Passer au cloud

En tant que cabinet d'avocats londonien de premier plan, Forsters fournit des services juridiques exceptionnels à ses clients. Mais la technologie sur laquelle il s'appuyait pour produire ce travail était inadéquate. « Nous utilisions une solution de gestion de cabinet que nous avions conçue nous-mêmes », explique Craig Thompson, associé et directeur du département Corporate chez Forsters. « Il n'y a rien de pire qu'un logiciel conçu par un comité d'avocats. »

Avant NetDocuments, l'ancien système sur site posait de nombreux problèmes à l'entreprise. Non seulement le système était lent, mais il n'était pas compatible avec les solutions logicielles modernes que l'équipe souhaitait intégrer. « Lorsque nous voulions adopter un nouveau logiciel, nous rencontrions toujours des problèmes », explique M. Thompson. « Cela a créé beaucoup d'angoisse chez les utilisateurs, car ils reprochaient à l'équipe informatique le fait que nous disposions d'un système de gestion de documents obsolète qui ne communiquait avec aucun nouveau logiciel. »

Mais surtout, le système était incroyablement difficile à utiliser : « C'était désespérant », a déclaré Thompson. « Il pouvait probablement tout faire, y compris préparer une tasse de thé, mais personne ne savait comment s'en servir. Le mot « intuition » n'était pas connu lorsque ce système a été conçu. »

Thompson, qui était alors l'associé chargé de superviser l'informatique, s'est mis à la recherche d'une solution et a dirigé l'équipe qui a évalué et sélectionné NetDocuments pour remplacer leur système de gestion documentaire (DMS) sur site existant.

« Certaines entreprises nous avaient recommandé un concurrent de NetDocuments, mais en tant qu'utilisateurs, nous n'aimions pas l'interface ni le fait qu'il ait été conçu pour une utilisation « sur site » et qu'il ait ensuite été adapté de force à un service client », a-t-il expliqué.

« L'objectif de ce processus était de nous faire passer à un environnement cloud très moderne. NetDocuments a été conçu dès le départ pour le cloud, cela ne fait aucun doute. On voit clairement dès le premier jour qu'il s'agit d'une solution cloud. Nous sommes donc très heureux d'avoir choisi NetDocuments. »

Une mise en œuvre à distance « brillante »

Il est toujours difficile de convaincre votre équipe d'adopter un nouveau logiciel. Chez Forsters, l'équipe venait de subir plusieurs autres changements informatiques importants et ses perspectives n'étaient pas particulièrement réjouissantes.

« Certaines entreprises nous avaient recommandé un concurrent de NetDocuments, mais en tant qu'utilisateurs, nous n'aimions pas l'interface ni le fait qu'il ait été conçu pour une utilisation « sur site » et qu'il ait ensuite été adapté de force à un service client. »

Craig Thompson, associé et directeur du département Corporate chez Forsters

« Mes collègues, les avocats, sont un public très exigeant », a déclaré Thompson. « La plupart d'entre eux s'attendaient à un lancement désastreux, simplement en raison de l'ampleur des changements que nous avions déjà subis. »

En plus de cela, Forsters a dû faire face à un autre obstacle : la mise en œuvre pendant la pandémie de COVID-19.

« Nous avons dû nous creuser la tête pour trouver comment lancer NetDocuments alors que nous avions plus de 400 utilisateurs répartis sur plusieurs sites », explique-t-il. « C'était vraiment un défi de taille. »

Ainsi, lorsque la semaine du lancement est enfin arrivée, l'équipe était méfiante. Mais elle n'avait aucune raison de l'être : « Le lancement a été tout simplement incroyable », a déclaré Thompson. Il remercie Jason Mills, de Verlata Consulting, d'avoir rendu le processus si fluide.

« C'était un gros risque pour nous de choisir un partenaire d'implémentation basé à Brisbane. Mais ils avaient un excellent bilan et une grande expérience. Jason avait déjà réalisé plus de 70 implémentations à l'époque, et je me suis dit : « Ça me suffit ! » », explique-t-il. « Je ne saurais trop les féliciter. C'était génial. »

Renforcer l'efficacité

Maintenant que le cabinet utilise NetDocuments, l'équipe de Forsters en est ravie. Contrairement à leur solution précédente, « le produit est très facile à utiliser et très agréable. Il suffit d'ouvrir votre navigateur Google et il est là », explique M. Thompson. « NetDocuments est très convivial. Il est intuitif. »

Parmi les fonctionnalités préférées de l'équipe figurent les capacités de recherche avancées et la rapidité de la plateforme. « Tout le monde parle de la fonction de recherche, qui est extrêmement rapide. Nous n'avons constaté aucun temps de latence, ce qui était l'une de nos préoccupations concernant le passage à un système basé sur le cloud. Et je n'ai rien remarqué de tel. »

Pour Thompson, la configuration de ses espaces de travail favoris a changé la donne : « Ma fonctionnalité préférée est sans aucun doute la possibilité d'ajouter des espaces de travail à mes favoris. Le simple fait d'avoir à portée de main les quatre ou cinq dossiers sur lesquels je travaille et de pouvoir accéder si rapidement à mes fichiers est quelque chose que je ne pouvais pas faire auparavant. »

« Tout le monde parle de la fonction de recherche, qui est extrêmement rapide. Nous n'avons constaté aucun temps de latence, ce qui était l'une de nos préoccupations concernant le passage à un système basé sur le cloud. Et je n'ai rien remarqué de tel. »

Craig Thompson, associé et directeur du département Corporate chez Forsters

Il trouve également que l'interface a été considérablement améliorée : « Je l'ai toujours ouverte, car c'est une interface vraiment très agréable. J'adore l'avoir ouverte et je cherche toujours des excuses pour l'utiliser. »

L'utilisation de ndMail pour intégrer leur système de messagerie électronique à NetDocuments a également aidé l'équipe Forsters à rester à jour dans ses classements. « Avec notre ancien système, nous pouvions envoyer des e-mails sans être invités à les classer », explique Thompson. « J'avais donc environ 12 000 éléments envoyés dans ma boîte d'envoi. »

Mais ndMail facilite ce processus et le rend même automatique grâce au classement prédictif. « J'adore le fait que nous ayons configuré ndMail de manière à ce qu'il soit impossible d'envoyer un e-mail sans être d'abord invité à le classer », a-t-il déclaré.

Réduire la charge pesant sur les services informatiques

En tant qu'ancien partenaire informatique, Thompson est parfaitement conscient des exigences imposées à cette équipe. Heureusement, NetDocuments a considérablement allégé cette charge, en particulier pour l'équipe travaillant à distance.

« NetDocuments présente un avantage considérable, à savoir qu'il n'utilise pas autant de bande passante que notre ancien système », explique-t-il. « Mais avec NetDocuments, nous bénéficions d'un avantage immédiat et tangible : il ne plante plus nos systèmes domestiques en permanence et n'encombre plus notre service d'assistance informatique de demandes. »

Lors du lancement, Forsters a également pris des mesures importantes pour éviter une surcharge informatique : « Nous avions peur de le lancer pendant le confinement, car nous nous attendions à avoir beaucoup de personnel circulant dans les rayons, s'asseyant et aidant les clients à résoudre leurs petits problèmes. »

Au lieu de cela, ils ont nommé des « champions » qui ont été formés à un niveau supérieur afin qu'ils puissent trier les demandes de l'équipe et soulager la pression sur le service d'assistance informatique. Mais ce processus a créé un autre avantage important : « Il a permis de partager les connaissances au sein de l'équipe », a déclaré M. Thompson. « Une fois qu'un champion avait répondu à une question, les membres de l'équipe pouvaient s'entraider. Les connaissances n'ont cessé de croître. J'adore ça. »

« NetDocuments présente un avantage considérable, à savoir qu'il n'utilise pas autant de bande passante que notre ancien système. »

Craig Thompson, associé et directeur du département Corporate chez Forsters

D'après l'expérience de M. Thompson, l'équipe n'a pas rencontré de difficultés particulières. La plateforme étant très intuitive et facile à utiliser, il s'agit simplement de se familiariser avec elle plutôt que d'avoir des réticences majeures à l'égard du logiciel lui-même. « Le nombre de requêtes adressées au service d'assistance informatique concernant NetDocuments a très rapidement diminué », a-t-il déclaré.

Renforcer la marque Forsters

Si l'amélioration de la convivialité et l'augmentation de l'efficacité étaient des facteurs cruciaux pour le cabinet, M. Thompson constate également d'autres avantages liés à la plateforme. « Je pense qu'un des avantages pour nous réside dans le fait que NetDocuments dispose d'une technologie de pointe en matière de logiciels », a-t-il déclaré. « Elle est très moderne et contribue à moderniser l'image de marque de Forsters. Elle offre un véritable avantage marketing au cabinet en nous positionnant comme un cabinet d'avocats à la pointe de la technologie. »

« La plateforme NetDocuments est absolument formidable. Elle est révolutionnaire, surtout après avoir utilisé notre ancien système logiciel. »

Craig Thompson, associé et directeur du département Corporate chez Forsters

Thompson estime que cela jouera un rôle important dans leur réussite future. « L'avenir des services juridiques sera sans aucun doute beaucoup plus avancé sur le plan technologique », explique-t-il. « Les avocats spécialisés dans les technologies, capables de fournir des services juridiques de manière beaucoup plus agile, représentent désormais l'avenir du droit. Les logiciels et les technologies en font clairement partie. »

Une expérience transformatrice

Après avoir utilisé leur ancien système, l'équipe Forsters est ravie de l'expérience utilisateur et des fonctionnalités dont elle bénéficie désormais avec NetDocuments.

« La plateforme NetDocuments est absolument formidable. Elle est révolutionnaire, surtout après avoir utilisé notre ancien système logiciel », a déclaré M. Thompson.

Grâce à sa conception intuitive, NetDocuments permet au cabinet de travailler plus efficacement que jamais (même à distance !) et de réduire la charge de travail de l'équipe informatique, sans oublier de le transformer en un cabinet moderne et à la pointe de la technologie, prêt à affronter l'avenir.

Désormais, Forsters dispose d'une plateforme de gestion des documents et des e-mails à la hauteur du niveau exceptionnel de service qu'elle offre à ses clients.

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