FM Financial encontra parceiro de gerenciamento de documentos para ganhos de produtividade, experiência intuitiva do usuário e integrações perfeitas

Sobre a FM Financial

A FM Financial foi fundada em 1986 para oferecer orientação profissional e gerenciamento de investimentos a partir de uma perspectiva bíblica. Com ativos sob gestão que agora ultrapassam US$ 560 milhões, a FM Financial oferece uma gama completa de serviços nas áreas de planejamento financeiro e patrimonial, gestão de investimentos, administração de doações, estratégias de legado e empréstimos a igrejas qualificadas.

Uma visão para o futuro

Em 2002, Richard Morton, Analista de Iniciativas Estratégicas da FM Financial, era responsável pelo departamento de Tecnologia da Informação e sabia que queria implementar um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) eficiente.

"Durante anos, eu ficava do lado de fora da sala de registros centrais, onde guardávamos os arquivos em papel da empresa, e via os administradores entrarem e saírem horas depois, tentando encontrar um arquivo perdido", diz Richard.

Isso foi antes da prevalência de documentos eletrônicos, portanto, a liderança via um DMS como um custo e não reconhecia os possíveis benefícios. Vinte anos depois, a maior parte da tecnologia está na nuvem e a nova geração pediu uma solução mais avançada para gerenciar as centenas, se não milhares, de registros confidenciais com os quais trabalham diariamente.

Com uma necessidade atual e uma visão para o futuro, a empresa decidiu buscar um novo sistema de gerenciamento de documentos.

A busca começa

A FM Financial é uma empresa muito orientada a processos e precisava de um DMS flexível que apoiasse a maneira como seu pessoal trabalha. Os produtos comerciais de copiadora prontos para uso, que muitas vezes afirmam ser um DMS completo, não conseguiam fornecer com eficiência uma solução escalável para atender às necessidades crescentes da empresa.

• Eles estavam procurando:
• Segurança robusta para garantir que seus documentos confidenciais permaneçam seguros
• Integrações perfeitas com o Office 365 e o Salesforce
• Ganhos gerais de produtividade, maior eficiência e retorno sobre o investimento
• Uma experiência intuitiva que torna fácil para as equipes encontrarem o que precisam

Ficou claro que a FM Financial precisava dos recursos avançados de um DMS moderno baseado em nuvem. Eles exploraram várias opções, inclusive a NetDocuments. Como explica Richard, "Estou na área de TI há muito tempo e, com o reconhecimento do nome da NetDocuments, sabia que eles estariam na mesa quando levássemos a sério o gerenciamento de documentos".

"Se os protocolos de segurança não fossem altos o suficiente, o provedor não recebia uma segunda ligação nossa... era muito importante para nós fazermos uma parceria com um provedor que levasse a segurança tão a sério quanto nós."

Richard Morton, Analista de Iniciativas Estratégicas, FM Financial

Decidindo sobre a solução certa

A fundação fez a devida diligência ao explorar vários fornecedores de soluções, inicialmente trabalhando com seis, depois reduzindo para quatro antes de selecionar a NetDocuments.

Segurança séria

A FM Financial leva a segurança muito a sério. Eles são responsáveis pelo cumprimento de diretrizes governamentais rigorosas, como as aplicadas pela Security and Exchange Commission (SEC). Sanções monetárias podem ser impostas a organizações que violam os padrões da SEC.

"Se os protocolos de segurança não fossem suficientemente altos, o provedor não recebia uma segunda ligação nossa. Nossa obsessão com a segurança se deve, em parte, ao fato de estarmos em um setor regulamentado, mas também somos muito sensíveis ao fato de estarmos lidando com documentos sagrados para as pessoas - seus testamentos, seus fundos fiduciários e seu dinheiro. Portanto, era muito importante para nós fazermos uma parceria com um provedor que levasse a segurança tão a sério quanto nós", diz Richard.

Integrações perfeitas e eficiências aprimoradas

A empresa depende muito do Office 365 e do Salesforce em seu fluxo de trabalho diário e precisava que seu DMS apoiasse, se não aprimorasse, esses esforços.

"Com o NetDocuments", explica Richard, "há oportunidades no processo de criação de documentos para repensar o que costumava levar horas ou dias e reduzi-lo a minutos. Nossas equipes podem coletar dados no Salesforce, apertar um botão e gerar automaticamente o(s) documento(s) de que precisam."

A FM Financial também reconheceu como o NetDocuments está profundamente incorporado ao Office 365, o que abre possibilidades adicionais para processos simplificados e ganhos de eficiência. Eles identificaram que poderia haver oportunidades para consolidar tecnologias redundantes. Por exemplo, a FM Financial explorará o CollabSpaces para trabalhar e compartilhar documentos com partes externas, em vez de manter licenças separadas para uma ferramenta de compartilhamento de arquivos de propósito único.

A experiência é importante para o gerenciamento de documentos

Quando a FM Financial iniciou sua busca por um novo DMS, sabia que a experiência do usuário seria importante, mas o que também fez a NetDocuments se destacar foi a experiência de compra.

"Com o NetDocuments, há oportunidades no processo de criação de documentos para repensar o que costumava levar horas ou dias e reduzi-lo a minutos. Nossas equipes podem coletar dados no Salesforce, apertar um botão e gerar automaticamente o(s) documento(s) de que precisam."

Richard Morton, Analista de Iniciativas Estratégicas, FM Financial

Como Richard descreve, "Quando estávamos conversando com outros fornecedores, eles queriam nos vender suas soluções. Mas quando conversamos com a NetDocuments, a pergunta era: "Que problema posso resolver para o você? E nós gostamos muito disso".

No final, explica Richard, "a natureza intuitiva do NetDocuments foi realmente o ponto de inflexão para nós - ele é muito fácil de usar".

Parceiros na construção do futuro

Juntas, as equipes da FM Financial e da NetDocuments avaliaram e identificaram cuidadosamente as necessidades comerciais exclusivas da FM Financials e desenvolveram um plano estratégico para apoiar a empresa em sua jornada de DMS.

"Somos pessoas muito orientadas para os processos e gostamos muito de poder recorrer à NetDocuments para apresentar nosso processo e saber que não é a primeira vez que eles fazem isso", diz Richard.

A FM Financial está fazendo uma parceria com a Element Technologies para uma configuração, implementação e migração de conteúdo bem-sucedidas, planejadas em fases para começar em pequena escala e, em seguida, expandir para o restante da organização.

A empresa espera experimentar os benefícios imediatos da plataforma NetDocuments e facilitar o trabalho do pessoal da FM Financial, o que, em última análise, beneficia os muitos clientes e partes interessadas que atende.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.