Over Sheppard, Mullin, Richter & Hamptom LLP

Sheppard Mullin, opgericht in 1927, is een full-service Global 100 advocatenkantoor dat zich bezighoudt met bedrijfs- en technologische zaken, hoogwaardige rechtszaken en complexe financiële transacties. Vanuit hun 15 kantoren in de VS, Europa en Azië biedt het kantoor wereldwijde oplossingen aan klanten over de hele wereld en zorgt het voor naadloze vertegenwoordiging in meerdere rechtsgebieden.

Waarom Sheppard Mullin voor NetDocuments koos

Voordat Sheppard Mullin met NetDocuments in zee ging, werkte het kantoor al meer dan 20 jaar met hun vorige leverancier van documentbeheersystemen (DMS). Het kantoor had een kritiek punt bereikt waarop vervanging van de servers en herstructurering van de infrastructuur op handen waren, en het management besloot om andere opties te onderzoeken. Bovendien bleek uit enquêtes binnen het hele kantoor dat er een sterke behoefte was aan een modernere en gebruiksvriendelijkere oplossing.

Toen Donna Paulson, voormalig CIO van het kantoor, op zoek ging naar een nieuw DMS, was haar topprioriteit het vinden van een cloudgebaseerd platform dat de hoogste veiligheidsnormen kon bieden en tegelijkertijd aantrekkelijk was voor nieuwe advocaten. Het duurde niet lang voordat ze besefte dat NetDocuments de ideale oplossing was, vooral in vergelijking met andere leveranciers op de markt. Volgens Curt Montague, directeur Technology Services bij Sheppard Mullin, "konden we gewoonweg niet tippen aan het beveiligingsniveau dat NetDocuments bood". Hij voegde eraan toe dat NetDocuments volgens hun onderzoek het enige echt cloudgebaseerde platform was in vergelijking met andere leveranciers.

Ongekende acceptatie door bedrijven en de succesvolle overdracht van meer dan 40 miljoen documenten

Volgens Montague verliep de implementatie bij Sheppard Mullin vlotter dan verwacht, en dat heeft hij voor een groot deel te danken aan de ongeëvenaarde ondersteuning van het NetDocuments-team. "Het was zeer georganiseerd, we wisten wat we moesten doen en het team beantwoordde vragen altijd snel", aldus Montague. De ondersteuning van NetDocuments was ongelooflijk nuttig, vooral omdat het kantoor meer dan 40 miljoen documenten naar het nieuwe systeem heeft overgezet. Het management van het kantoor was vooral onder de indruk van de interactie en communicatie tijdens het hele proces. In plaats van een proces te doorlopen, werden ze in samenwerking met NetDocuments door het traject begeleid.

"We konden gewoonweg niet tippen aan het beveiligingsniveau dat NetDocuments bood."

Curt Montague, directeur Technologische Diensten, Sheppard Mullin

Nadat NetDocuments was geïmplementeerd, zag Sheppard Mullin meteen dat een groot percentage van het personeel het platform gebruikte en ermee werkte. Dankzij de vlotte implementatie voelde het merendeel van het kantoor zich na slechts een week training en een week follow-upondersteuning al vertrouwd met het nieuwe platform. "Ik denk dat het heeft geholpen dat we al zo lang een cultuur van documentbeheer hebben", aldus Montague, die eraan toevoegde dat nuttige hulpmiddelen en een archiveringsverplichting de brede acceptatie binnen het kantoor verder hebben gestimuleerd. Medewerkers hadden al een routine opgebouwd om zich aan de archiveringsprotocollen te houden, waardoor aanvullende training overbodig was.

Eenvoudige aanpassing voor meer flexibiliteit

Sheppard Mullin gebruikt NetDocuments deels om fragmentatie van gegevens te voorkomen, maar dat heeft de flexibiliteit van het personeel bij het werken onderweg niet beperkt. Veel advocaten hebben zelfs toegang tot het platform via hun telefoon of tablet.

"Ik denk dat [het hebben van een cloudgebaseerde oplossing] heeft geholpen, omdat mensen die vanuit huis werken veel gemakkelijker toegang hebben tot die bestanden", aldus Montague. "Het heeft ons geholpen om flexibeler te zijn wanneer we niet op kantoor zijn." Die flexibiliteit heeft het kantoor onlangs zeker ten goede gekomen, aangezien kantoren vaker zijn overgestapt op thuiswerken in het licht van de COVID-19-pandemie. Montague merkt zelfs op dat de overgang eigenlijk heel eenvoudig was, omdat veel advocaten al gewend waren aan een mobiele omgeving en gemakkelijk toegang hadden tot documenten.

"NetDocuments heeft ons in staat gesteld om veel flexibeler te zijn bij het ondersteunen van onze advocaten."

Curt Montague, directeur Technologische Diensten, Sheppard Mullin

Het kantoor heeft ook meer flexibiliteit gekregen door maatwerk. De cultuur van Sheppard Mullin is nooit één maat voor iedereen geweest, en NetDocuments heeft elk van zijn groepen in staat gesteld om een aanpasbare ervaring te creëren voor maximale efficiëntie. "NetDocuments heeft ons in staat gesteld om veel flexibeler te zijn bij het ondersteunen van onze advocaten", aldus Montague. "Onze cultuur en de flexibiliteit van NetDocuments beginnen echt op elkaar aan te sluiten, en we kijken ernaar uit om daarmee door te gaan."

Gedeelde toewijding aan innovatie

Voordat Sheppard Mullin overstapte naar NetDocuments, werden hun pogingen om zich aan te passen enigszins gedwarsboomd door hun vorige systeem – een platform dat volgens Montague grotendeels stil bleef staan. Dit veranderde toen NetDocuments in beeld kwam. Nu grapt Montague dat hij de voortdurende innovatie niet kan bijhouden. "Vroeger moesten we veel werk verzetten om een klantgebaseerd systeem te upgraden, dus deze snelheid van innovatie is gewoon geweldig, en dat komt ook de flexibiliteit ten goede", aldus Montague.

Montague waardeert ook de feedbackloop die bestaat voor klanten van NetDocuments. Hij voegt eraan toe dat de ideeën van zijn team altijd worden gehoord en gevalideerd, en vaak de basis vormen voor nieuwe functies of verbeteringen. "Als je een nieuwe functie wilt, kun je dat aangeven en als het zinvol is, staat het team van NetDocuments klaar om je te helpen. Dat waardeer ik enorm", aldus Montague.

Vooruitblik

Sheppard Mullin heeft een geschiedenis van gestage groei, een trend die volgens Montague zich in de toekomst zal voortzetten dankzij de flexibiliteit die NetDocuments biedt. Het kantoor is ook van plan om door te gaan met het creëren van een cloud-first-omgeving door andere cloudgebaseerde tools te implementeren, een beslissing die is ingegeven door het succes dat ze hebben geboekt met NetDocuments. "We zijn gevoelig voor de behoeften van onze klanten, maar ik denk dat de beveiliging van NetDocuments ons echt in staat heeft gesteld om te laten zien dat de beveiliging in de cloud beter is dan wat we zelf kunnen doen", aldus Montague. "Dat heeft ons de stabiliteit gegeven die we nodig hadden om een cloud-first organisatie te worden."

Op de vraag of Montague NetDocuments aan andere bedrijven zou aanbevelen, is het antwoord duidelijk. "Ja, absoluut", zei hij. "De ondersteuning is altijd geweldig geweest en ik vind [het NetDocuments-team] zeer responsief en innovatief."

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.