Sobre a Sheppard, Mullin, Richter & Hamptom LLP

Fundada em 1927, a Sheppard Mullin é uma sociedade de advogados Global 100 que presta serviços completos em questões empresariais e tecnológicas, litígios de alto risco e transacções financeiras complexas. A partir dos seus 15 escritórios nos Estados Unidos, na Europa e na Ásia, a Sociedade oferece soluções globais a clientes de todo o mundo, proporcionando uma representação perfeita em múltiplas jurisdições.

Porque é que a Sheppard Mullin escolheu a NetDocuments

Antes de estabelecer uma parceria com a NetDocuments, a Sheppard Mullin tinha o seu antigo fornecedor de sistemas de gestão documental (DMS) há mais de 20 anos. A empresa tinha chegado a um ponto crítico em que a substituição de servidores e a reestruturação da infraestrutura estavam iminentes, e a direção decidiu procurar outras opções. Além disso, os inquéritos realizados a toda a firma revelaram um forte desejo de uma solução mais moderna e fácil de utilizar.

Quando a antiga CIO da empresa, Donna Paulson, iniciou a procura de um novo DMS, a sua principal prioridade era encontrar uma plataforma baseada na nuvem que pudesse oferecer o mais elevado padrão de segurança, sem deixar de ser apelativa para os novos advogados. Não demorou muito para que ela percebesse que o NetDocuments era a solução ideal, especialmente quando comparado com outros fornecedores no mercado. De acordo com Curt Montague, Diretor de Serviços Tecnológicos da Sheppard Mullin, "Não conseguíamos igualar o nível de segurança que a NetDocuments propunha", acrescentando que, de acordo com a sua pesquisa, a NetDocuments era a única plataforma verdadeiramente baseada na nuvem quando comparada com outros fornecedores.

Adoção sem precedentes por parte das empresas e transferência bem sucedida de mais de 40 milhões de documentos

De acordo com Montague, a experiência de implementação da Sheppard Mullin foi mais fácil do que o esperado, e ele atribui uma grande parte disso aos níveis incomparáveis de suporte fornecidos pela equipa da NetDocuments. "Foi muito organizado, sabíamos o que tínhamos de fazer e a equipa respondeu sempre rapidamente às perguntas", disse. O nível de suporte fornecido pela NetDocuments foi incrivelmente benéfico, especialmente quando a empresa transferiu mais de 40 milhões de documentos para o seu novo sistema. Os líderes da empresa ficaram particularmente impressionados com o nível de interação e comunicação que tiveram durante todo o processo. Em vez de serem conduzidos através de um processo, eles foram guiados através da jornada em parceria com a NetDocuments.

"Simplesmente não conseguíamos igualar o nível de segurança que a NetDocuments estava a propor."

Curt Montague, Diretor de Serviços Tecnológicos, Sheppard Mullin

Assim que o NetDocuments foi implementado, a Sheppard Mullin viu imediatamente uma grande percentagem da sua equipa a utilizar e a trabalhar com a plataforma. Graças a uma integração sem problemas, a maioria da firma sentiu-se confiante a navegar na nova plataforma após apenas uma semana de formação e uma semana de apoio de acompanhamento. "Penso que o facto de termos uma cultura de gestão de documentos há muito tempo ajudou", afirmou Montague, acrescentando que os recursos úteis e a obrigatoriedade de arquivamento contribuíram para a adoção generalizada da Firma. Os funcionários já tinham estabelecido uma rotina de adesão aos protocolos de arquivo, tornando desnecessária a formação adicional.

Personalização fácil para uma maior flexibilidade

A Sheppard Mullin utiliza o NetDocuments em parte para evitar a fragmentação de dados, mas isso não limitou a capacidade da sua equipa de se manter flexível quando trabalha em movimento. De facto, muitos advogados acedem à plataforma a partir de telemóveis ou tablets.

"Penso que [ter uma solução baseada na nuvem] ajudou, porque como as pessoas estão a trabalhar a partir de casa, podem aceder a esses ficheiros muito mais facilmente", disse Montague. "Ajudou-nos a ser mais flexíveis quando estamos fora do escritório." Essa flexibilidade beneficiou definitivamente a Firma recentemente, uma vez que os escritórios passaram a trabalhar a partir de casa com mais frequência devido à pandemia de COVID-19. De facto, Montague observa que a transição foi muito simples, uma vez que muitos advogados já estavam habituados a um ambiente móvel e tinham acesso fácil aos documentos.

"O NetDocuments permitiu-nos ser muito mais ágeis no apoio aos nossos advogados."

Curt Montague, Diretor de Serviços Tecnológicos, Sheppard Mullin

A Firma também encontrou maior flexibilidade como resultado da personalização. A cultura da Sheppard Mullin nunca foi de tamanho único, e o NetDocuments permitiu que cada um dos seus grupos criasse uma experiência personalizada para maximizar a eficiência. "O NetDocuments permitiu-nos ser muito mais ágeis no apoio aos nossos advogados", disse Montague. "A nossa cultura e a flexibilidade do NetDocuments começaram realmente a funcionar, e estamos ansiosos por continuar a fazê-lo."

Compromisso partilhado com a inovação

Antes de mudar para o NetDocuments, as tentativas de adaptação da Sheppard Mullin foram um pouco frustradas pelo seu sistema anterior - uma plataforma que, de acordo com Montague, permaneceu praticamente estagnada. Isto mudou quando o NetDocuments entrou em cena. Atualmente, Montague brinca com o facto de não conseguir acompanhar a constante inovação. "Antes, tínhamos de trabalhar muito para atualizar um sistema baseado no cliente, pelo que esta velocidade de inovação é espantosa e isso também se reflecte na flexibilidade", afirmou.

Montague também aprecia o ciclo de feedback que existe para os clientes da NetDocuments, acrescentando que as ideias da sua equipa são sempre ouvidas e validadas, tornando-se frequentemente a base para funcionalidades ou melhorias. "Se quisermos uma nova funcionalidade, podemos apresentá-la e, se fizer sentido, a equipa da NetDocuments está ansiosa por ajudar a resolvê-la, pelo que aprecio isso", afirmou.

Olhar para o futuro

A Sheppard Mullin tem um historial de crescimento constante, uma tendência que a Montague espera que continue no futuro com a ajuda da adaptabilidade fornecida pelo NetDocuments. A empresa também tenciona continuar a criar um ambiente que privilegia a nuvem, implementando outras ferramentas baseadas na nuvem, uma decisão impulsionada pelo sucesso que obtiveram com o NetDocuments. "Somos sensíveis às necessidades dos nossos clientes, mas penso que a segurança da NetDocuments nos permitiu realmente mostrar que a segurança na nuvem é melhor do que a que podemos fazer nós próprios", disse Montague. "Isso deu-nos a estabilidade de que precisávamos para sermos uma organização que dá prioridade à nuvem."

Quanto à questão de saber se Montague recomendaria ou não o NetDocuments a outras empresas, a resposta é clara. "Sim, absolutamente", disse ele. "O apoio tem sido sempre fantástico e penso que [a equipa da NetDocuments] é muito reactiva e inovadora."

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