A FM Financial encontra um parceiro de gestão de documentos para ganhos de produtividade, experiência de utilizador intuitiva e integrações perfeitas

Sobre a FM Financial

A FM Financial foi fundada em 1986 para fornecer orientação profissional e gestão de investimentos a partir de uma perspetiva bíblica. Com activos sob gestão que ultrapassam agora os 560 milhões de dólares, a FM Financial oferece uma gama completa de serviços nas áreas do planeamento financeiro e patrimonial, gestão de investimentos, administração de doações, estratégias de legado e empréstimos a igrejas qualificadas.

Uma visão para o futuro

Em 2002, Richard Morton, Analista de Iniciativas Estratégicas da FM Financial, era responsável pelo departamento de Tecnologias de Informação e sabia que queria implementar um sistema de gestão de documentos (DMS) eficiente.

"Durante anos, sentei-me à porta da sala de registos central onde guardávamos os ficheiros em papel da empresa e via os administradores entrarem e voltarem a sair horas mais tarde, depois de tentarem encontrar um ficheiro perdido", diz Richard.

Isto foi antes da prevalência de documentos electrónicos, pelo que a liderança via um DMS como um custo e não reconhecia os potenciais benefícios. Vinte anos mais tarde, a maior parte da sua tecnologia está na nuvem e a nova geração pediu uma solução mais avançada para gerir as centenas, se não milhares, de registos sensíveis com que trabalham diariamente.

Com uma necessidade atual e uma perspetiva de futuro, a empresa decidiu optar por um novo sistema de gestão documental.

A busca começa

A FM Financial é uma empresa muito orientada para os processos e precisava de um DMS flexível que apoiasse a forma como os seus funcionários trabalham. Os produtos comerciais de fotocopiadora prontos a usar que muitas vezes afirmam ser um DMS completo não conseguiam fornecer eficazmente uma solução escalável para responder às necessidades crescentes da empresa.

• Eles estavam à procura:
• Segurança robusta para garantir que os seus documentos sensíveis permanecem seguros
• Integrações perfeitas com o Office 365 e o Salesforce
• Ganhos globais de produtividade, maior eficiência e retorno do investimento
• Uma experiência intuitiva que torna fácil para as equipas encontrarem o que precisam

Tornou-se claro que a FM Financial precisava das capacidades avançadas de um DMS moderno baseado na nuvem. Exploraram várias opções, incluindo a NetDocuments. Como explica Richard, "Estou nas TI há muito tempo e, com o reconhecimento do nome NetDocuments, sabia que estariam na mesa quando começássemos a pensar seriamente na gestão de documentos."

"Se os protocolos de segurança não fossem suficientemente elevados, o fornecedor não recebia uma segunda chamada... era muito importante para nós estabelecer uma parceria com um fornecedor que levasse a segurança tão a sério como nós."

Richard Morton, Analista de Iniciativas Estratégicas, FM Financial

Decidir sobre a solução correta

A fundação fez a devida diligência ao explorar vários fornecedores de soluções, trabalhando inicialmente com seis, depois reduzindo para quatro antes de selecionar a NetDocuments.

Segurança a sério

A FM Financial leva a segurança muito a sério. São responsáveis pelo cumprimento de diretrizes governamentais rigorosas, como as aplicadas pela Security and Exchange Commission (SEC). Podem ser impostas sanções monetárias a organizações que violem as normas da SEC.

"Se os protocolos de segurança não fossem suficientemente elevados, um fornecedor não recebia uma segunda chamada connosco. A nossa obsessão pela segurança deve-se, em parte, ao facto de estarmos numa indústria regulamentada, mas também somos muito sensíveis ao facto de estarmos a tratar de documentos sagrados para as pessoas - os seus testamentos, os seus fundos fiduciários e o seu dinheiro. Por isso, era muito importante para nós fazermos uma parceria com um fornecedor que levasse a segurança tão a sério como nós", afirma Richard.

Integrações perfeitas e eficiências melhoradas

A empresa depende fortemente do Office 365 e do Salesforce no seu fluxo de trabalho diário, e precisava que o seu DMS apoiasse, se não melhorasse, esses esforços.

"Com o NetDocuments", explica Richard, "existem oportunidades no processo de criação de documentos para repensar o que costumava demorar horas ou dias e reduzi-lo para minutos. As nossas equipas podem recolher dados no Salesforce, premir um botão e gerar automaticamente o(s) documento(s) de que necessitam."

A FM Financial também reconheceu o quão profundamente o NetDocuments está integrado no Office 365, o que abre possibilidades adicionais para processos simplificados e ganhos de eficiência. Identificaram que poderia haver oportunidades para consolidar tecnologias redundantes. Por exemplo, a FM Financial irá explorar o CollabSpaces para trabalhar e partilhar documentos com entidades externas, em vez de manter licenças separadas para uma ferramenta de partilha de ficheiros de finalidade única.

A experiência é importante na gestão de documentos

Quando a FM Financial começou a procurar um novo DMS, sabia que a experiência do utilizador seria importante, mas o que também fez com que a NetDocuments se destacasse foi a experiência de compra.

"Com o NetDocuments, existem oportunidades no processo de criação de documentos para repensar o que costumava demorar horas ou dias e reduzi-lo para minutos. As nossas equipas podem recolher dados no Salesforce, premir um botão e gerar automaticamente o(s) documento(s) de que necessitam."

Richard Morton, Analista de Iniciativas Estratégicas, FM Financial

Como Richard descreve, "Quando falámos com outros fornecedores, eles queriam vender-nos a sua solução. Mas quando falámos com a NetDocuments, a questão era "Que problema posso resolver para vocês?". E nós gostámos muito disso".

No final, explica Richard, "a natureza intuitiva do NetDocuments foi realmente o ponto de viragem para nós - é tão fácil de utilizar".

Parceiros na construção do futuro

Em conjunto, as equipas da FM Financial e da NetDocuments avaliaram e identificaram cuidadosamente as necessidades comerciais específicas da FM Financials e desenvolveram um plano estratégico para apoiar a empresa no seu percurso DMS.

"Somos pessoas muito orientadas para os processos e apreciámos o facto de podermos contactar a NetDocuments com o nosso processo e sabermos que não é a primeira vez que o fazem", afirma Richard.

A FM Financial está a estabelecer uma parceria com a Element Technologies para uma configuração, implementação e migração de conteúdos bem-sucedida, planeada em fases para começar em pequena escala e depois expandir para o resto da organização.

A empresa espera experimentar os benefícios imediatos da plataforma NetDocuments e tornar o trabalho mais fácil para as pessoas da FM Financial, o que, em última análise, beneficia os muitos clientes e partes interessadas que servem.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gestão documental, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.