FM Financial trouve un partenaire de gestion documentaire pour gagner en productivité, offrir une expérience utilisateur intuitive et bénéficier d'intégrations transparentes

À propos de FM Financial

FM Financial a été fondée en 1986 afin de fournir des conseils professionnels et des services de gestion d'investissements dans une perspective biblique. Avec un actif sous gestion dépassant aujourd'hui les 560 millions de dollars, FM Financial offre une gamme complète de services dans les domaines de la planification financière et successorale, de la gestion d'investissements, de l'administration des dons, des stratégies successorales et des prêts aux églises éligibles.

Une vision pour l'avenir

En 2002, Richard Morton, analyste en initiatives stratégiques chez FM Financial, était responsable du département des technologies de l'information et savait qu'il voulait mettre en place un système de gestion documentaire (DMS) efficace.

« Pendant des années, je me suis assis devant la salle centrale des archives où nous conservions les dossiers papier de l'entreprise et je voyais les administrateurs entrer et ressortir des heures plus tard après avoir cherché un dossier égaré », raconte Richard.

C'était avant la généralisation des documents électroniques, et la direction considérait alors un système de gestion documentaire comme un coût et n'en reconnaissait pas les avantages potentiels. Vingt ans plus tard, la plupart de leurs technologies sont dans le cloud, et la nouvelle génération a demandé une solution plus avancée pour gérer les centaines, voire les milliers, de documents sensibles avec lesquels elle travaille quotidiennement.

Compte tenu des besoins actuels et dans une perspective d'avenir, l'entreprise a décidé de se doter d'un nouveau système de gestion des documents.

La recherche commence

FM Financial est une entreprise très axée sur les processus qui avait besoin d'un système de gestion documentaire flexible, adapté au mode de travail de ses employés. Les photocopieurs commerciaux disponibles dans le commerce, souvent présentés comme des systèmes de gestion documentaire complets, ne pouvaient pas fournir de solution évolutive capable de répondre efficacement aux besoins croissants de l'entreprise.

• Ils recherchaient :
• Une sécurité robuste pour garantir la protection de leurs documents sensibles
• Intégrations transparentes avec Office 365 et Salesforce
• Gains de productivité globaux, amélioration de l'efficacité et retour sur investissement
• Une expérience intuitive qui permet aux équipes de trouver facilement ce dont elles ont besoin.

Il est apparu clairement que FM Financial avait besoin des fonctionnalités avancées d'un système de gestion documentaire moderne basé sur le cloud. L'entreprise a étudié plusieurs options, dont NetDocuments. Comme l'explique Richard : « Je travaille dans l'informatique depuis longtemps et, compte tenu de la notoriété de NetDocuments, je savais que cette solution serait envisagée lorsque nous nous pencherions sérieusement sur la question de la gestion documentaire. »

« Si les protocoles de sécurité n'étaient pas suffisamment élevés, un fournisseur ne recevait pas d'appel de notre part... Il était très important pour nous de nous associer à un fournisseur qui prend la sécurité aussi au sérieux que nous. »

Richard Morton, analyste en initiatives stratégiques, FM Financial

Choisir la bonne solution

La fondation a fait preuve de la diligence requise en explorant plusieurs fournisseurs de solutions, travaillant initialement avec six d'entre eux, puis réduisant ce nombre à quatre avant de choisir NetDocuments.

La sécurité, une affaire sérieuse

FM Financial prend la sécurité très au sérieux. Elle est tenue de se conformer à des directives gouvernementales strictes, telles que celles imposées par la Security and Exchange Commission (SEC). Des sanctions financières peuvent être imposées aux organisations qui enfreignent les normes de la SEC.

« Si les protocoles de sécurité n'étaient pas suffisamment élevés, un fournisseur n'avait pas droit à un deuxième appel de notre part. Notre obsession pour la sécurité s'explique en partie par le fait que nous évoluons dans un secteur réglementé, mais nous sommes également très sensibles au fait que nous traitons des documents sacrés pour les gens : leurs testaments, leurs fiducies et leur argent. Il était donc très important pour nous de nous associer à un fournisseur qui prend la sécurité aussi au sérieux que nous », explique Richard.

Intégrations transparentes et efficacité améliorée

L'entreprise s'appuie fortement sur Office 365 et Salesforce dans son flux de travail quotidien, et elle avait besoin que son système de gestion documentaire (DMS) soutienne, voire améliore, ces efforts.

« Avec NetDocuments, explique Richard, le processus de création de documents offre la possibilité de repenser ce qui prenait auparavant des heures, voire des jours, et de le réduire à quelques minutes. Nos équipes peuvent collecter des données dans Salesforce, appuyer sur un bouton et générer automatiquement le ou les documents dont elles ont besoin. »

FM Financial a également reconnu à quel point NetDocuments est profondément intégré à Office 365, ce qui ouvre de nouvelles possibilités en matière de rationalisation des processus et de gains d'efficacité. L'entreprise a identifié des opportunités de consolidation des technologies redondantes. Par exemple, FM Financial va explorer CollabSpaces pour travailler et partager des documents avec des parties externes, au lieu de conserver des licences distinctes pour un outil de partage de fichiers à usage unique.

L'expérience compte dans la gestion documentaire

Lorsque FM Financial s'est mis à la recherche d'un nouveau système de gestion documentaire (DMS), l'entreprise savait que l'expérience utilisateur serait un critère important, mais c'est l'expérience d'achat qui a également fait la différence en faveur de NetDocuments.

« Avec NetDocuments, il est possible de repenser le processus de création de documents qui prenait auparavant des heures, voire des jours, et de le réduire à quelques minutes. Nos équipes peuvent collecter des données dans Salesforce, appuyer sur un bouton et générer automatiquement les documents dont elles ont besoin. »

Richard Morton, analyste en initiatives stratégiques, FM Financial

Comme le décrit Richard, « Lorsque nous avons discuté avec d'autres fournisseurs, ils voulaient nous vendre leur solution. Mais lorsque nous avons discuté avec NetDocuments, ils nous ont demandé : « Quel problème puis-je résoudre pour vous ? » Et nous avons apprécié cela. »

Au final, explique Richard, « la nature intuitive de NetDocuments a vraiment été le facteur décisif pour nous : c'est tellement facile à utiliser. »

Partenaires pour bâtir l'avenir

Ensemble, les équipes de FM Financial et NetDocuments ont soigneusement évalué et identifié les besoins commerciaux spécifiques de FM Financials, puis élaboré un plan stratégique pour accompagner l'entreprise dans sa transition vers un système de gestion documentaire (DMS).

« Nous sommes très axés sur les processus et nous apprécions le fait de pouvoir présenter notre processus à NetDocuments en sachant que ce n'est pas leur première expérience dans ce domaine », explique Richard.

FM Financial s'associe à Element Technologies pour une configuration, une mise en œuvre et une migration de contenu réussies, prévues en plusieurs phases afin de commencer modestement, puis d'étendre le projet au reste de l'organisation.

La société se réjouit de pouvoir profiter immédiatement des avantages de la plateforme NetDocuments et de faciliter le travail des employés de FM Financial, ce qui profitera en fin de compte aux nombreux clients et parties prenantes qu'elle sert.

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