretto che lui e i suoi soci hanno scelto dopo aver costruito la propria carriera come CIO all’interno di grandi studi legali. Questa prospettiva privilegiata, che gli permette di osservare entrambi i lati del rapporto acquirente-fornitore, influenza il modo in cui oggi fornisce consulenza agli studi legali sull’adozione dell’intelligenza artificiale. 

Il problema: l'intelligenza artificiale sembra l'ennesimo fornitore da gestire 

Per la maggior parte delle aziende, l’intelligenza artificiale si è imposta come un’ondata di soluzioni puntuali: un altro accesso, un’altra integrazione, un altro elemento che il reparto IT deve proteggere e supportare. I clienti di Ng non vogliono semplificare la sfida dell’intelligenza artificiale aggiungendo ulteriori elementi allo stack. Vogliono sapere se è possibile renderla semplice e se è possibile gestirla in modo controllato. 

Perché la risposta sta nella piattaforma, e non in un nuovo strumento 

Secondo Ng, è proprio il sistema di gestione dei documenti (DMS) a risolvere la questione, poiché rappresenta già l’ambiente in cui le aziende operano. L’intelligenza artificiale non deve essere aggiunta come un elemento esterno, ma deve essere integrata nella piattaforma in cui l’azienda ha già investito e di cui si fida. Egli indica il modo in cui la produzione di PDF è passata dall’acquisto di un software autonomo a una funzionalità nativa della piattaforma come modello di riferimento per la direzione che sta prendendo l’intelligenza artificiale nel DMS: utile, intuitiva e basata su un ambiente già esistente. 

Due acquirenti, due calcoli diversi 

Sia i CIO che i soci amministratori partecipano a questa decisione, ma attribuiscono importanza a aspetti diversi: 

• I CIOpuntano sul consolidamento: meno fornitori, meno complessità e una piattaforma su cui poter continuare a costruire, anziché sostituirne le singole parti una alla volta. La sicurezza è un requisito imprescindibile. 
• I soci amministratoripuntano l’attenzione sugli stakeholder: la fidelizzazione dei clienti e la dimostrazione che gli investimenti tecnologici dello studio si traducono in un elemento di differenziazione che i clienti notano effettivamente, che si tratti di produttività, qualità o capacità di gestire un volume di lavoro maggiore. 

Il nuovo test di fiducia: riesci a uscirne se necessario? 

Un tempo la migrazione era l’aspetto che le aziende temevano di più quando dovevano cambiare piattaforma. Ng osserva che le cose sono cambiate. Grazie ai formati di file aperti e ai sistemi cloud-native, il passaggio da una piattaforma all’altra non è più il calvario che era un tempo. Questo cambiamento ha trasformato il dialogo commerciale: le aziende possono contare su un mercato competitivo, quindi il rapporto con il fornitore deve continuare a guadagnarsi la propria posizione, anziché fare affidamento sui costi di transizione per trattenere i clienti. 

“Qual è, in fin dei conti, la piattaforma migliore?” è, secondo Ng, la vera domanda che sta alla base di ogni decisione relativa a un sistema di gestione documentale (DMS), insieme alla domanda se il fornitore continuerà a supportare l’azienda su quella piattaforma anche tra molti anni. 

Punti chiave 

• Il valore dell'intelligenza artificiale è legato al contesto in cui viene integrata, non allo strumento in sé 
• I CIO e i soci amministratori valutano il grado di preparazione all’intelligenza artificiale da diverse prospettive: il consolidamento delle piattaforme contro la differenziazione orientata al cliente 
• I formati aperti e l'architettura cloud-native hanno ridotto i costi di migrazione, inasprendo i requisiti di affidabilità dei fornitori 

La questione a lungo termine non è quale piattaforma offra oggi il maggior numero di funzionalità, bensì quale fornitore continuerà a investire al fianco della vostra azienda