FM Financial hittar partner för dokumenthantering som ger ökad produktivitet, intuitiv användarupplevelse och smidig integration

Om FM Financial

FM Financial grundades 1986 för att tillhandahålla professionell rådgivning och investeringsförvaltning ur ett bibliskt perspektiv. Med förvaltade tillgångar som nu överstiger 560 miljoner dollar erbjuder FM Financial ett komplett utbud av tjänster inom områdena finansiell planering och fastighetsplanering, investeringsförvaltning, gåvoadministration, arvstrategier och lån till kvalificerade kyrkor.

En vision för framtiden

2002 var Richard Morton, strategisk initiativanalytiker på FM Financial, ansvarig för IT-avdelningen och visste att han ville implementera ett effektivt dokumenthanteringssystem (DMS).

”I åratal satt jag utanför det centrala arkivet där vi förvarade företagets pappersdokument och såg administratörer gå in och komma ut flera timmar senare efter att ha försökt hitta en felplacerad fil”, säger Richard.

Detta var innan elektroniska dokument blev vanliga, så ledningen såg ett DMS som en kostnad och insåg inte de potentiella fördelarna. Tjugo år senare finns större delen av deras teknik i molnet, och den nya generationen efterfrågade en mer avancerad lösning för att hantera de hundratals, om inte tusentals, känsliga dokument som de arbetar med dagligen.

Med tanke på det aktuella behovet och med blicken riktad mot framtiden beslutade företaget att införa ett nytt dokumenthanteringssystem.

Sökandet börjar

FM Financial är ett mycket processorienterat företag och behövde ett flexibelt DMS som stöder deras medarbetares arbetssätt. Kommersiella kopieringsprodukter som ofta påstår sig vara ett komplett DMS kunde inte på ett effektivt sätt leverera en skalbar lösning som tillgodoser företagets växande behov.

• De letade efter:
• Robust säkerhet för att garantera att deras känsliga dokument förblir säkra
• Sömlös integration med Office 365 och Salesforce
• Ökad total produktivitet, förbättrad effektivitet och avkastning på investeringar
• En intuitiv upplevelse som gör det enkelt för team att hitta det de behöver

Det stod klart att FM Financial behövde de avancerade funktionerna i ett modernt molnbaserat DMS. De undersökte flera alternativ, däribland NetDocuments. Richard förklarar: ”Jag har arbetat med IT länge och med NetDocuments välkända namn visste jag att de skulle vara ett alternativ när vi började titta på dokumenthantering på allvar.”

”Om säkerhetsprotokollen inte var tillräckligt strikta fick leverantören inte ett andra samtal från oss... Det var väldigt viktigt för oss att samarbeta med en leverantör som tar säkerhet lika seriöst som vi gör.”

Richard Morton, strategisk initiativanalytiker, FM Financial

Att välja rätt lösning

Stiftelsen gjorde en noggrann utvärdering av flera leverantörer av lösningar, och arbetade inledningsvis med sex stycken, för att sedan minska antalet till fyra innan man valde NetDocuments.

Allvarligt med säkerhet

FM Financial tar säkerhet på största allvar. De är ansvariga för att följa strikta myndighetsriktlinjer, såsom de som tillämpas av Security and Exchange Commission (SEC). Monetära sanktioner kan åläggas organisationer som bryter mot SEC:s standarder.

”Om säkerhetsprotokollen inte var tillräckligt strikta fick leverantören inte en andra chans hos oss. Vår fixering vid säkerhet beror delvis på att vi verkar i en reglerad bransch, men vi är också mycket medvetna om att vi hanterar känsliga dokument för människor – deras testamenten, deras fonder och pengar. Därför var det väldigt viktigt för oss att samarbeta med en leverantör som tar säkerhet på lika stort allvar som vi”, säger Richard.

Sömlösa integrationer och förbättrad effektivitet

Företaget är starkt beroende av Office 365 och Salesforce i sitt dagliga arbete, och de behövde ett DMS som kunde stödja, om inte förbättra, dessa insatser.

”Med NetDocuments”, förklarar Richard, ”finns det möjligheter i dokumenthanteringsprocessen att ompröva vad som tidigare tog timmar eller dagar och minska det till några minuter. Våra team kan samla in data i Salesforce, trycka på en knapp och automatiskt generera de dokument de behöver.”

FM Financial insåg också hur djupt NetDocuments är integrerat i Office 365, vilket öppnar upp ytterligare möjligheter för strömlinjeformade processer och effektivitetsvinster. De identifierade att det kunde finnas möjligheter att konsolidera överflödiga tekniker. FM Financial kommer till exempel att utforska CollabSpaces för att arbeta och dela dokument med externa parter, istället för att upprätthålla separata licenser för ett enda verktyg för fildelning.

Erfarenhet är viktigt inom dokumenthantering

När FM Financial började leta efter ett nytt DMS visste de att användarupplevelsen skulle vara viktig, men det som också gjorde NetDocuments till ett utmärkt val var köpupplevelsen.

”Med NetDocuments finns det möjligheter att ompröva dokumenthanteringsprocessen som tidigare tog timmar eller dagar och istället minska den till några minuter. Våra team kan samla in data i Salesforce, trycka på en knapp och automatiskt generera de dokument de behöver.”

Richard Morton, strategisk initiativanalytiker, FM Financial

Richard beskriver det så här: ”När vi pratade med andra leverantörer ville de sälja sin lösning till oss. Men när vi pratade med NetDocuments var deras inställning: ’Vilket problem kan jag lösa åt er?’. Och det uppskattade vi.”

I slutändan, förklarar Richard, ”var NetDocuments intuitiva natur verkligen avgörande för oss – det är så enkelt att använda.”

Partners i att bygga framtiden

Tillsammans utvärderade och identifierade FM Financials och NetDocuments team noggrant FM Financials unika affärsbehov och utvecklade en strategisk plan för att stödja företaget i dess DMS-resa.

"Vi är mycket processorienterade och uppskattar att vi kan komma till NetDocuments med vår process och veta att det inte är första gången de gör detta", säger Richard.

FM Financial samarbetar med Element Technologies för en framgångsrik installation, implementering och migrering av innehåll som planeras i etapper för att börja i liten skala och sedan skalas upp till resten av organisationen.

Företaget ser fram emot att uppleva de omedelbara fördelarna med NetDocuments-plattformen och att underlätta arbetet för medarbetarna på FM Financial, vilket i slutändan gynnar de många kunder och intressenter som de betjänar.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.