FM Financial ha scelto un partner per la gestione dei documenti con l'obiettivo di aumentare la produttività , garantire un'esperienza utente intuitiva ( ) e ottenere integrazioni senza soluzione di continuità

Informazioni su FM Financial

FM Financial è stata fondata nel 1986 con l’obiettivo di fornire consulenza professionale e servizi di gestione degli investimenti. Con un patrimonio in gestione che attualmente supera i 560 milioni di dollari, FM Financial offre una gamma completa di servizi nei settori della pianificazione finanziaria e successoria, della gestione degli investimenti, dell’amministrazione delle donazioni, delle strategie di successione e dei prestiti a chiese qualificate.

Una visione per il futuro

Nel 2002, Richard Morton, analista delle iniziative strategiche presso FM Financial, era responsabile del reparto informatico e sapeva di voler implementare un sistema efficiente di gestione dei documenti (DMS).

«Per anni mi sono seduto fuori dall’archivio centrale, dove conservavamo i fascicoli cartacei dell’azienda, e vedevo gli amministratori entrare e uscire ore dopo, dopo aver cercato invano un fascicolo smarrito», racconta Richard.

All’epoca i documenti elettronici non erano ancora diffusi, quindi i vertici aziendali consideravano un sistema di gestione documentale (DMS) un costo e non ne riconoscevano i potenziali vantaggi. Vent’anni dopo, la maggior parte della loro tecnologia è nel cloud e la nuova generazione ha richiesto una soluzione più avanzata per gestire le centinaia, se non migliaia, di documenti riservati con cui lavora quotidianamente.

Tenendo conto delle esigenze attuali e con uno sguardo rivolto al futuro, l'azienda ha deciso di adottare un nuovo sistema di gestione dei documenti.

Inizia la ricerca

FM Financial è un’azienda fortemente orientata ai processi e necessitava di un sistema di gestione documentale (DMS) flessibile, in grado di supportare il modo di lavorare del proprio personale. I prodotti commerciali standard, spesso presentati come sistemi di gestione documentale completi, non erano in grado di fornire in modo efficiente una soluzione scalabile in grado di soddisfare le crescenti esigenze dell’azienda.

• Stavano cercando:
• Una sicurezza affidabile per garantire che i loro documenti riservati rimangano al sicuro
• Integrazioni perfette con Office 365 e Salesforce
• Aumento complessivo della produttività, maggiore efficienza e ritorno sull'investimento
• Un'esperienza intuitiva che permette ai team di trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno

È emerso chiaramente che FM Financial aveva bisogno delle funzionalità avanzate di un moderno sistema di gestione dei documenti (DMS) basato sul cloud. L’azienda ha valutato diverse opzioni, tra cui NetDocuments. Come spiega Richard: «Lavoro nel settore IT da molto tempo e, vista la notorietà di NetDocuments, sapevo che sarebbe stata tra le opzioni da prendere in considerazione quando avremmo iniziato a valutare seriamente la gestione dei documenti».

«Se i protocolli di sicurezza non fossero stati sufficientemente rigorosi, quel fornitore non avrebbe avuto una seconda possibilità con noi… per noi era davvero importante collaborare con un fornitore che prendesse la sicurezza sul serio tanto quanto noi.»

Richard Morton, analista delle iniziative strategiche, FM Financial

Scegliere la soluzione giusta

La fondazione ha svolto un'adeguata valutazione preliminare, esaminando diversi fornitori di soluzioni: inizialmente ne ha presi in considerazione sei, per poi ridurne il numero a quattro prima di scegliere NetDocuments.

La sicurezza è una priorità assoluta

FM Financial prende molto sul serio la sicurezza. L'azienda è tenuta a rispettare rigide linee guida governative, come quelle emanate dalla Security and Exchange Commission (SEC). Alle organizzazioni che violano gli standard della SEC possono essere inflitte sanzioni pecuniarie.

“Se i protocolli di sicurezza non fossero stati sufficientemente rigorosi, quel fornitore non avrebbe avuto una seconda possibilità con noi. La nostra ossessione per la sicurezza è in parte dovuta al fatto di operare in un settore regolamentato, ma siamo anche estremamente consapevoli del fatto che gestiamo documenti sacri per le persone: i loro testamenti, i loro trust e il loro denaro. Pertanto, per noi era davvero importante collaborare con un fornitore che prendesse la sicurezza sul serio quanto noi”, afferma Richard.

Integrazioni perfette ed efficienza migliorata

L'azienda fa ampio ricorso a Office 365 e Salesforce nel proprio flusso di lavoro quotidiano e aveva bisogno che il proprio sistema di gestione documentale (DMS) supportasse, se non addirittura potenziasse, tali attività.

«Con NetDocuments», spiega Richard, «nel processo di creazione dei documenti è possibile ripensare operazioni che prima richiedevano ore o giorni e ridurne la durata a pochi minuti. I nostri team possono raccogliere i dati in Salesforce, premere un pulsante e generare automaticamente i documenti di cui hanno bisogno».

FM Financial ha inoltre riconosciuto quanto NetDocuments sia profondamente integrato in Office 365, il che apre ulteriori possibilità per la semplificazione dei processi e l’aumento dell’efficienza. L’azienda ha individuato alcune opportunità per consolidare le tecnologie ridondanti. Ad esempio, FM Financial valuterà l’utilizzo di CollabSpaces per lavorare e condividere documenti con soggetti esterni, invece di mantenere licenze separate per uno strumento di condivisione file destinato a un unico scopo.

L'esperienza conta nella gestione dei documenti

Quando FM Financial ha avviato la ricerca di un nuovo sistema di gestione documentale (DMS), sapeva che l’esperienza utente sarebbe stata importante, ma ciò che ha fatto distinguere NetDocuments è stata anche l’esperienza di acquisto.

“Con NetDocuments, nel processo di creazione dei documenti è possibile ripensare operazioni che prima richiedevano ore o giorni e ridurne la durata a pochi minuti. I nostri team possono raccogliere i dati in Salesforce, premere un pulsante e generare automaticamente i documenti di cui hanno bisogno.”

Richard Morton, analista delle iniziative strategiche, FM Financial

Come spiega Richard: «Quando parlavamo con altri fornitori, questi volevano venderci la loro soluzione. Ma quando abbiamo parlato con NetDocuments, ci hanno chiesto: “Quale problema posso risolvere per voi?”. E questo ci è piaciuto molto».

Alla fine, spiega Richard, «L’intuitività di NetDocuments è stata davvero il fattore decisivo per noi: è davvero facilissimo da usare».

Partner nella costruzione del futuro

I team di FM Financial e NetDocuments hanno valutato attentamente e individuato insieme le esigenze aziendali specifiche di FM Financial, sviluppando un piano strategico per supportare l’azienda nel suo percorso verso l’implementazione di un sistema di gestione documentale (DMS).

«Siamo persone molto orientate ai processi e abbiamo apprezzato il fatto di poterci rivolgere a NetDocuments con il nostro processo, sapendo che per loro non è certo la prima volta che affrontano una situazione del genere», afferma Richard.

FM Financial ha avviato una collaborazione con Element Technologies per garantire il successo della configurazione, dell'implementazione e della migrazione dei contenuti, pianificate in fasi successive: si partirà su piccola scala per poi estendere il progetto al resto dell'organizzazione.

L'azienda non vede l'ora di sperimentare i vantaggi immediati offerti dalla piattaforma NetDocuments e di semplificare il lavoro del personale di FM Financial, a beneficio, in ultima analisi, dei numerosi clienti e stakeholder che l'azienda serve.

Per saperne di più su NetDocuments e su come lavorare in modo più efficiente grazie a un sistema intelligente di gestione dei documenti, clicca qui per richiedere una demo personalizzata.