Om Sheppard, Mullin, Richter & Hamptom LLP

Sheppard Mullin grundades 1927 och är en fullserviceadvokatbyrå som ingår i Global 100 och hanterar företags- och teknikfrågor, rättstvister med höga insatser och komplexa finansiella transaktioner. Från sina 15 kontor i USA, Europa och Asien erbjuder byrån globala lösningar till kunder över hela världen och tillhandahåller sömlös representation i flera jurisdiktioner.

Varför Sheppard Mullin valde NetDocuments

Innan Sheppard Mullin inledde sitt samarbete med NetDocuments hade de använt sitt tidigare dokumenthanteringssystem (DMS) i mer än 20 år. Företaget hade nått en kritisk punkt där serverbyten och omstrukturering av infrastrukturen var nära förestående, och ledningen beslutade att undersöka andra alternativ. Dessutom visade företagsomfattande undersökningar att det fanns ett starkt önskemål om en mer modern och användarvänlig lösning.

När byråns tidigare IT-chef Donna Paulson började leta efter ett nytt dokumenthanteringssystem var hennes högsta prioritet att hitta en molnbaserad plattform som kunde erbjuda högsta säkerhetsstandard och samtidigt vara attraktiv för nya jurister. Det dröjde inte länge innan hon insåg att NetDocuments var den perfekta lösningen, särskilt när man jämförde med andra leverantörer på marknaden. Enligt Curt Montague, Sheppard Mullins teknikchef, ”kunde vi helt enkelt inte matcha den säkerhetsnivå som NetDocuments erbjöd”, och han tillade att NetDocuments enligt deras undersökning var den enda verkligt molnbaserade plattformen jämfört med andra leverantörer.

Oöverträffad implementering inom företaget och framgångsrik överföring av mer än 40 miljoner dokument

Enligt Montague var Sheppard Mullins implementering enklare än väntat, och han tillskriver en stor del av detta det oöverträffade stödet från NetDocuments-teamet. ”Det var mycket välorganiserat, vi visste vad vi behövde göra och teamet svarade alltid snabbt på våra frågor”, säger han. Det stöd som NetDocuments gav var otroligt värdefullt, särskilt eftersom byrån överförde mer än 40 miljoner dokument till det nya systemet. Byråns ledning var särskilt imponerad av den interaktion och kommunikation som de upplevde under hela processen. Istället för att bara genomgå en process, guidades de genom hela resan i samarbete med NetDocuments.

”Vi kunde helt enkelt inte matcha den säkerhetsnivå som NetDocuments erbjöd.”

Curt Montague, chef för tekniktjänster, Sheppard Mullin

När NetDocuments hade implementerats såg Sheppard Mullin omedelbart att en stor andel av personalen använde och arbetade inom plattformen. Tack vare den smidiga introduktionen kände sig majoriteten av byråns personal trygga med att navigera i den nya plattformen efter bara en veckas utbildning och en veckas uppföljande support. ”Jag tror att det hjälpte att vi har haft en kultur av dokumenthantering under så lång tid”, sa Montague och tillade att hjälpsamma resurser och ett arkiveringskrav ytterligare bidrog till byråns breda acceptans. De anställda hade redan etablerat en rutin för att följa arkiveringsprotokoll, vilket gjorde ytterligare utbildning onödig.

Enkel anpassning för ökad flexibilitet

Sheppard Mullin använder NetDocuments delvis för att förhindra fragmentering av data, men det har inte begränsat personalens möjlighet att vara flexibla när de arbetar på resande fot. Faktum är att många advokater använder plattformen från sina mobiltelefoner eller surfplattor.

"Jag tror verkligen att [en molnbaserad lösning] har varit till hjälp, eftersom det är mycket enklare för dem som arbetar hemifrån att komma åt filerna", säger Montague. "Det har hjälpt oss att vara mer flexibla när vi inte är på kontoret." Denna flexibilitet har definitivt gynnat företaget nyligen, eftersom kontoren har gått över till att arbeta hemifrån oftare med tanke på COVID-19-pandemin. Montague konstaterar faktiskt att övergången var mycket enkel, eftersom många advokater redan var vana vid en mobil miljö och hade enkel tillgång till dokument.

”NetDocuments har gjort det möjligt för oss att vara mycket mer flexibla när vi stöder våra advokater.”

Curt Montague, chef för tekniktjänster, Sheppard Mullin

Företaget har också upplevt ökad flexibilitet tack vare anpassningsmöjligheterna. Sheppard Mullins kultur har aldrig varit enhetlig, och NetDocuments har gjort det möjligt för varje grupp att skapa en anpassningsbar upplevelse för maximal effektivitet. ”NetDocuments har gjort det möjligt för oss att vara mycket mer flexibla när vi stöder våra advokater”, säger Montague. ”Vår kultur och NetDocuments flexibilitet har verkligen börjat smälta samman, och vi ser fram emot att fortsätta med det.”

Gemensamt engagemang för innovation

Innan Sheppard Mullin bytte till NetDocuments hindrades deras försök att anpassa sig något av det tidigare systemet – en plattform som enligt Montague i stort sett var oförändrad. Detta förändrades när NetDocuments kom in i bilden. Nu skämtar Montague om att han inte hinner med den ständiga innovationen. ”Tidigare var vi tvungna att lägga ner mycket arbete på att uppgradera ett klientbaserat system, så denna innovationshastighet är helt fantastisk, och det bidrar också till flexibiliteten”, säger han.

Montague uppskattar också den återkopplingsloop som finns för NetDocuments kunder och tillägger att hans teams idéer alltid lyssnas på och valideras, och ofta blir grunden för funktioner eller förbättringar. "Om du vill ha en ny funktion kan du lägga fram den, och om den är rimlig är NetDocuments-teamet ivriga att hjälpa till att lösa det, så jag uppskattar det", säger han.

Ser fram emot

Sheppard Mullin har en historia av stadig tillväxt, en trend som Montague förväntar sig kommer att fortsätta i framtiden med hjälp av den anpassningsförmåga som NetDocuments erbjuder. Byrån avser också att fortsätta skapa en molnbaserad miljö genom att implementera andra molnbaserade verktyg, ett beslut som drivs av den framgång de har sett med NetDocuments. ”Vi är lyhörda för våra kunders behov, men jag tror att NetDocuments säkerhet verkligen har gjort det möjligt för oss att visa att säkerheten i molnet är bättre än vad vi kan åstadkomma själva”, säger Montague. ”Det har gett oss den stabilitet vi behövde för att bli en molnbaserad organisation.”

När det gäller frågan om Montague skulle rekommendera NetDocuments till andra företag är svaret självklart. ”Ja, absolut”, säger han. ”Supporten har alltid varit fantastisk, och jag tycker att [NetDocuments-teamet] är mycket lyhört och innovativt.”

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.