Acerca de Sheppard, Mullin, Richter & Hamptom LLP

Fundado en 1927, Sheppard Mullin es un bufete de abogados de servicio completo de la lista Global 100 que se ocupa de asuntos corporativos y tecnológicos, litigios de alto riesgo y transacciones financieras complejas. Desde sus 15 oficinas en EE.UU., Europa y Asia, la Firma ofrece soluciones globales a clientes de todo el mundo, proporcionando una representación sin fisuras en múltiples jurisdicciones.

Por qué Sheppard Mullin eligió NetDocuments

Antes de asociarse con NetDocuments, Sheppard Mullin llevaba más de 20 años con su anterior proveedor de sistemas de gestión documental (DMS). El bufete había llegado a un punto crítico en el que la sustitución de servidores y la reestructuración de la infraestructura eran inminentes, y la dirección decidió buscar otras opciones. Además, las encuestas realizadas en todo el bufete revelaron un fuerte deseo de contar con una solución más moderna y fácil de usar.

Cuando Donna Paulson, antigua CIO de la Firma, comenzó la búsqueda de un nuevo DMS, su principal prioridad era encontrar una plataforma basada en la nube que pudiera ofrecer el más alto estándar de seguridad, sin dejar de ser atractiva para los nuevos abogados. No tardó en darse cuenta de que NetDocuments era la solución ideal, sobre todo si se comparaba con otros proveedores del mercado. Según Curt Montague, Director de Servicios Tecnológicos de Sheppard Mullin, "simplemente no podíamos igualar el nivel de seguridad que proponía NetDocuments", y añadió que, según sus investigaciones, NetDocuments era la única plataforma verdaderamente basada en la nube cuando se comparaba con otros proveedores.

Una adopción sin precedentes por parte de las empresas y la transferencia con éxito de más de 40 millones de documentos

Según Montague, la experiencia de implantación de Sheppard Mullin fue más fácil de lo esperado, y atribuye gran parte de ello a los incomparables niveles de apoyo proporcionados por el equipo de NetDocuments. "Estaba muy organizado, sabíamos lo que teníamos que hacer, el equipo siempre respondía rápidamente a las preguntas", afirmó. El nivel de soporte proporcionado por NetDocuments fue increíblemente beneficioso, especialmente cuando la Firma transfirió más de 40 millones de documentos a su nuevo sistema. La dirección del bufete quedó especialmente impresionada con el nivel de interacción y comunicación que experimentaron durante todo el proceso. En lugar de ser dirigidos a través de un proceso, fueron guiados a través del viaje en colaboración con NetDocuments.

"Simplemente no podíamos igualar el nivel de seguridad que proponía NetDocuments".

Curt Montague, Director de Servicios Tecnológicos, Sheppard Mullin

Una vez implantado NetDocuments, Sheppard Mullin vio inmediatamente cómo un gran porcentaje del personal utilizaba y trabajaba con la plataforma. Gracias a una incorporación indolora, la mayoría del bufete se sintió seguro navegando por la nueva plataforma tras sólo una semana de formación y una semana de asistencia de seguimiento. "Creo que el hecho de haber tenido una cultura de gestión de documentos durante tanto tiempo ayudó", dijo Montague, añadiendo que los recursos útiles y un mandato de archivo impulsaron aún más la adopción generalizada de la Firma. Los empleados ya habían establecido una rutina de cumplimiento de los protocolos de archivado, lo que hizo innecesaria la formación adicional.

Fácil personalización para una mayor flexibilidad

Sheppard Mullin utiliza NetDocuments en parte para evitar la fragmentación de datos, pero eso no ha limitado la capacidad de su personal para mantenerse flexible cuando trabaja sobre la marcha. De hecho, muchos abogados acceden a la plataforma desde teléfonos o tabletas.

"Sí creo que [tener una solución basada en la nube] ha ayudado, porque como la gente trabaja desde casa, puede acceder a esos archivos mucho más fácilmente", dijo Montague. "Nos ha ayudado a ser más flexibles cuando estamos fuera de la oficina". Esa flexibilidad ha beneficiado definitivamente al bufete en los últimos tiempos, ya que las oficinas han pasado a trabajar desde casa con más frecuencia a la luz de la pandemia del COVID-19. De hecho, Montague señala que la transición fue en realidad muy sencilla, pues muchos abogados ya estaban acostumbrados a un entorno móvil y tenían fácil acceso a los documentos.

"NetDocuments nos ha permitido ser mucho más ágiles a la hora de dar soporte a nuestros abogados".

Curt Montague, Director de Servicios Tecnológicos, Sheppard Mullin

El bufete también ha encontrado una mayor flexibilidad como resultado de la personalización. La cultura de Sheppard Mullin nunca ha sido de talla única, y NetDocuments ha permitido a cada uno de sus grupos crear una experiencia personalizable para maximizar la eficiencia. "NetDocuments nos ha permitido ser mucho más ágiles a la hora de dar soporte a nuestros abogados", afirma Montague. "Nuestra cultura y la flexibilidad de NetDocuments han empezado a cuajar de verdad, y esperamos seguir haciéndolo".

Compromiso compartido con la innovación

Antes de pasarse a NetDocuments, los intentos de adaptación de Sheppard Mullin se vieron en cierto modo frustrados por su sistema anterior, una plataforma que, según Montague, permanecía estancada en su mayor parte. Esto cambió cuando NetDocuments entró en escena. Ahora Montague bromea diciendo que no puede seguir el ritmo de la innovación constante. "Antes teníamos que hacer mucho trabajo para actualizar un sistema basado en el cliente, así que esta velocidad de innovación es simplemente asombrosa, y eso también repercute en la flexibilidad", afirma.

Montague también aprecia el bucle de retroalimentación que existe con los clientes de NetDocuments, y añade que las ideas de su equipo siempre son escuchadas y validadas, y a menudo se convierten en la base de funciones o mejoras. "Si quieres una nueva función, puedes exponerla y, si tiene sentido, el equipo de NetDocuments está deseoso de ayudar a resolverla, así que lo agradezco", dijo.

De cara al futuro

Sheppard Mullin tiene un historial de crecimiento constante, una tendencia que Montague espera que continúe en el futuro con la ayuda de la adaptabilidad que proporciona NetDocuments. El bufete también tiene la intención de seguir creando en un entorno cloud-first mediante la implementación de otras herramientas basadas en la nube, una decisión impulsada por el éxito que han visto con NetDocuments. "Somos sensibles a las necesidades de nuestros clientes, pero creo que la seguridad de NetDocuments realmente nos ha permitido demostrar que la seguridad en la nube es mejor que la que podemos hacer nosotros mismos", dijo Montague. "Eso nos ha dado la estabilidad que necesitábamos para ser una organización que da prioridad a la nube".

En cuanto a si Montague recomendaría o no NetDocuments a otras empresas, la respuesta es clara. "Sí, absolutamente", dijo. "El soporte siempre ha sido increíble, y creo que [el equipo de NetDocuments] es muy receptivo y muy innovador".

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