Mudança para a nuvem

Como um dos principais escritórios de advogados de Londres, a Forsters presta serviços jurídicos excepcionais aos seus clientes. Mas a tecnologia de que dependiam para produzir esse trabalho era inadequada. "Utilizávamos uma solução de gestão da prática que nós próprios concebemos", afirma Craig Thompson, sócio e diretor da área empresarial da Forsters, "Não há nada pior do que um software concebido por um comité de advogados."

Antes do NetDocuments, o anterior sistema local criou inúmeros problemas para a empresa. Não só o sistema era lento, como também não comunicava com as soluções de software modernas que a equipa pretendia integrar. "Quando queríamos adotar um novo software, tínhamos sempre problemas com ele", explicou Thompson. "Criava muita angústia nos utilizadores, porque culpavam a equipa de TI pelo facto de termos um sistema de gestão de documentos antiquado que não comunicava com nenhum software novo."

Mas, acima de tudo, o sistema era incrivelmente difícil de utilizar: "Era inútil", disse Thompson. "Provavelmente podia fazer tudo - incluindo fazer uma chávena de chá - mas ninguém sabia como o fazer. 'Intuição' não era uma palavra conhecida quando o sistema foi concebido."

Thompson, que era então o sócio responsável pelas TI, começou a trabalhar para encontrar uma solução e liderou a equipa que analisou e selecionou o NetDocuments para substituir o sistema de gestão de documentos (DMS) existente no local.

"Algumas empresas recomendaram-nos um concorrente do NetDocuments, mas, como utilizadores, não gostámos da interface ou do facto de ter sido concebido para 'on-prem' e depois ter sido incorporado num serviço ao cliente", explicou.

"O objetivo deste processo era colocar-nos num ambiente de nuvem muito moderno. O NetDocuments foi construído a partir da nuvem - isso é realmente evidente. Podemos ver que se trata de uma solução de nuvem desde o primeiro dia. Por isso, estamos muito satisfeitos por termos escolhido a NetDocuments."

Uma implementação remota "brilhante"

Conseguir a adesão da equipa a uma nova implementação de software é sempre um desafio. No caso da Forsters, a equipa tinha passado recentemente por várias outras alterações significativas de TI e as suas perspectivas não eram muito animadoras.

"Algumas empresas recomendaram-nos um concorrente do NetDocuments, mas, como utilizadores, não gostámos da interface ou do facto de ter sido concebido para 'on-prem' e depois ter sido incorporado num serviço ao cliente."

Craig Thompson, Sócio e Diretor de Corporate, Forsters

"Os meus colegas, os advogados, são um público muito exigente", disse Thompson. "A maior parte deles estava preparada para um lançamento desastroso, devido à escala de mudança por que já tínhamos passado."

Para além disso, a Forsters enfrentou outro obstáculo: a implementação durante a COVID-19.

"Tivemos de lidar com a dor de cabeça de como lançar o NetDocuments quando temos mais de 400 utilizadores em vários locais", disse ele. "Foi uma situação realmente desafiante."

Por isso, quando a semana de lançamento finalmente chegou, a equipa estava cautelosa. Mas não precisavam de estar: "O lançamento foi simplesmente incrível", disse Thompson. Ele atribui a Jason Mills, da Verlata Consulting, o mérito de ter tornado o processo tão fácil.

"Foi um grande risco para nós optar por um parceiro de implementação baseado em Brisbane. Mas eles tinham um historial tão bom, eram tão experientes. Na altura, o Jason já tinha feito mais de 70 implementações e eu pensei: "Para mim é suficiente!"", explicou. "Não me canso de os elogiar. Foi brilhante."

Potenciar uma maior eficiência

Agora que a empresa está a utilizar o NetDocuments, a equipa da Forsters está a adorar. Ao contrário da sua solução anterior, "o produto é tão fácil de utilizar e tão fácil de gostar. Abrimos o navegador do Google e ele está lá", afirmou Thompson. "O NetDocuments é tão fácil de utilizar. É intuitivo."

Entre as funcionalidades favoritas da equipa estão as capacidades de pesquisa avançada e a velocidade da plataforma. "Toda a gente fala da função de pesquisa, e é tão rápida. Não notámos qualquer latência, o que era uma das nossas preocupações ao mudar para um sistema baseado na nuvem. E eu não notei nada disso."

Para Thompson, a configuração dos seus espaços de trabalho favoritos foi um fator de mudança: "A minha funcionalidade favorita é, sem dúvida, a capacidade de ter espaços de trabalho "favoritos". Ter aqueles quatro ou cinco assuntos em que tenho estado a trabalhar e poder aceder aos ficheiros tão rapidamente é algo que não conseguia fazer antes."

"Toda a gente fala da função de pesquisa, e é tão rápida. Não notámos qualquer latência, o que era uma das nossas preocupações ao mudar para um sistema baseado na nuvem. E eu não notei nada disso."

Craig Thompson, Sócio e Diretor de Corporate, Forsters

Além disso, considera a interface uma atualização excecional: "Tenho-a sempre aberta porque é uma interface muito agradável. Adoro tê-la aberta e estou sempre à procura de desculpas para a utilizar."

A utilização do ndMail para integrar o seu sistema de correio eletrónico com o NetDocuments também ajudou a equipa da Forsters a manter-se a par do arquivamento. "No nosso sistema anterior, podíamos enviar e-mails sem que nos fosse pedido para os arquivar", explicou Thompson. "Por isso, eu tinha cerca de 12 000 itens enviados na minha caixa de saída."

Mas o ndMail torna esse processo fácil e até automático com o arquivamento preditivo. "Adoro o facto de configurarmos o ndMail de modo a que não seja possível enviar uma mensagem de correio eletrónico sem que primeiro seja solicitado o seu arquivamento", partilhou.

Reduzir a carga sobre as TI

Como antigo parceiro de TI, Thompson tem um profundo conhecimento das exigências que são colocadas a essa equipa. Felizmente, a NetDocuments reduziu grande parte dessa carga, especialmente com a equipa a trabalhar remotamente.

"Existe uma enorme vantagem real no NetDocuments, que é o facto de não ocupar a mesma largura de banda que o nosso sistema anterior ocupava", explicou. "Mas com o NetDocuments, há uma vantagem imediata e tangível de não estar sempre a bloquear os nossos sistemas domésticos e a entupir o nosso Service Desk de TI com pedidos de informação."

Durante o lançamento, a Forsters também tomou medidas significativas para evitar a sobrecarga de TI: Tínhamos medo de o lançar em confinamento, porque esperávamos ter muitos "floor walkers" - pessoas a andar pelos pisos, a sentar-se e a ajudar as pessoas com os seus pequenos problemas."

Em vez disso, nomearam "campeões" que receberam uma formação de nível superior para poderem fazer a triagem das questões da equipa e aliviar a pressão sobre o Service Desk de TI. Mas este processo criou outro grande benefício: "Criou um conhecimento partilhado dentro da equipa", disse Thompson. "Quando um campeão respondia a uma pergunta, os membros da equipa podiam ajudar-se uns aos outros. O conhecimento foi crescendo, crescendo e crescendo. Eu adoro isso".

"O NetDocuments tem uma enorme vantagem real, que é o facto de não ocupar a mesma largura de banda que o nosso sistema anterior ocupava."

Craig Thompson, Sócio e Diretor de Corporate, Forsters

De acordo com a experiência de Thompson, a equipa não se tem debatido com problemas contínuos. Uma vez que a plataforma é tão intuitiva e fácil de utilizar, é apenas uma questão de se familiarizar e não de ter grandes problemas com o software em si. "O gráfico de consultas ao Serviço de Apoio Informático relacionadas com o NetDocuments diminuiu muito rapidamente", afirmou.

Reforçar a marca ForstersD

Embora a melhoria da usabilidade e o aumento da eficiência tenham sido factores cruciais para a empresa, Thompson também está a ver benefícios adicionais na plataforma. "Penso que parte da vantagem para nós é o facto de a NetDocuments possuir tecnologia de ponta em termos de software", afirmou. "É muito moderno e tem o impacto de modernizar a marca Forsters. Tem um verdadeiro ângulo de marketing para a firma em termos de nos posicionar como uma firma de advogados tecnologicamente apta."

"A plataforma NetDocuments é absolutamente soberba. É transformadora. Especialmente vindo do nosso sistema de software muito antigo."

Craig Thompson, Sócio e Diretor de Corporate, Forsters

Thompson acredita que este facto desempenhará um papel importante no seu sucesso futuro. "O futuro dos serviços jurídicos é, sem dúvida, ser muito mais avançado tecnologicamente", explicou. "Falamos de advogados tecnológicos - alguém que é capaz de prestar serviços jurídicos de uma forma muito mais ágil - sendo agora o futuro do direito. O software e a tecnologia fazem definitivamente parte disso."

Uma experiência transformadora

A equipa da Forsters, que vinha do seu sistema antigo, está muito satisfeita com a experiência do utilizador e as capacidades de que agora usufrui com o NetDocuments.

"A plataforma NetDocuments é absolutamente soberba. É transformadora. Especialmente vindo do nosso sistema de software muito antigo", afirmou Thompson.

Com o seu design intuitivo, o NetDocuments permite que a empresa trabalhe de forma mais eficiente do que nunca (mesmo remotamente!) e reduz a pressão sobre a equipa de TI, para além de a transformar numa empresa moderna e tecnológica, preparada para o que o futuro lhe reserva.

Agora, a Forsters tem uma plataforma de gestão de documentos e correio eletrónico que está à altura do nível excecional de serviço que presta aos seus clientes.

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