Flytter til skyen

Som et ledende advokatfirma i London tilbyr Forsters eksepsjonelle juridiske tjenester til sine klienter. Men teknologien de brukte for å produsere dette arbeidet var utilstrekkelig. «Vi har brukt en løsning for praksisadministrasjon som vi har utviklet selv», sa Craig Thompson, partner og leder for bedriftsøkonomi hos Forsters. «Det finnes ikke noe verre enn et program som er utviklet av en komité av advokater.»

Før NetDocuments skapte det tidligere lokale systemet en rekke problemer for firmaet. Ikke bare var systemet tregt, men det kommuniserte ikke med moderne programvareløsninger som teamet håpet å integrere. «Siden vi ønsket å ta i bruk ny programvare, hadde vi alltid problemer med den», forklarte Thompson. «Det skapte mye brukerangst, fordi de skyldte på IT-teamet for at vi hadde et gammeldags dokumenthåndteringssystem som ikke kommuniserte med noen ny programvare.»

Mer enn noe annet var imidlertid systemet utrolig vanskelig å bruke: «Det var håpløst», sa Thompson. «Det kunne sannsynligvis gjøre alt – inkludert å lage en kopp te – men ingen visste hvordan man skulle gjøre det. 'Intuisjon' var ikke et ord som var kjent da det ble designet.»

Thompson, som da var partner med ansvar for IT, begynte arbeidet med å finne en løsning og ledet teamet som gjennomgikk og valgte NetDocuments til å erstatte deres eksisterende lokale dokumenthåndteringssystem (DMS).

«Noen firmaer hadde anbefalt en NetDocuments-konkurrent for oss, men som brukere likte vi ikke grensesnittet eller det faktum at det var bygget for «on-prem» og deretter ble presset inn i en kundetjeneste», forklarte han.

«Hele poenget med denne prosessen var å få oss inn i et veldig moderne skymiljø. NetDocuments er bygget fra skyen og opp – det er veldig tydelig. Man kan se at det er en skyløsning fra dag én. Så vi er veldig glade for å ha valgt NetDocuments.»

En «strålende» fjernimplementering

Det er alltid utfordrende å få teamet sitt med på en ny programvareimplementering. For Forsters hadde teamet nylig gått gjennom flere andre betydelige IT-endringer, og utsiktene deres var ikke spesielt lyse.

«Noen firmaer hadde anbefalt en NetDocuments-konkurrent for oss, men som brukere likte vi ikke grensesnittet eller det faktum at det var bygget for «on-prem» og deretter ble presset inn i en kundetjeneste.»

Craig Thompson, partner og leder for bedriftsøkonomi, Forsters

«Kollegaene mine, advokatene, de er et så krevende publikum», sa Thompson. «De fleste av dem var klare for en slags katastrofal lansering, nettopp på grunn av omfanget av endringene vi allerede hadde gått gjennom.»

I tillegg til dette sto Forsters overfor en annen hindring: implementering under COVID-19.

«Vi måtte slite med hodepinen rundt hvordan vi skulle lansere NetDocuments når vi har over 400 brukere på forskjellige steder», sa han. «Det var en veldig utfordrende situasjon.»

Så da lanseringsuken endelig kom, var teamet skeptiske. Men det trengte de ikke å være: «Lanseringen var rett og slett utrolig», sa Thompson. Han gir Jason Mills hos Verlata Consulting æren for å ha gjort prosessen så smidig.

«Det var en stor risiko for oss å velge en implementeringspartner som var basert i Brisbane. Men de hadde en så god merittliste, de var så erfarne. Jason hadde gjort over 70 implementeringer på den tiden, og jeg tenkte bare: 'Det er bra nok for meg!'», forklarte han. «Jeg kan ikke rose dem nok. Det var strålende.»

Styrker større effektivitet

Nå som firmaet bruker NetDocuments, elsker teamet hos Forsters det. I motsetning til deres tidligere løsning: «Produktet er så enkelt å bruke, og det er så lett å like. Du åpner Google-nettleseren din, og det er bare der», uttalte Thompson. «NetDocuments er bare så brukervennlig. Det er intuitivt.»

Blant teamets favorittfunksjoner er de avanserte søkefunksjonene og plattformens hastighet. «Alle snakker om søkefunksjonen, og den er så rask. Vi har ikke lagt merke til noen forsinkelse i det hele tatt, noe som var en av bekymringene våre med å gå over til et skybasert system. Og det har jeg ikke lagt merke til i det hele tatt.»

For Thompson var det å sette opp favorittarbeidsområder revolusjonerende: «Min favorittfunksjon er definitivt muligheten til å legge til arbeidsområder som favoritter. Bare det å ha de fire eller fem sakene jeg har jobbet med og kunne komme inn i filene så raskt er noe jeg ikke kunne gjøre før.»

«Alle snakker om søkefunksjonen, og den er så rask. Vi har ikke lagt merke til noen forsinkelse i det hele tatt, noe som var en av bekymringene våre med å gå over til et skybasert system. Og det har jeg ikke lagt merke til i det hele tatt.»

Craig Thompson, partner og leder for bedriftsøkonomi, Forsters

Han synes også grensesnittet er en eksepsjonell oppgradering: «Jeg har det alltid åpent fordi det er et så fint grensesnitt. Jeg elsker å ha det åpent, og jeg leter alltid etter unnskyldninger for å bruke det.»

Det at ndMail brukes til å integrere e-postsystemet sitt med NetDocuments, har også hjulpet Forsters-teamet med å holde tritt med arkiveringen. «På vårt forrige system kunne vi sende e-poster uten å bli bedt om å arkivere dem», forklarte Thompson. «Så jeg hadde rundt 12 000 sendte elementer i utboksen min.»

Men ndMail gjør den prosessen enkel og til og med automatisk med prediktiv arkivering. «Jeg elsker at vi har satt opp ndMail slik at du ikke kan sende en e-post uten først å bli bedt om å arkivere den», delte han.

Redusere byrden på IT

Som tidligere IT-partner har Thompson en dyp forståelse av kravene som stilles til teamet. Heldigvis har NetDocuments redusert mye av den byrden – spesielt med teamet som jobber eksternt.

«Det er en enorm fordel med NetDocuments, nemlig at det ikke tar opp samme båndbredde som vårt forrige system gjorde», forklarte han. «Men med NetDocuments er det en umiddelbar, konkret fordel at det ikke krasjer hjemmesystemene våre hele tiden og tetter IT-servicedesken vår med spørsmål.»

Under lanseringen tok Forsters også betydelige grep for å forhindre overbelastning av IT-systemer: «Vi var redde for å lansere det under nedstengning fordi vi forventet å ha mange folk som gikk rundt i etasjene, satt seg ned og hjalp folk med småproblemer.»

I stedet utnevnte de «mestere» som var trent til en høyere standard, slik at de kunne prioritere teamets henvendelser og avlaste presset på IT-servicedesken. Men denne prosessen skapte en annen stor fordel: «Den skapte en delt kunnskap i teamet», sa Thompson. «Når en mester svarte på et spørsmål, kunne teammedlemmene hjelpe hverandre. Kunnskapen bare vokste og vokste og vokste. Jeg elsker det.»

«Det er en enorm fordel med NetDocuments, nemlig at det ikke tar opp den samme båndbredden som vårt forrige system gjorde.»

Craig Thompson, partner og leder for bedriftsøkonomi, Forsters

Thompsons erfaring er at teamet ikke har slitt med vedvarende problemer. Fordi plattformen er så intuitiv og enkel å bruke, handler det bare om å bli kjent med programvaren, i stedet for å ha store betenkeligheter med den. «Grafen over NetDocuments-relaterte henvendelser til IT-servicedesken gikk ned veldig raskt», sa han.

Styrking av Forsters-merkevaren

Selv om forbedring av brukervennlighet og økt effektivitet var avgjørende faktorer for firmaet, ser Thompson også ytterligere fordeler med plattformen. «Jeg tror en del av fordelen for oss er at NetDocuments har banebrytende teknologi når det gjelder programvare», sa han. «Det er veldig moderne, og det har en effekt av å modernisere Forsters-merkevaren. Det har en reell markedsføringsvinkel for firmaet når det gjelder å posisjonere oss som et teknologisk dyktig advokatfirma.»

«NetDocuments-plattformen er helt fantastisk. Den er transformerende. Spesielt med tanke på at den kommer fra vårt veldig gamle programvaresystem.»

Craig Thompson, partner og leder for bedriftsøkonomi, Forsters

Thompson mener dette vil spille en viktig rolle i deres fremtidige suksess. «Fremtiden for juridiske tjenester er definitivt å bli mye mer teknologisk avansert», forklarte han. «Du snakker om teknologiadvokater – noen som er i stand til å levere juridiske tjenester på en mye mer smidig måte – som nå er fremtiden for jus. Programvare og teknologi er definitivt en del av det.»

En transformerende opplevelse

Forsters-teamet, som nå bruker sitt eldre system, er svært fornøyde med brukeropplevelsen og mulighetene de nå får med NetDocuments.

«NetDocuments-plattformen er helt fantastisk. Den er transformerende. Spesielt med tanke på at den kommer fra vårt veldig gamle programvaresystem», sa Thompson.

Med sitt intuitive design gjør NetDocuments det mulig for firmaet å jobbe mer effektivt enn noen gang før (selv eksternt!) og redusere belastningen på IT-teamet – for ikke å nevne å transformere dem til et moderne, teknologikyndig firma som er klar for hva fremtiden bringer.

Nå har Forsters en plattform for dokument- og e-posthåndtering som tilsvarer det eksepsjonelle servicenivået de tilbyr kundene sine.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.