FM Financial vindt partner voor documentbeheer voor productiviteitswinst, intuïtieve gebruikerservaring en naadloze integraties

Over FM Financial

FM Financial werd in 1986 opgericht om professionele begeleiding en beleggingsbeheer te bieden vanuit een bijbels perspectief. Met een beheerd vermogen van meer dan 560 miljoen dollar biedt FM Financial een volledig scala aan diensten op het gebied van financiële en vermogensplanning, beleggingsbeheer, schenkingsadministratie, erfenisstrategieën en leningen aan gekwalificeerde kerken.

Een visie voor de toekomst

In 2002 was Richard Morton, Strategic Initiatives Analyst bij FM Financial, verantwoordelijk voor de afdeling Informatietechnologie en wist hij dat hij een efficiënt documentbeheersysteem (DMS) wilde implementeren.

"Jarenlang zat ik buiten de centrale archiefruimte waar we de papieren dossiers van het bedrijf bewaarden en zag ik administratief medewerkers naar binnen gaan en uren later weer naar buiten komen nadat ze hadden geprobeerd een zoekgeraakt dossier te vinden", zegt Richard.

Dit was nog voordat elektronische documenten gangbaar waren, dus het management zag een DMS als een kostenpost en zag de potentiële voordelen ervan niet in. Twintig jaar later bevindt het grootste deel van hun technologie zich in de cloud en vroeg de nieuwe generatie om een geavanceerdere oplossing voor het beheer van de honderden, zo niet duizenden, gevoelige documenten waarmee ze dagelijks werken.

Gezien de huidige behoefte en met het oog op de toekomst heeft het bedrijf besloten om een nieuw documentbeheersysteem in te voeren.

De zoektocht begint

FM Financial is een zeer procesgericht bedrijf en had behoefte aan een flexibel DMS dat de werkwijze van zijn medewerkers ondersteunt. Commerciële kant-en-klare kopieerapparaten die vaak beweren een compleet DMS te zijn, konden geen efficiënte, schaalbare oplossing bieden voor de groeiende behoeften van het bedrijf.

• Ze waren op zoek naar:
• Robuuste beveiliging om ervoor te zorgen dat hun gevoelige documenten veilig blijven
• Naadloze integratie met Office 365 en Salesforce
• Algehele productiviteitsstijgingen, verbeterde efficiëntie en rendement op investering
• Een intuïtieve ervaring die het voor teams gemakkelijk maakt om te vinden wat ze nodig hebben

Het werd duidelijk dat FM Financial behoefte had aan de geavanceerde mogelijkheden van een modern, cloudgebaseerd DMS. Ze onderzochten verschillende opties, waaronder NetDocuments. Richard legt uit: "Ik werk al heel lang in de IT en gezien de naamsbekendheid van NetDocuments wist ik dat zij in aanmerking zouden komen wanneer we serieus zouden gaan kijken naar documentbeheer."

"Als de beveiligingsprotocollen niet streng genoeg waren, kreeg een leverancier geen tweede kans bij ons... Het was voor ons heel belangrijk om samen te werken met een leverancier die beveiliging net zo serieus neemt als wij."

Richard Morton, analist strategische initiatieven, FM Financial

De juiste oplossing kiezen

De stichting heeft haar huiswerk goed gedaan door verschillende leveranciers van oplossingen te onderzoeken. In eerste instantie werkte ze met zes leveranciers, waarna ze het aantal terugbracht tot vier, voordat ze uiteindelijk voor NetDocuments koos.

Serieuze beveiliging

FM Financial neemt veiligheid zeer serieus. Zij zijn verantwoordelijk voor het naleven van strenge overheidsrichtlijnen, zoals die worden opgelegd door de Security and Exchange Commission (SEC). Organisaties die de SEC-normen overtreden, kunnen geldboetes opgelegd krijgen.

"Als de beveiligingsprotocollen niet streng genoeg waren, kreeg een aanbieder geen tweede kans bij ons. Onze obsessie met beveiliging komt deels voort uit het feit dat we in een gereguleerde sector actief zijn, maar we zijn ons ook zeer bewust van het feit dat we omgaan met vertrouwelijke documenten van mensen, zoals hun testamenten, trusts en geld. Het was voor ons dus erg belangrijk om samen te werken met een aanbieder die beveiliging net zo serieus neemt als wij", aldus Richard.

Naadloze integraties en verbeterde efficiëntie

Het bedrijf is voor zijn dagelijkse workflow sterk afhankelijk van Office 365 en Salesforce, en had behoefte aan een DMS dat deze inspanningen ondersteunde, zo niet verbeterde.

"Met NetDocuments", legt Richard uit, "zijn er mogelijkheden in het documentcreatieproces om processen die vroeger uren of dagen in beslag namen, te herzien en terug te brengen tot enkele minuten. Onze teams kunnen gegevens verzamelen in Salesforce, op een knop drukken en automatisch de documenten genereren die ze nodig hebben."

FM Financial zag ook hoe diep NetDocuments in Office 365 is geïntegreerd, wat extra mogelijkheden biedt voor gestroomlijnde processen en efficiëntieverbeteringen. Ze ontdekten dat er kansen waren om overbodige technologieën te consolideren. FM Financial gaat bijvoorbeeld CollabSpaces gebruiken voor het bewerken en delen van documenten met externe partijen, in plaats van aparte licenties aan te houden voor een tool die alleen voor het delen van bestanden wordt gebruikt.

Ervaring is belangrijk bij documentbeheer

Toen FM Financial op zoek ging naar een nieuw DMS, wisten ze dat de gebruikerservaring belangrijk zou zijn, maar wat NetDocuments ook onderscheidde, was de aankoopervaring.

“Met NetDocuments zijn er mogelijkheden om het proces van documentcreatie te herzien, waardoor wat vroeger uren of dagen in beslag nam, nu in enkele minuten kan worden gedaan. Onze teams kunnen gegevens verzamelen in Salesforce, op een knop drukken en automatisch de documenten genereren die ze nodig hebben.”

Richard Morton, analist strategische initiatieven, FM Financial

Richard beschrijft het als volgt: "Toen we met andere leveranciers spraken, wilden ze ons hun oplossing verkopen. Maar toen we met NetDocuments spraken, was de vraag: 'Welk probleem kan ik voor u oplossen?'. Dat waardeerden we enorm."

Uiteindelijk, legt Richard uit, "was het intuïtieve karakter van NetDocuments voor ons echt de doorslaggevende factor – het is gewoon zo gebruiksvriendelijk."

Partners in het bouwen aan de toekomst

Samen hebben de teams van FM Financial en NetDocuments de unieke zakelijke behoeften van FM Financial zorgvuldig geëvalueerd en geïdentificeerd en een strategisch plan ontwikkeld om het bedrijf te ondersteunen bij zijn DMS-traject.

"We zijn erg procesgericht en waarderen het dat we met ons proces naar NetDocuments kunnen komen en weten dat dit niet hun eerste keer is", zegt Richard.

FM Financial werkt samen met Element Technologies voor een succesvolle installatie, implementatie en contentmigratie, die in fasen wordt gepland om klein te beginnen en vervolgens uit te breiden naar de rest van de organisatie.

Het bedrijf kijkt ernaar uit om de directe voordelen van het NetDocuments-platform te ervaren en het werk voor de mensen bij FM Financial te vergemakkelijken, wat uiteindelijk ten goede komt aan de vele klanten en belanghebbenden die zij bedienen.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.