Su empresa ya cuenta con una estrategia de inteligencia artificial. Se llama «sistema de gestión documental».

Patrick Ng, fundador de InPlace Solutions —una consultora especializada en tecnología jurídica que asesora a los 50 principales bufetes de Australia— y antiguo director de sistemas de información de un gran bufete, explica por qué la decisión más importante que la mayoría de los bufetes tomarán este año en materia de inteligencia artificial no tiene que ver con la adquisición de una nueva herramienta, sino con el uso que hagan de la plataforma en la que ya confían.

Acerca de Patrick Ng

Patrick Ng dirige InPlace Solutions, una consultora especializada que trabaja exclusivamente con los 50 principales bufetes de abogados de Australia, un mercado deliberadamente reducido que él y sus socios eligieron tras desarrollar sus carreras como directores de sistemas de información en grandes bufetes. Esa perspectiva privilegiada, al haber estado en ambos lados de la relación entre comprador y proveedor, determina la forma en que asesora actualmente a los bufetes sobre la adopción de la inteligencia artificial. 

El problema: la IA parece un proveedor más que gestionar 

Para la mayoría de las empresas, la IA ha llegado en forma de una oleada de soluciones puntuales: otro inicio de sesión, otra integración, otra cosa que el departamento de TI debe proteger y gestionar. Los clientes de Ng no desean simplificar su reto en materia de IA añadiendo más elementos a la pila tecnológica. Quieren saber si es posible simplificarla y si se puede gestionar adecuadamente. 

Por qué la respuesta está en la plataforma, y no en una nueva herramienta 

La opinión de Ng es que el sistema de gestión documental (DMS) es donde se resuelve esto, ya que es el entorno desde el que las empresas ya trabajan. La IA no tiene por qué añadirse como un complemento externo; debe integrarse en la plataforma en la que la empresa ya ha invertido y en la que confía. Señala cómo la generación de archivos PDF pasó de ser una adquisición de software independiente a convertirse en una funcionalidad nativa de la plataforma, como modelo de hacia dónde se dirige la IA en el DMS: útil, intuitiva y basada en un entorno que ya existe. 

Dos compradores, dos cálculos distintos 

Tanto los directores de sistemas de información (CIO) como los socios directores participan en esta decisión, pero cada uno da más importancia a distintos aspectos: 

• Los directores de sistemas de información (CIO)se centran en la consolidación: menos proveedores, menos complejidad y una plataforma sobre la que puedan seguir desarrollando, en lugar de tener que ir sustituyendo los componentes uno a uno. La seguridad es innegociable. 
• Los socios directoresse centran en las partes interesadas: la fidelidad de los clientes y la demostración de que la inversión en tecnología de la empresa se traduce en un factor diferenciador que los clientes realmente perciben, ya sea en términos de rendimiento, calidad o capacidad para asumir más trabajo. 

La nueva prueba del fideicomiso: ¿puede retirarse si lo necesita? 

La migración solía ser lo que más temían las empresas a la hora de cambiar de plataforma. Ng señala que eso ha cambiado. Los formatos de archivo abiertos y los sistemas nativos de la nube hacen que el cambio entre plataformas ya no sea la odisea que solía ser. Este cambio ha transformado el discurso comercial: las empresas cuentan con la tranquilidad que ofrece un mercado competitivo, por lo que la relación con el proveedor debe seguir ganándose su lugar, en lugar de depender de los costes de cambio para retener a los clientes. 

«¿Cuál es, en definitiva, la mejor plataforma?» es, en opinión de Ng, la verdadera cuestión que subyace a toda decisión sobre un sistema de gestión documental (DMS), junto con la duda de si el proveedor seguirá respaldando a la empresa en esa plataforma dentro de unos años. 

Puntos clave 

• El valor de la IA está ligado al entorno en el que se integra, no a la herramienta en sí misma 
• Los directores de sistemas de información (CIO) y los socios directores evalúan el grado de preparación para la inteligencia artificial desde diferentes perspectivas: la consolidación de plataformas frente a la diferenciación orientada al cliente 
• Los formatos abiertos y la arquitectura nativa de la nube han reducido el coste de cambiar de proveedor, lo que ha elevado el listón en cuanto a la confianza en los proveedores 

La cuestión a largo plazo no es qué plataforma cuenta hoy en día con más funciones, sino qué proveedor seguirá invirtiendo junto a su empresa.