FM Financial encuentra un socio de gestión de documentos para ganar en productividad, ofrecer una experiencia de usuario intuitiva e integraciones sin fisuras

Acerca de FM Financial

FM Financial se fundó en 1986 para proporcionar orientación profesional y gestión de inversiones desde una perspectiva bíblica. Con unos activos gestionados que superan actualmente los 560 millones de dólares, FM Financial ofrece una gama completa de servicios en las áreas de planificación financiera y patrimonial, gestión de inversiones, administración de donaciones, estrategias de legado y préstamos a iglesias cualificadas.

Una visión de futuro

En 2002, Richard Morton, analista de iniciativas estratégicas de FM Financial, era responsable del departamento de tecnología de la información y sabía que quería implantar un sistema de gestión documental (SGD) eficaz.

"Durante años, me sentaba fuera de la sala central de archivos donde alojábamos los expedientes en papel de la empresa y veía a los administradores entrar y volver a salir horas después intentando encontrar un expediente extraviado", dice Richard.

Esto fue antes de la prevalencia de los documentos electrónicos, por lo que la dirección veía un SGD como un coste y no reconocía los beneficios potenciales. Veinte años después, la mayor parte de su tecnología está en la nube y la nueva generación pidió una solución más avanzada para gestionar los cientos, si no miles, de registros sensibles con los que trabajan a diario.

Con una necesidad actual y la vista puesta en el futuro, la empresa decidió optar por un nuevo sistema de gestión de documentos.

Comienza la búsqueda

FM Financial es una empresa muy orientada a los procesos y necesitaba un SGD flexible que apoyara la forma de trabajar de su personal. Los productos comerciales listos para usar que a menudo pretenden ser un DMS completo no podían ofrecer de forma eficaz una solución escalable que respondiera a las crecientes necesidades de la empresa.

• Estaban buscando:
• Seguridad robusta para garantizar que sus documentos confidenciales permanezcan a salvo
• Integraciones perfectas con Office 365 y Salesforce
• Aumento general de la productividad, mejora de la eficacia y rentabilidad de la inversión
• Una experiencia intuitiva que facilita a los equipos encontrar lo que necesitan

Estaba claro que FM Financial necesitaba las capacidades avanzadas de un DMS moderno basado en la nube. Exploraron múltiples opciones, entre ellas NetDocuments. Como explica Richard: "Llevo mucho tiempo en TI y, con el reconocimiento del nombre de NetDocuments, sabía que estarían sobre la mesa cuando nos pusiéramos en serio a estudiar la gestión de documentos."

"Si los protocolos de seguridad no eran lo suficientemente altos, un proveedor no recibía una segunda llamada con nosotros... era realmente importante para nosotros asociarnos con un proveedor que se tomara la seguridad tan en serio como nosotros".

Richard Morton, Analista de Iniciativas Estratégicas, FM Financial

Decidir la solución adecuada

La fundación exploró con la debida diligencia varios proveedores de soluciones, trabajando inicialmente con seis y reduciéndolos después a cuatro antes de seleccionar a NetDocuments.

Seguridad en serio

FM Financial se toma la seguridad muy en serio. Son responsables de cumplir las estrictas directrices gubernamentales, como las que impone la Comisión de Seguridad e Intercambio (SEC). Se pueden imponer sanciones monetarias a las organizaciones que infrinjan las normas de la SEC.

"Si los protocolos de seguridad no eran lo suficientemente altos, un proveedor no recibía una segunda llamada con nosotros. Nuestra obsesión por la seguridad se debe en parte a estar en un sector regulado, pero también somos muy sensibles al hecho de que estamos manejando documentos sagrados para las personas: sus testamentos, sus fideicomisos y su dinero. Por eso, era muy importante para nosotros asociarnos con un proveedor que se tomara la seguridad tan en serio como nosotros", afirma Richard.

Integraciones sin fisuras y eficiencias mejoradas

La empresa depende en gran medida de Office 365 y Salesforce en su flujo de trabajo diario, y necesitaban que su DMS apoyara, si no mejorara, esos esfuerzos.

"Con NetDocuments", explica Richard, "hay oportunidades en el proceso de creación de documentos para replantear lo que antes llevaba horas o días y reducirlo a minutos. Nuestros equipos pueden recopilar datos en Salesforce, pulsar un botón y generar automáticamente el documento o documentos que necesitan."

FM Financial también reconoció lo profundamente integrado que está NetDocuments en Office 365, lo que abre posibilidades adicionales para agilizar los procesos y aumentar la eficiencia. Identificaron que podría haber oportunidades para consolidar tecnologías redundantes. Por ejemplo, FM Financial explorará CollabSpaces para trabajar y compartir documentos con partes externas, en lugar de mantener licencias separadas para una herramienta de uso compartido de archivos de propósito único.

La experiencia es importante en la gestión de documentos

Cuando FM Financial comenzó su búsqueda de un nuevo DMS, sabía que la experiencia del usuario sería importante, pero lo que también hizo destacar a NetDocuments fue la experiencia de compra.

"Con NetDocuments, existen oportunidades en el proceso de creación de documentos para replantear lo que antes llevaba horas o días y reducirlo a minutos. Nuestros equipos pueden recopilar datos en Salesforce, pulsar un botón y generar automáticamente el documento o documentos que necesitan."

Richard Morton, Analista de Iniciativas Estratégicas, FM Financial

Tal y como lo describe Richard: "Cuando hablábamos con otros proveedores, querían vendernos su solución. Pero cuando hablamos con NetDocuments, fue '¿Qué problema puedo solucionarle? Y eso nos gustó".

Al final, explica Richard, "la naturaleza intuitiva de NetDocuments fue realmente el punto de inflexión para nosotros: es sencillísimo de usar".

Socios en la construcción del futuro

Juntos, los equipos de FM Financial y NetDocuments evaluaron e identificaron cuidadosamente las necesidades empresariales únicas de FM Financials y desarrollaron un plan estratégico para apoyar a la empresa en su viaje hacia el DMS.

"Somos personas muy orientadas a los procesos y hemos apreciado el hecho de poder acudir a NetDocuments con cuál es nuestro proceso y saber que no es la primera vez que lo hacen", afirma Richard.

FM Financial se ha asociado con Element Technologies para llevar a cabo con éxito la configuración, la implantación y la migración de contenidos, planificadas en fases para empezar por lo pequeño y luego ampliarlas al resto de la organización.

La empresa espera experimentar los beneficios inmediatos de la plataforma NetDocuments y facilitar el trabajo a las personas de FM Financial, lo que en última instancia beneficia a los numerosos clientes y partes interesadas a los que sirven.

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.