Om Sheppard, Mullin, Richter & Hamptom LLP

Sheppard Mullin ble grunnlagt i 1927 og er et fullservice advokatfirma på Global 100-listen som håndterer selskaps- og teknologisaker, tvister med høy risiko og komplekse finansielle transaksjoner. Fra sine 15 kontorer i USA, Europa og Asia tilbyr firmaet globale løsninger til klienter over hele verden, og gir sømløs representasjon i flere jurisdiksjoner.

Hvorfor Sheppard Mullin valgte NetDocuments

Før samarbeidet med NetDocuments hadde Sheppard Mullin jobbet hos deres tidligere leverandør av dokumenthåndteringssystemer (DMS) i over 20 år. Firmaet hadde nådd et kritisk punkt der serverutskiftninger og omstrukturering av infrastrukturen var nært forestående, og ledelsen bestemte seg for å se på andre alternativer. I tillegg avdekket bedriftsomfattende undersøkelser et sterkt ønske om en løsning som var mer moderne og brukervennlig.

Da firmaets tidligere IT-sjef, Donna Paulson, startet søket etter et nytt DMS, var hennes topprioritet å finne en skybasert plattform som kunne levere den høyeste sikkerhetsstandarden, samtidig som den appellerte til nye advokater. Det tok ikke lang tid før hun innså at NetDocuments var den ideelle løsningen, spesielt sammenlignet med andre leverandører på markedet. Ifølge Curt Montague, Sheppard Mullins direktør for teknologitjenester: «Vi klarte rett og slett ikke å matche sikkerhetsnivået som NetDocuments foreslo», og la til at NetDocuments, ifølge deres forskning, var den eneste virkelig skybaserte plattformen sammenlignet med andre leverandører.

Enestående firmaadopsjon og vellykket overføring av mer enn 40 millioner dokumenter

Ifølge Montague var implementeringsopplevelsen til Sheppard Mullin enklere enn forventet, og han tilskriver en stor del av dette den uovertrufne støtten fra NetDocuments-teamet. «Det var veldig organisert, vi visste hva vi måtte gjøre, og teamet svarte alltid raskt på spørsmål», sa han. Støttenivået fra NetDocuments var utrolig gunstig, spesielt siden firmaet overførte mer enn 40 millioner dokumenter til sitt nye system. Firmaledelsen var spesielt imponert over nivået av samhandling og kommunikasjon de opplevde gjennom hele prosessen. I stedet for å bli kjørt gjennom en prosess, ble de veiledet gjennom reisen i samarbeid med NetDocuments.

«Vi klarte rett og slett ikke å matche sikkerhetsnivået som NetDocuments foreslo.»

Curt Montague, direktør for teknologitjenester, Sheppard Mullin

Da NetDocuments ble implementert, så Sheppard Mullin umiddelbart at en stor andel av de ansatte brukte og jobbet i plattformen. Takket være smertefri onboarding følte majoriteten av firmaet seg trygge på å navigere i den nye plattformen etter bare én uke med opplæring og en uke med oppfølgingsstøtte. «Jeg tror at det å ha en kultur for dokumenthåndtering over så lang tid hjalp», sa Montague, og la til at nyttige ressurser og et arkiveringsmandat ytterligere drev firmaets utbredte bruk. De ansatte hadde allerede etablert en rutine for å følge arkiveringsprotokoller, noe som gjorde ytterligere opplæring unødvendig.

Enkel tilpasning for økt fleksibilitet

Sheppard Mullin bruker NetDocuments delvis for å forhindre fragmentering av data, men det har ikke begrenset de ansattes evne til å forbli fleksible når de jobber på farten. Faktisk bruker mange advokater plattformen fra telefoner eller nettbrett.

«Jeg tror [å ha en skybasert løsning] har hjulpet, fordi siden folk jobber hjemmefra, kan de få tilgang til disse filene mye enklere», sa Montague. «Det har hjulpet oss å være mer fleksible når vi er ute av kontoret.» Denne fleksibiliteten har definitivt vært til fordel for firmaet i det siste, ettersom kontorer har gått over til å jobbe hjemmefra oftere i lys av COVID-19-pandemien. Faktisk bemerker Montague at overgangen var veldig enkel, ettersom mange advokater allerede var vant til et mobilt miljø og hadde enkel tilgang til dokumenter.

«NetDocuments har gjort det mulig for oss å være mye mer fleksible når vi støtter advokatene våre.»

Curt Montague, direktør for teknologitjenester, Sheppard Mullin

Firmaet har også funnet økt fleksibilitet som et resultat av tilpasning. Kulturen til Sheppard Mullin har aldri vært en løsning som passer alle, og NetDocuments har tillatt hver av gruppene sine å skape en tilpassbar opplevelse for maksimal effektivitet. «NetDocuments har tillatt oss å være mye mer fleksible når vi støtter advokatene våre», sa Montague. «Kulturen vår og fleksibiliteten til NetDocuments har virkelig begynt å smelte sammen, og vi ser frem til å fortsette med det.»

Felles engasjement for innovasjon

Før Sheppard Mullin byttet til NetDocuments, ble selskapets forsøk på å tilpasse seg noe hindret av det tidligere systemet – en plattform som ifølge Montague stort sett forble stillestående. Dette endret seg da NetDocuments kom inn i bildet. Nå spøker Montague med at han ikke klarer å holde tritt med den konstante innovasjonen. «Du vet, vi måtte gjøre mye arbeid for å oppgradere et klientbasert system, så denne innovasjonshastigheten er bare fantastisk, og det bidrar også til fleksibiliteten», sa han.

Montague setter også pris på tilbakemeldingssløyfen som finnes for NetDocuments-kunder, og legger til at teamets ideer alltid blir hørt og validert, og ofte blir grunnlaget for funksjoner eller forbedringer. «Hvis du ønsker en ny funksjon, kan du legge den ut, og hvis det gir mening, er NetDocuments-teamet ivrig etter å hjelpe med å løse den, så jeg setter pris på det», sa han.

Ser fremover

Sheppard Mullin har en historie med jevn vekst, en trend som Montague forventer vil fortsette inn i fremtiden ved hjelp av tilpasningsevnen som NetDocuments tilbyr. Firmaet har også til hensikt å fortsette å utvikle et skybasert miljø ved å implementere andre skybaserte verktøy, en beslutning drevet av suksessen de har sett med NetDocuments. «Vi er følsomme for kundenes behov, men jeg tror at NetDocuments-sikkerheten virkelig har latt oss vise at sikkerheten i skyen er bedre enn det vi kan gjøre selv», sa Montague. «Det har gitt oss stabiliteten vi trengte for å være en skybasert organisasjon.»

Når det gjelder hvorvidt Montague ville anbefale NetDocuments til andre firmaer, er svaret klart. «Ja, absolutt», sa han. «Støtten har alltid vært fantastisk, og jeg synes [NetDocuments-teamet] er veldig responsive og veldig innovative.»

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.