FM Financial finner partner innen dokumenthåndtering for produktivitetsøkninger, intuitiv brukeropplevelse og sømløse integrasjoner

Om FM Financial

FM Financial ble grunnlagt i 1986 for å tilby profesjonell veiledning og investeringsforvaltning fra et bibelsk perspektiv. Med forvaltede midler som nå overstiger 560 millioner dollar, tilbyr FM Financial et komplett spekter av tjenester innen finansiell planlegging og eiendomsplanlegging, investeringsforvaltning, gaveadministrasjon, arvstrategier og lån til kvalifiserte kirker.

En visjon for fremtiden

I 2002 var Richard Morton, strategisk initiativanalytiker hos FM Financial, ansvarlig for IT-avdelingen, og han visste at han ønsket å implementere et effektivt dokumenthåndteringssystem (DMS).

«I årevis satt jeg utenfor det sentrale arkivrommet der vi oppbevarte papirfiler for selskapet, og så administratorer gå inn og komme tilbake timer senere etter å ha prøvd å finne en forlagt fil», sier Richard.

Dette var før elektroniske dokumenter ble utbredt, så ledelsen så et DMS som en kostnad og forsto ikke de potensielle fordelene. Tjue år senere er mesteparten av teknologien deres i skyen, og den nye generasjonen ba om en mer avansert løsning for å håndtere hundrevis, om ikke tusenvis, av sensitive dokumenter de jobber med daglig.

Med et aktuelt behov og et fremtidsperspektiv bestemte selskapet seg for å satse på et nytt dokumenthåndteringssystem.

Søket begynner

FM Financial er et svært prosessorientert selskap og trengte et fleksibelt DMS som støtter måten de ansatte jobber på. Kommersielle standard kopimaskiner som ofte hevder å være et komplett DMS, kunne ikke effektivt levere en skalerbar løsning for å møte selskapenes voksende behov.

• De lette etter:
• Robust sikkerhet for å sikre at sensitive dokumenter forblir trygge
• Sømløse integrasjoner med Office 365 og Salesforce
• Total produktivitetsøkning, forbedret effektivitet og avkastning på investeringen
• En intuitiv opplevelse som gjør det enkelt for team å finne det de trenger

Det ble tydelig at FM Financial trengte de avanserte funksjonene til et moderne skybasert DMS. De utforsket flere alternativer, inkludert NetDocuments. Som Richard forklarer: «Jeg har jobbet lenge i IT-bransjen, og med NetDocuments' kjente navn visste jeg at de ville være med da vi tok et seriøst blikk på dokumenthåndtering.»

«Hvis sikkerhetsprotokollene ikke var høye nok, fikk ikke en leverandør en ny samtale med oss ​​... det var veldig viktig for oss at vi samarbeidet med en leverandør som tar sikkerhet like alvorlig som oss.»

Richard Morton, analytiker for strategiske initiativer, FM Financial

Å bestemme seg for den riktige løsningen

Stiftelsen gjorde sin skikkelige due diligence ved å utforske flere løsningsleverandører. De jobbet først med seks, og reduserte deretter til fire før de valgte NetDocuments.

Seriøs om sikkerhet

FM Financial tar sikkerhet svært alvorlig. De er ansvarlige for å overholde strenge retningslinjer fra myndighetene, som de som håndheves av Security and Exchange Commission (SEC). Monetære sanksjoner kan ilegges organisasjoner som bryter med SEC-standarder.

«Hvis sikkerhetsprotokollene ikke var høye nok, fikk ikke en leverandør en ny samtale med oss. Vår besettelse av sikkerhet skyldes delvis at vi er i en regulert bransje, men vi er også svært følsomme for det faktum at vi håndterer hellige dokumenter for folk – testamenter, stiftelser og penger. Så det var veldig viktig for oss at vi samarbeidet med en leverandør som tar sikkerhet like alvorlig som oss», sier Richard.

Sømløse integrasjoner og forbedret effektivitet

Selskapet er sterkt avhengig av Office 365 og Salesforce i sin daglige arbeidsflyt, og de trengte sitt DMS for å støtte, om ikke forbedre, denne innsatsen.

«Med NetDocuments», forklarer Richard, «finner man muligheter i dokumentopprettingsprosessen til å tenke nytt om det som pleide å ta timer eller dager, og redusere det til minutter. Teamene våre kan samle inn data i Salesforce, trykke på en knapp og automatisk generere dokumentet/dokumentene de trenger.»

FM Financial anerkjente også hvor dypt NetDocuments er integrert i Office 365, noe som åpner for ytterligere muligheter for strømlinjeformede prosesser og effektivitetsgevinster. De identifiserte at det kunne være muligheter for å konsolidere redundante teknologier. FM Financial vil for eksempel utforske CollabSpaces for å jobbe med og dele dokumenter med eksterne parter, i stedet for å opprettholde separate lisenser for et fildelingsverktøy med ett enkelt formål.

Erfaring er viktig med dokumenthåndtering

Da FM Financial begynte å lete etter et nytt DMS, visste de at brukeropplevelsen ville være viktig, men det som også gjorde at NetDocuments skilte seg ut var kjøpsopplevelsen.

«Med NetDocuments finnes det muligheter i dokumentopprettingsprosessen til å tenke nytt om det som pleide å ta timer eller dager, og redusere det til minutter. Teamene våre kan samle inn data i Salesforce, trykke på en knapp og automatisk generere dokumentet/dokumentene de trenger.»

Richard Morton, analytiker for strategiske initiativer, FM Financial

Som Richard beskriver det: «Da vi snakket med andre leverandører, ville de selge oss løsningen sin. Men da vi snakket med NetDocuments, var spørsmålet: 'Hvilket problem kan jeg løse for dere?' Og det satte vi pris på.»

Richard forklarer at «NetDocuments' intuitive natur var det som avgjorde for oss – det er rett og slett så enkelt å bruke.»

Partnere i å bygge fremtiden

Sammen evaluerte og identifiserte teamene fra FM Financial og NetDocuments nøye FM Financials' unike forretningsbehov og utviklet en strategisk plan for å støtte selskapet på DMS-reisen.

«Vi er veldig prosessorienterte folk og har satt pris på at vi kan komme til NetDocuments med informasjon om prosessen vår, samtidig som vi vet at det ikke er første gang de har vært på jobb», sier Richard.

FM Financial samarbeider med Element Technologies for et vellykket oppsett, implementering og innholdsmigrering planlagt i faser for å starte i det små og deretter skalere til resten av organisasjonen.

Selskapet ser frem til å oppleve de umiddelbare fordelene med NetDocuments-plattformen og gjøre arbeidet enklere for folkene hos FM Financial, noe som til syvende og sist kommer de mange kundene og interessentene de betjener til gode.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.