À propos de Sheppard, Mullin, Richter & Hamptom LLP

Fondé en 1927, Sheppard Mullin est un cabinet d'avocats international classé dans le Global 100 qui offre une gamme complète de services dans les domaines du droit des sociétés et des technologies, des litiges à enjeux élevés et des transactions financières complexes. Depuis ses 15 bureaux situés aux États-Unis, en Europe et en Asie, le cabinet propose des solutions globales à ses clients du monde entier, assurant une représentation sans faille dans plusieurs juridictions.

Pourquoi Sheppard Mullin a choisi NetDocuments

Avant de s'associer à NetDocuments, Sheppard Mullin travaillait avec son ancien fournisseur de système de gestion documentaire (DMS) depuis plus de 20 ans. Le cabinet avait atteint un point critique où le remplacement des serveurs et la restructuration de l'infrastructure étaient imminents, et la direction a décidé d'étudier d'autres options. De plus, des enquêtes menées à l'échelle du cabinet ont révélé un fort désir de disposer d'une solution plus moderne et plus conviviale.

Lorsque Donna Paulson, ancienne directrice informatique du cabinet, s'est mise à la recherche d'un nouveau système de gestion documentaire, sa priorité absolue était de trouver une plateforme cloud capable d'offrir le plus haut niveau de sécurité tout en séduisant les nouveaux avocats. Elle s'est rapidement rendu compte que NetDocuments était la solution idéale, surtout par rapport aux autres fournisseurs présents sur le marché. Selon Curt Montague, directeur des services technologiques chez Sheppard Mullin, « nous ne pouvions tout simplement pas égaler le niveau de sécurité proposé par NetDocuments », ajoutant que d'après leurs recherches, NetDocuments était la seule plateforme véritablement basée sur le cloud par rapport aux autres fournisseurs.

Adoption sans précédent par l'entreprise et transfert réussi de plus de 40 millions de documents

Selon Montague, la mise en œuvre par Sheppard Mullin s'est avérée plus facile que prévu, et il attribue en grande partie ce succès au niveau de soutien inégalé fourni par l'équipe NetDocuments. « Tout était très bien organisé, nous savions ce que nous devions faire et l'équipe répondait toujours rapidement à nos questions », explique-t-il. Le niveau d'assistance fourni par NetDocuments s'est avéré extrêmement bénéfique, d'autant plus que le cabinet a transféré plus de 40 millions de documents vers son nouveau système. La direction du cabinet a été particulièrement impressionnée par le niveau d'interaction et de communication dont elle a bénéficié tout au long du processus. Plutôt que d'être guidés à travers un processus, ils ont été accompagnés tout au long de leur parcours en partenariat avec NetDocuments.

« Nous ne pouvions tout simplement pas égaler le niveau de sécurité proposé par NetDocuments. »

Curt Montague, directeur des services technologiques, Sheppard Mullin

Une fois NetDocuments mis en place, Sheppard Mullin a tout de suite vu un grand nombre de ses employés utiliser et travailler avec cette plateforme. Grâce à une intégration sans heurts, la majorité des membres du cabinet se sont sentis à l'aise avec la nouvelle plateforme après seulement une semaine de formation et une semaine d'assistance. « Je pense que le fait d'avoir une culture de gestion des documents depuis si longtemps a aidé », a déclaré M. Montague, ajoutant que des ressources utiles et une obligation de classement ont encore favorisé l'adoption généralisée de la plateforme par le cabinet. Les employés avaient déjà pris l'habitude de respecter les protocoles de classement, rendant toute formation supplémentaire inutile.

Personnalisation facile pour une flexibilité accrue

Sheppard Mullin utilise NetDocuments en partie pour éviter la fragmentation des données, mais cela n'a pas limité la capacité de son personnel à rester flexible lorsqu'il travaille en déplacement. En fait, de nombreux avocats accèdent à la plateforme depuis leur téléphone ou leur tablette.

« Je pense que [disposer d'une solution basée sur le cloud] nous a aidés, car lorsque les gens travaillent à domicile, ils peuvent accéder beaucoup plus facilement à ces fichiers », explique M. Montague. « Cela nous a permis d'être plus flexibles lorsque nous ne sommes pas au bureau. » Cette flexibilité a clairement profité au cabinet récemment, les bureaux ayant adopté le télétravail de manière plus fréquente en raison de la pandémie de COVID-19. En fait, M. Montague note que la transition a été très simple, car de nombreux avocats étaient déjà habitués à un environnement mobile et pouvaient facilement accéder aux documents.

« NetDocuments nous a permis d'être beaucoup plus réactifs dans le soutien que nous apportons à nos avocats. »

Curt Montague, directeur des services technologiques, Sheppard Mullin

Le cabinet a également gagné en flexibilité grâce à la personnalisation. La culture de Sheppard Mullin n'a jamais été uniformisée, et NetDocuments a permis à chacun de ses groupes de créer une expérience personnalisable pour une efficacité maximale. « NetDocuments nous a permis d'être beaucoup plus agiles dans le soutien que nous apportons à nos avocats », a déclaré M. Montague. « Notre culture et la flexibilité de NetDocuments ont vraiment commencé à s'harmoniser, et nous sommes impatients de poursuivre dans cette voie. »

Engagement commun en faveur de l'innovation

Avant de passer à NetDocuments, les tentatives d'adaptation de Sheppard Mullin étaient quelque peu contrariées par son ancien système, une plateforme qui, selon M. Montague, restait pour l'essentiel stagnante. Cela a changé lorsque NetDocuments est entré en scène. Aujourd'hui, M. Montague plaisante en disant qu'il n'arrive pas à suivre le rythme constant de l'innovation. « Vous savez, nous devions auparavant fournir beaucoup d'efforts pour mettre à niveau un système basé sur le client, donc cette vitesse d'innovation est tout simplement incroyable, et cela se traduit également par une plus grande flexibilité », a-t-il déclaré.

Montague apprécie également la boucle de rétroaction qui existe pour les clients de NetDocuments, ajoutant que les idées de son équipe sont toujours écoutées et validées, et deviennent souvent la base de nouvelles fonctionnalités ou d'améliorations. « Si vous voulez une nouvelle fonctionnalité, vous pouvez la proposer et, si elle est pertinente, l'équipe de NetDocuments est prête à vous aider à la mettre en place, ce que j'apprécie beaucoup », a-t-il déclaré.

Regarder vers l'avenir

Sheppard Mullin affiche une croissance régulière depuis plusieurs années, une tendance qui, selon M. Montague, devrait se poursuivre à l'avenir grâce à la flexibilité offerte par NetDocuments. Le cabinet a également l'intention de continuer à créer un environnement axé sur le cloud en mettant en œuvre d'autres outils basés sur le cloud, une décision motivée par le succès rencontré avec NetDocuments. « Nous sommes sensibles aux besoins de nos clients, mais je pense que la sécurité offerte par NetDocuments nous a vraiment permis de démontrer que la sécurité dans le cloud est supérieure à celle que nous pouvons offrir nous-mêmes », a déclaré M. Montague. « Cela nous a apporté la stabilité dont nous avions besoin pour devenir une organisation axée sur le cloud. »

Quant à savoir si Montague recommanderait NetDocuments à d'autres cabinets, la réponse est claire. « Oui, absolument », a-t-il déclaré. « Le soutien a toujours été formidable, et je pense que [l'équipe NetDocuments] est très réactive et très innovante. »

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