Flytta till molnet

Som en ledande advokatbyrå i London erbjuder Forsters sina kunder exceptionella juridiska tjänster. Men den teknik de förlitade sig på för att utföra sitt arbete var otillräcklig. ”Vi har använt en lösning för praktikhantering som vi själva har utformat”, säger Craig Thompson, partner och chef för företagsavdelningen på Forsters. ”Det finns inget värre än en mjukvara som har utformats av en kommitté bestående av jurister.”

Innan NetDocuments skapade det tidigare lokala systemet många problem för företaget. Systemet var inte bara långsamt, utan det kommunicerade inte heller med de moderna mjukvarulösningar som teamet hoppades kunna integrera. ”När vi ville införa ny mjukvara hade vi alltid problem med det”, förklarade Thompson. ”Det skapade mycket oro bland användarna, eftersom de skyllde på IT-teamet för att vi hade ett föråldrat dokumenthanteringssystem som inte fungerade med någon ny programvara.”

Men framför allt var systemet otroligt svårt att använda: ”Det var hopplöst”, sa Thompson. ”Det kunde förmodligen göra allt – inklusive att koka en kopp te – men ingen visste hur man gjorde det. ’Intuition’ var inte ett ord som var känt när det designades.”

Thompson, som då var partner med ansvar för IT, började arbeta för att hitta en lösning och ledde teamet som granskade och valde NetDocuments för att ersätta deras befintliga lokala dokumenthanteringssystem (DMS).

"Vissa företag hade rekommenderat en konkurrent till NetDocuments, men som användare tyckte vi inte om gränssnittet eller det faktum att det hade utvecklats för lokal installation och sedan tvingats in i en kundtjänst", förklarade han.

”Hela syftet med denna process var att få oss att använda en mycket modern molnmiljö. NetDocuments har byggts upp från grunden för molnet – det är verkligen uppenbart. Man ser att det är en molnlösning redan från första dagen. Vi är därför mycket nöjda med att ha valt NetDocuments.”

En ”briljant” fjärrimplementering

Det är alltid en utmaning att få teamet med på tåget när det gäller att implementera ny programvara. För Forsters hade teamet nyligen genomgått flera andra betydande IT-förändringar och deras framtidsutsikter var inte särskilt ljusa.

”Vissa företag hade rekommenderat en konkurrent till NetDocuments, men som användare tyckte vi inte om gränssnittet eller det faktum att det hade utvecklats för lokal installation och sedan tvingats in i en kundtjänst.”

Craig Thompson, partner och chef för företagsavdelningen, Forsters

"Mina kollegor, advokaterna, är en mycket krävande publik", säger Thompson. "De flesta av dem var beredda på en katastrofal lansering, bara på grund av den omfattande förändring som vi redan hade genomgått."

Utöver detta stod Forsters inför ytterligare ett hinder: implementeringen under COVID-19.

"Vi hade problem med hur vi skulle lansera NetDocuments när vi har över 400 användare på olika platser", säger han. "Det var en riktigt utmanande situation."

Så när lanseringsveckan äntligen kom var teamet försiktigt. Men det behövde de inte vara: ”Lanseringen var helt fantastisk”, säger Thompson. Han tackar Jason Mills på Verlata Consulting för att processen gick så smidigt.

”Det var en stor risk för oss att välja en implementeringspartner som var baserad i Brisbane. Men de hade så bra meriter och så mycket erfarenhet. Jason hade genomfört över 70 implementationer vid den tiden, och jag tänkte bara: ’Det räcker för mig!’”, förklarade han. ”Jag kan inte berömma dem nog. Det var fantastiskt.”

Ökad effektivitet

Nu när företaget använder NetDocuments är teamet på Forsters mycket nöjda. Till skillnad från deras tidigare lösning är ”produkten så enkel att använda och så lätt att tycka om. Du öppnar din Google-webbläsare och där finns den”, säger Thompson. ”NetDocuments är så användarvänligt. Det är intuitivt.”

Bland teamets favoritfunktioner finns de avancerade sökfunktionerna och plattformens hastighet. ”Alla pratar om sökfunktionen, och den är så snabb. Vi har inte märkt någon fördröjning alls, vilket var en av våra farhågor när vi gick över till ett molnbaserat system. Och jag har inte märkt något sådant alls.”

För Thompson var det en stor förändring att kunna skapa sina favoritarbetsytor: ”Min favoritfunktion är definitivt möjligheten att lägga till arbetsytor som favoriter. Att bara ha de fyra eller fem ärenden jag har arbetat med och kunna komma åt filerna så snabbt är något jag inte kunde göra tidigare.”

”Alla pratar om sökfunktionen, och den är så snabb. Vi har inte märkt någon fördröjning alls, vilket var en av våra farhågor när vi gick över till ett molnbaserat system. Och jag har inte märkt något sådant alls.”

Craig Thompson, partner och chef för företagsavdelningen, Forsters

Han tycker också att gränssnittet är en fantastisk uppgradering: ”Jag har det alltid öppet eftersom det är ett så fint gränssnitt. Jag älskar att ha det öppet och letar alltid efter ursäkter för att använda det.”

Att använda ndMail för att integrera sitt e-postsystem med NetDocuments har också hjälpt Forsters team att hålla jämna steg med arkiveringen. ”I vårt tidigare system kunde vi skicka e-post utan att behöva arkivera dem”, förklarar Thompson. ”Så jag hade ungefär 12 000 skickade meddelanden i min utkorg.”

Men ndMail gör den processen enkel och till och med automatisk med hjälp av prediktiv arkivering. ”Jag älskar att vi har konfigurerat ndMail så att man inte kan skicka ett e-postmeddelande utan att först bli ombedd att arkivera det”, berättade han.

Minska belastningen på IT

Som tidigare IT-partner har Thompson en djup förståelse för de krav som ställs på det teamet. Lyckligtvis har NetDocuments minskat en stor del av den bördan – särskilt eftersom teamet arbetar på distans.

"NetDocuments har en enorm fördel, nämligen att det inte tar upp samma bandbredd som vårt tidigare system gjorde", förklarade han. "Men med NetDocuments finns det en omedelbar, konkret fördel i att det inte kraschar våra hemsystem hela tiden och överbelastar vår IT-helpdesk med frågor."

Under lanseringen vidtog Forsters också betydande åtgärder för att förhindra överbelastning av IT-systemen: ”Vi var rädda för att lansera det under lockdown eftersom vi förväntade oss att ha många floor walkers – personer som går runt på golvet, sätter sig ner och hjälper människor med deras små problem.”

Istället utsåg de ”mästare” som utbildades till en högre standard så att de kunde sortera teamets frågor och avlasta IT-servicedeskens arbetsbelastning. Men denna process skapade en annan stor fördel: ”Det skapade en gemensam kunskap inom teamet”, säger Thompson. ”När en mästare hade svarat på en fråga kunde teammedlemmarna hjälpa varandra. Kunskapen växte och växte och växte. Jag älskar det.”

”NetDocuments har en enorm fördel, nämligen att det inte tar upp samma bandbredd som vårt tidigare system gjorde.”

Craig Thompson, partner och chef för företagsavdelningen, Forsters

Enligt Thompsons erfarenhet har teamet inte haft några problem med pågående frågor. Eftersom plattformen är så intuitiv och enkel att använda handlar det bara om att bli bekant med den, snarare än att ha större invändningar mot själva programvaran. ”Antalet frågor till IT-supporten som rör NetDocuments minskade mycket snabbt”, säger han.

Stärka varumärket Forsters

Även om förbättrad användbarhet och ökad effektivitet var avgörande faktorer för företaget, ser Thompson även ytterligare fördelar med plattformen. ”Jag tror att en del av fördelen för oss är att NetDocuments har den senaste tekniken när det gäller programvara”, säger han. ”Den är mycket modern och bidrar till att modernisera varumärket Forsters. Den har en verklig marknadsföringsaspekt för företaget när det gäller att positionera oss som en tekniskt kunnig advokatbyrå.”

”NetDocuments-plattformen är helt fantastisk. Den är revolutionerande, särskilt jämfört med vårt gamla mjukvarusystem.”

Craig Thompson, partner och chef för företagsavdelningen, Forsters

Thompson tror att detta kommer att spela en viktig roll för deras framtida framgång. ”Framtiden för juridiska tjänster kommer definitivt att vara mycket mer tekniskt avancerad”, förklarade han. ”Man talar om teknikjurister – personer som kan leverera juridiska tjänster på ett mycket smidigare sätt – som framtidens jurister. Programvara och teknik är definitivt en del av detta.”

En transformativ upplevelse

Efter att ha använt sitt gamla system är Forsters-teamet mycket nöjt med användarupplevelsen och de funktioner som NetDocuments nu erbjuder.

”NetDocuments-plattformen är helt fantastisk. Den är revolutionerande, särskilt jämfört med vårt gamla mjukvarusystem”, säger Thompson.

Med sin intuitiva design gör NetDocuments det möjligt för företaget att arbeta mer effektivt än någonsin tidigare (även på distans!) och minska belastningen på IT-teamet – för att inte tala om att förvandla dem till ett modernt, tekniskt kunnigt företag som är redo för vad framtiden än har att erbjuda.

Nu har Forsters en plattform för dokument- och e-posthantering som motsvarar den exceptionella servicenivå de erbjuder sina kunder.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.