Sobre o Sheppard, Mullin, Richter & Hamptom LLP

Fundado em 1927, o Sheppard Mullin é um escritório de advocacia Global 100 de serviço completo que lida com questões corporativas e tecnológicas, litígios de alto risco e transações financeiras complexas. Em seus 15 escritórios nos Estados Unidos, Europa e Ásia, o escritório oferece soluções globais para clientes em todo o mundo, proporcionando uma representação perfeita em várias jurisdições.

Por que a Sheppard Mullin escolheu o NetDocuments

Antes da parceria com a NetDocuments, a Sheppard Mullin estava com seu antigo fornecedor de sistema de gerenciamento de documentos (DMS) há mais de 20 anos. A empresa havia chegado a um ponto crítico em que a substituição de servidores e a reestruturação da infraestrutura eram iminentes, e a liderança decidiu procurar outras opções. Além disso, pesquisas realizadas em toda a empresa revelaram um forte desejo por uma solução mais moderna e fácil de usar.

Quando a ex-CIO da empresa, Donna Paulson, começou a procurar um novo DMS, sua principal prioridade era encontrar uma plataforma baseada na nuvem que pudesse oferecer o mais alto padrão de segurança e, ao mesmo tempo, fosse atraente para os novos advogados. Não demorou muito para que ela percebesse que o NetDocuments era a solução ideal, especialmente quando comparado a outros fornecedores do mercado. De acordo com Curt Montague, Diretor de Serviços de Tecnologia da Sheppard Mullin, "Nós simplesmente não conseguíamos igualar o nível de segurança que a NetDocuments estava propondo", acrescentando que, de acordo com sua pesquisa, a NetDocuments era a única plataforma verdadeiramente baseada em nuvem quando comparada a outros fornecedores.

Adoção sem precedentes pela empresa e transferência bem-sucedida de mais de 40 milhões de documentos

De acordo com Montague, a experiência de implementação da Sheppard Mullin foi mais fácil do que o esperado, e ele credita grande parte disso aos níveis incomparáveis de suporte fornecidos pela equipe da NetDocuments. "Foi muito organizado, sabíamos o que precisávamos fazer e a equipe sempre respondia às perguntas rapidamente", disse ele. O nível de suporte fornecido pela NetDocuments foi incrivelmente benéfico, especialmente quando a empresa transferiu mais de 40 milhões de documentos para seu novo sistema. Os líderes da empresa ficaram particularmente impressionados com o nível de interação e comunicação que tiveram durante todo o processo. Em vez de serem conduzidos por um processo, eles foram orientados durante a jornada em parceria com a NetDocuments.

"Simplesmente não conseguíamos igualar o nível de segurança que a NetDocuments estava propondo."

Curt Montague, Diretor de Serviços de Tecnologia, Sheppard Mullin

Depois que o NetDocuments foi implementado, a Sheppard Mullin viu imediatamente uma grande porcentagem da equipe utilizando e trabalhando com a plataforma. Graças a uma integração simples, a maioria dos funcionários da firma se sentiu confiante ao navegar na nova plataforma após apenas uma semana de treinamento e uma semana de suporte de acompanhamento. "Acho que o fato de termos uma cultura de gerenciamento de documentos há muito tempo ajudou", disse Montague, acrescentando que os recursos úteis e a obrigatoriedade de arquivamento estimularam ainda mais a adoção generalizada da Firma. Os funcionários já haviam estabelecido uma rotina de adesão aos protocolos de arquivamento, tornando desnecessário um treinamento adicional.

Fácil personalização para maior flexibilidade

A Sheppard Mullin utiliza o NetDocuments em parte para evitar a fragmentação de dados, mas isso não limitou a capacidade de sua equipe de permanecer flexível ao trabalhar em trânsito. Na verdade, muitos advogados acessam a plataforma por meio de telefones ou tablets.

"Acho que [ter uma solução baseada na nuvem] ajudou, porque como as pessoas estão trabalhando em casa, elas podem acessar esses arquivos com muito mais facilidade", disse Montague. "Isso nos ajudou a ser mais flexíveis quando estamos fora do escritório." Essa flexibilidade definitivamente beneficiou a Firma recentemente, pois os escritórios passaram a trabalhar em casa com mais frequência devido à pandemia da COVID-19. Na verdade, Montague observa que a transição foi muito simples, pois muitos advogados já estavam acostumados a um ambiente móvel e tinham fácil acesso aos documentos.

"O NetDocuments nos permitiu ser muito mais ágeis no suporte aos nossos advogados."

Curt Montague, Diretor de Serviços de Tecnologia, Sheppard Mullin

A empresa também encontrou maior flexibilidade como resultado da personalização. A cultura da Sheppard Mullin nunca foi a de um tamanho único, e o NetDocuments permitiu que cada um de seus grupos criasse uma experiência personalizada para maximizar a eficiência. "O NetDocuments nos permitiu ser muito mais ágeis no suporte aos nossos advogados", disse Montague. "Nossa cultura e a flexibilidade do NetDocuments realmente começaram a se fundir, e estamos ansiosos para continuar com isso."

Compromisso compartilhado com a inovação

Antes de mudar para o NetDocuments, as tentativas de adaptação da Sheppard Mullin foram de certa forma frustradas por seu sistema anterior - uma plataforma que, segundo Montague, permaneceu praticamente estagnada. Isso mudou quando o NetDocuments entrou em cena. Agora, Montague brinca que não consegue acompanhar a inovação constante. "O você sabe, nós costumávamos ter muito trabalho para atualizar um sistema baseado em cliente, então essa velocidade de inovação é simplesmente incrível, e isso também contribui para a flexibilidade", disse ele.

Montague também aprecia o ciclo de feedback que existe para os clientes da NetDocuments, acrescentando que as ideias de sua equipe são sempre ouvidas e validadas, e muitas vezes se tornam a base para recursos ou aprimoramentos. "Se o você quiser um novo recurso, pode apresentá-lo e, se fizer sentido, a equipe da NetDocuments estará ansiosa para ajudar a solucioná-lo. Por isso, eu aprecio isso", disse ele.

Olhando para o futuro

A Sheppard Mullin tem um histórico de crescimento constante, uma tendência que Montague espera que continue no futuro com a ajuda da adaptabilidade fornecida pelo NetDocuments. A empresa também pretende continuar a criar um ambiente que prioriza a nuvem, implementando outras ferramentas baseadas na nuvem, uma decisão impulsionada pelo sucesso obtido com o NetDocuments. "Somos sensíveis às necessidades de nossos clientes, mas acho que a segurança do NetDocuments realmente nos permitiu mostrar que a segurança na nuvem é melhor do que a que podemos fazer nós mesmos", disse Montague. "Isso nos deu a estabilidade de que precisávamos para ser uma organização que prioriza a nuvem."

Quanto ao fato de Montague recomendar ou não o NetDocuments a outras empresas, a resposta é clara. "Sim, com certeza", disse ele. "O suporte sempre foi incrível, e acho que [a equipe da NetDocuments] é muito ágil e inovadora."

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