Ert företag har redan en AI-strategi. Den kallas ert dokumenthanteringssystem.

Patrick Ng, grundare av InPlace Solutions – ett specialiserat rådgivningsföretag inom juridisk teknik som arbetar med Australiens 50 främsta advokatbyråer – och tidigare IT-chef på en stor advokatbyrå, förklarar varför det viktigaste beslutet inom AI som de flesta byråer kommer att fatta i år inte handlar om att köpa in ett nytt verktyg. Det handlar istället om vad de gör med den plattform de redan litar på.

Om Patrick Ng

Patrick Ng leder InPlace Solutions, ett specialiserat konsultföretag som uteslutande arbetar med Australiens 50 främsta advokatbyråer – en medvetet avgränsad marknad som han och hans partners valde efter att ha byggt upp sina karriärer som IT-chefer inom stora advokatbyråer. Denna unika utgångspunkt, där han har erfarenhet från båda sidor av relationen mellan köpare och leverantör, präglar hur han idag ger råd till byråerna om införandet av AI. 

Problemet: AI känns som ännu en leverantör att hantera 

För de flesta företag har AI kommit i form av en våg av punktlösningar: ännu en inloggning, ännu en integration, ännu en sak som IT-avdelningen måste säkra och ge support för. Ng:s kunder vill inte förenkla sina AI-utmaningar genom att lägga till ännu fler komponenter i systemstacken. De vill veta om det går att göra det enkelt och om det går att styra. 

Varför plattformen – och inte ett nytt verktyg – är lösningen 

Ng anser att det är i dokumenthanteringssystemet (DMS) som detta ska lösas, eftersom det redan är den miljö som företagen arbetar utifrån. AI behöver inte läggas till som ett extra tillägg; det måste byggas in i den plattform som företaget redan har investerat i och litar på. Han pekar på hur PDF-produktion gick från att vara ett fristående programvaruköp till en inbyggd plattformsfunktion som en modell för vart AI i DMS är på väg: användbart, intuitivt och byggt på en miljö som redan finns. 

Två köpare, två olika beräkningar 

Både IT-chefer och verkställande delägare är delaktiga i detta beslut, men de lägger vikt vid olika aspekter: 

• IT-chefernasatsar på konsolidering: färre leverantörer, mindre komplexitet och en plattform som de kan fortsätta bygga vidare på istället för att byta ut del för del. Säkerheten är en absolut prioritet. 
• De ansvariga delägarnafokuserar på intressenterna: kundlojalitet och bevis på att byråns teknikinvesteringar utgör en konkurrensfördel som kunderna faktiskt lägger märke till, oavsett om det handlar om genomströmning, kvalitet eller förmågan att ta sig an fler uppdrag. 

Det nya förtroendetestet: Kan du lämna förvaltningen om det behövs? 

Tidigare var migreringen det som företagen fruktade mest när de skulle byta plattform. Ng konstaterar att detta har förändrats. Öppna filformat och molnbaserade system innebär att det inte längre är den prövning det en gång var att byta mellan plattformar. Denna förändring har förändrat försäljningssamtalen: företagen kan känna sig trygga i en konkurrensutsatt marknad, vilket innebär att leverantörsrelationen måste fortsätta att förtjäna sin plats istället för att förlita sig på bytekostnader för att behålla kunderna. 

”Vilken plattform är egentligen bäst i slutändan?” är, enligt Ng, den verkliga frågan som ligger till grund för varje beslut om ett DMS-system, tillsammans med frågan om leverantören fortfarande kommer att stödja företaget på den plattformen om några år. 

Viktiga slutsatser 

• AI:s värde hänger samman med den miljö den är integrerad i, inte med verktyget i sig 
• IT-chefer och verkställande delägare bedömer beredskapen för AI ur olika perspektiv: plattformskonsolidering kontra differentiering gentemot kunderna 
• Öppna format och molnbaserad arkitektur har sänkt kostnaderna för att byta leverantör, vilket har höjt kraven på leverantörernas trovärdighet 

Den långsiktiga frågan är inte vilken plattform som har flest funktioner idag. Det handlar om vilken leverantör som kommer att fortsätta investera tillsammans med ert företag