Informazioni su Sheppard, Mullin, Richter & Hamptom LLP

Fondato nel 1927, Sheppard Mullin è uno studio legale Global 100 che offre servizi completi e si occupa di questioni societarie e tecnologiche, contenziosi di grande rilevanza e operazioni finanziarie complesse. Dai suoi 15 uffici negli Stati Uniti, in Europa e in Asia, lo studio offre soluzioni globali a clienti di tutto il mondo, garantendo una rappresentanza senza soluzione di continuità in diverse giurisdizioni.

Perché Sheppard Mullin ha scelto NetDocuments

Prima di avviare la collaborazione con NetDocuments, Sheppard Mullin si avvaleva da oltre 20 anni del proprio precedente fornitore di sistemi di gestione documentale (DMS). Lo studio aveva raggiunto un punto critico in cui la sostituzione dei server e la riorganizzazione dell’infrastruttura erano ormai imminenti, e la dirigenza ha deciso di valutare altre opzioni. Inoltre, alcuni sondaggi condotti a livello dello studio hanno evidenziato un forte desiderio di una soluzione più moderna e intuitiva.

Quando l’ex CIO dello studio, Donna Paulson, ha avviato la ricerca di un nuovo sistema di gestione documentale (DMS), la sua priorità assoluta era trovare una piattaforma basata sul cloud in grado di garantire i più elevati standard di sicurezza, pur risultando attraente per i nuovi avvocati. Non ci è voluto molto prima che si rendesse conto che NetDocuments era la soluzione ideale, soprattutto se confrontata con quella di altri fornitori presenti sul mercato. Secondo Curt Montague, direttore dei servizi tecnologici di Sheppard Mullin, «Non riuscivamo proprio a eguagliare il livello di sicurezza offerto da NetDocuments», aggiungendo che, in base alle loro ricerche, NetDocuments era l’unica piattaforma veramente basata sul cloud rispetto agli altri fornitori.

Un’adozione senza precedenti da parte delle aziende e il trasferimento riuscito di oltre 40 milioni di documenti

Secondo Montague, l’esperienza di implementazione di Sheppard Mullin è stata più semplice del previsto, e lui attribuisce gran parte di questo risultato all’ineguagliabile livello di supporto fornito dal team di NetDocuments. «È stato tutto molto ben organizzato, sapevamo cosa dovevamo fare e il team ha sempre risposto rapidamente alle nostre domande», ha affermato. Il livello di assistenza fornito da NetDocuments è stato incredibilmente utile, soprattutto considerando che lo studio ha trasferito oltre 40 milioni di documenti nel nuovo sistema. La dirigenza dello studio è rimasta particolarmente colpita dal livello di interazione e comunicazione sperimentato durante l’intero processo. Anziché essere semplicemente sottoposti a una procedura, sono stati guidati in questo percorso in stretta collaborazione con NetDocuments.

«Non siamo riusciti a eguagliare il livello di sicurezza offerto da NetDocuments.»

Curt Montague, Direttore dei Servizi Tecnologici, Sheppard Mullin

Una volta implementato NetDocuments, Sheppard Mullin ha immediatamente constatato che una percentuale significativa del personale utilizzava e lavorava all’interno della piattaforma. Grazie a un processo di onboarding semplice e intuitivo, la maggior parte dei collaboratori dello studio si è sentita a proprio agio nell’utilizzare la nuova piattaforma dopo appena una settimana di formazione e una settimana di supporto post-formazione. “Credo che il fatto di avere da tempo una cultura della gestione documentale abbia aiutato”, ha affermato Montague, aggiungendo che risorse utili e un obbligo di archiviazione hanno ulteriormente favorito l’adozione diffusa da parte dello studio. I dipendenti avevano già consolidato l’abitudine di attenersi ai protocolli di archiviazione, rendendo superflua un’ulteriore formazione.

Personalizzazione semplice per una maggiore flessibilità

Sheppard Mullin utilizza NetDocuments in parte per evitare la frammentazione dei dati, ma ciò non ha limitato la capacità del proprio personale di mantenere la flessibilità quando lavora in mobilità. Infatti, molti avvocati accedono alla piattaforma da telefoni o tablet.

“Credo davvero che [disporre di una soluzione basata sul cloud] sia stato d’aiuto, perché, dato che le persone lavorano da casa, possono accedere a quei file con molta più facilità”, ha affermato Montague. «Ci ha aiutato a essere più flessibili quando non siamo in ufficio». Tale flessibilità ha sicuramente portato benefici allo studio legale negli ultimi tempi, dato che gli uffici sono passati sempre più spesso al lavoro da casa a causa della pandemia di COVID-19. Infatti, Montague sottolinea che la transizione è stata in realtà molto semplice, poiché molti avvocati erano già abituati a un ambiente mobile e avevano facile accesso ai documenti.

“NetDocuments ci ha permesso di essere molto più agili nel fornire supporto ai nostri avvocati.”

Curt Montague, Direttore dei Servizi Tecnologici, Sheppard Mullin

Lo studio ha inoltre riscontrato una maggiore flessibilità grazie alla personalizzazione. La cultura di Sheppard Mullin non è mai stata quella di un approccio “uguale per tutti”, e NetDocuments ha permesso a ciascuno dei suoi gruppi di creare un’esperienza personalizzabile per massimizzare l’efficienza. “NetDocuments ci ha permesso di essere molto più agili nel supportare i nostri avvocati”, ha affermato Montague. “La nostra cultura e la flessibilità di NetDocuments hanno davvero iniziato a fondersi, e non vediamo l’ora di continuare su questa strada”.

Impegno condiviso per l'innovazione

Prima di passare a NetDocuments, i tentativi di adattamento di Sheppard Mullin erano stati in qualche modo ostacolati dal sistema precedente — una piattaforma che, secondo Montague, era rimasta sostanzialmente immutata. La situazione è cambiata quando è entrato in scena NetDocuments. Ora Montague scherza dicendo che non riesce a stare al passo con la costante innovazione. «Sai, prima dovevamo lavorare molto per aggiornare un sistema basato su client, quindi questa velocità di innovazione è semplicemente incredibile e contribuisce anche alla flessibilità», ha affermato.

Montague apprezza inoltre il ciclo di feedback che esiste con i clienti di NetDocuments, aggiungendo che le idee del suo team vengono sempre ascoltate e validate, e spesso diventano la base per nuove funzionalità o miglioramenti. “Se vuoi una nuova funzionalità, puoi proporla e, se ha senso, il team di NetDocuments è pronto ad aiutarti a realizzarla, quindi lo apprezzo molto”, ha affermato.

Guardando al futuro

Sheppard Mullin vanta una storia di crescita costante, una tendenza che, secondo Montague, è destinata a proseguire anche in futuro grazie alla flessibilità offerta da NetDocuments. Lo studio intende inoltre proseguire la transizione verso un ambiente “cloud-first” implementando altri strumenti basati sul cloud, una decisione motivata dal successo ottenuto con NetDocuments. «Siamo attenti alle esigenze dei nostri clienti, ma ritengo che la sicurezza offerta da NetDocuments ci abbia davvero permesso di dimostrare che la sicurezza nel cloud è superiore a quella che potremmo garantire noi stessi», ha affermato Montague. «Questo ci ha fornito la stabilità necessaria per diventare un’organizzazione orientata al cloud».

Per quanto riguarda la possibilità che Montague consigli NetDocuments ad altre aziende, la risposta è chiara. «Sì, assolutamente», ha affermato. «L’assistenza è sempre stata eccellente e ritengo che [il team di NetDocuments] sia molto reattivo e molto innovativo».

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