Il passaggio al cloud

In qualità di studio legale leader a Londra, Forsters offre servizi legali di eccellenza ai propri clienti. Tuttavia, la tecnologia su cui faceva affidamento per svolgere tale lavoro era inadeguata. “Abbiamo utilizzato una soluzione di gestione dello studio che avevamo progettato noi stessi”, ha affermato Craig Thompson, socio e responsabile del dipartimento societario di Forsters, “Non c’è niente di peggio di un software progettato da un comitato di avvocati”.

Prima di NetDocuments, il precedente sistema on-premises creava numerosi problemi allo studio. Non solo il sistema era lento, ma non comunicava con le moderne soluzioni software che il team sperava di integrare. “Ogni volta che volevamo adottare un nuovo software, incontravamo sempre delle difficoltà”, ha spiegato Thompson. «Questo ha creato molta frustrazione tra gli utenti, che incolpavano il team IT per il fatto che disponessimo di un sistema di gestione dei documenti antiquato che non comunicava con nessun nuovo software».

Ma soprattutto, il sistema era incredibilmente difficile da usare: «Era una situazione senza speranza», ha detto Thompson. «Probabilmente era in grado di fare di tutto — compreso preparare una tazza di tè — ma nessuno sapeva come farlo. “Intuizione” non era una parola conosciuta all’epoca in cui è stato progettato».

Thompson, che all’epoca era il socio responsabile del settore IT, si è messo al lavoro per trovare una soluzione e ha guidato il team incaricato di valutare e selezionare NetDocuments in sostituzione del sistema di gestione dei documenti (DMS) on-premise già in uso.

«Alcune aziende ci avevano consigliato un prodotto concorrente di NetDocuments, ma, in qualità di utenti, non ci piacevano né l’interfaccia né il fatto che fosse stato progettato per un’implementazione “on-premise” e che poi fosse stato adattato a malapena a un servizio in cloud», ha spiegato.

“Lo scopo principale di questo processo era quello di portarci in un ambiente cloud davvero moderno. NetDocuments è stato progettato fin dall’inizio pensando al cloud: questo è davvero evidente. Si capisce fin dal primo giorno che si tratta di una soluzione cloud. Siamo quindi davvero soddisfatti di aver scelto NetDocuments.”

Un'implementazione da remoto “geniale”

Convincere il proprio team ad accettare l’implementazione di un nuovo software è sempre una sfida. Nel caso di Forsters, il team aveva recentemente affrontato diverse altre importanti modifiche informatiche e le sue prospettive non erano particolarmente rosee.

«Alcune aziende ci avevano consigliato un prodotto concorrente di NetDocuments, ma, in qualità di utenti, non ci piacevano né l’interfaccia né il fatto che fosse stato progettato per un’implementazione “on-prem” e che poi venisse adattato a forza a un servizio client.»

Craig Thompson, socio e responsabile del dipartimento societario di Forsters

«I miei colleghi, gli avvocati, sono un pubblico davvero esigente», ha affermato Thompson. «La maggior parte di loro si aspettava un lancio piuttosto disastroso, proprio a causa dell’entità dei cambiamenti che avevamo già affrontato».

Come se non bastasse, Forsters ha dovuto affrontare un altro ostacolo: l’implementazione durante la pandemia di COVID-19.

«Abbiamo dovuto affrontare il problema di come implementare NetDocuments con oltre 400 utenti dislocati in varie sedi», ha affermato. «È stata una situazione davvero impegnativa».

Così, quando finalmente è arrivata la settimana del lancio, il team era un po’ diffidente. Ma non ce n’era motivo: «Il lancio è stato semplicemente incredibile», ha affermato Thompson. Egli attribuisce a Jason Mills della Verlata Consulting il merito di aver reso il processo così fluido.

“Per noi è stato un grosso rischio affidarci a un partner di implementazione con sede a Brisbane. Ma avevano un curriculum davvero eccellente ed erano molto esperti. Jason aveva già portato a termine oltre 70 implementazioni all’epoca, e mi sono detto: ‘Per me va benissimo!’”, ha spiegato. “Non potrei lodarli abbastanza. È stato fantastico.”

Promuovere una maggiore efficienza

Ora che lo studio utilizza NetDocuments, il team di Forsters ne è entusiasta. A differenza della soluzione precedente, «Il prodotto è davvero facile da usare e non può non piacere. Basta aprire il browser Google ed eccolo lì», ha affermato Thompson. «NetDocuments è davvero intuitivo. È facile da usare».

Tra le funzionalità preferite dal team figurano le capacità di ricerca avanzate e la velocità della piattaforma. “Tutti parlano della funzione di ricerca, ed è davvero velocissima. Non abbiamo riscontrato alcuna latenza, che era una delle nostre preoccupazioni riguardo al passaggio a un sistema basato sul cloud. E io non ne ho notato alcuna traccia.”

Per Thompson, configurare i suoi spazi di lavoro preferiti ha rappresentato una vera svolta: «La funzione che preferisco in assoluto è sicuramente la possibilità di aggiungere gli spazi di lavoro ai “Preferiti”. Avere a disposizione quei quattro o cinque progetti su cui sto lavorando e poter accedere ai file così rapidamente è qualcosa che prima non potevo fare».

«Tutti parlano della funzione di ricerca, ed è davvero velocissima. Non abbiamo notato alcuna latenza, che era una delle nostre preoccupazioni riguardo al passaggio a un sistema basato sul cloud. E io non l’ho notata affatto.»

Craig Thompson, socio e responsabile del dipartimento societario di Forsters

Anche lui ritiene che l'interfaccia rappresenti un miglioramento eccezionale: «La tengo sempre aperta perché è davvero bellissima. Adoro averla aperta e cerco sempre delle scuse per usarla».

L’utilizzo di ndMail per integrare il proprio sistema di posta elettronica con NetDocuments ha inoltre aiutato il team di Forsters a stare al passo con l’archiviazione. «Con il nostro sistema precedente, potevamo inviare e-mail senza che ci venisse richiesto di archiviarle», ha spiegato Thompson. «Di conseguenza, nella mia cartella “Posta in uscita” avevo qualcosa come 12.000 messaggi inviati».

Ma ndMail semplifica questo processo, rendendolo addirittura automatico grazie all’archiviazione predittiva. «Mi piace molto il fatto che abbiamo configurato ndMail in modo tale che non sia possibile inviare un’e-mail senza che venga prima richiesto di archiviarla», ha spiegato.

Ridurre il carico di lavoro del reparto IT

In qualità di ex partner IT, Thompson è ben consapevole delle esigenze a cui è sottoposto quel team. Fortunatamente, NetDocuments ha alleggerito notevolmente tale carico di lavoro, soprattutto ora che il team lavora da remoto.

«NetDocuments offre un enorme vantaggio concreto, ovvero non occupa la stessa larghezza di banda del nostro sistema precedente», ha spiegato. «Ma con NetDocuments c’è un vantaggio immediato e tangibile: non mandano continuamente in tilt i nostri sistemi domestici e non intasano il nostro servizio di assistenza IT con richieste di supporto».

Durante il lancio, Forsters ha inoltre adottato misure significative per evitare un sovraccarico del sistema informatico: «Avevamo paura di lanciarlo durante il lockdown perché ci aspettavamo di avere molti addetti in negozio — persone che giravano tra gli scaffali, si sedevano e aiutavano i clienti a risolvere i loro piccoli problemi».

Hanno invece nominato dei “champion”, formati secondo standard più elevati, in modo che potessero vagliare le richieste del team e alleggerire la pressione sul Service Desk IT. Ma questo processo ha portato con sé un altro grande vantaggio: «Ha creato una base di conoscenze condivisa all’interno del team», ha affermato Thompson. «Una volta che un champion rispondeva a una domanda, i membri del team erano in grado di aiutarsi a vicenda. Le conoscenze sono cresciute, cresciute e cresciute ancora. Mi piace tantissimo».

«NetDocuments offre un enorme vantaggio concreto, ovvero che non occupa la stessa larghezza di banda del nostro sistema precedente.»

Craig Thompson, socio e responsabile del dipartimento societario di Forsters

Secondo l’esperienza di Thompson, il team non ha dovuto affrontare problemi ricorrenti. Poiché la piattaforma è così intuitiva e facile da usare, si tratta semplicemente di acquisire familiarità con essa, piuttosto che di avere particolari difficoltà con il software stesso. “Il numero di richieste rivolte all’IT Service Desk relative a NetDocuments è diminuito molto rapidamente”, ha affermato.

Rafforzare il marchio ForstersD

Sebbene il miglioramento dell’usabilità e l’aumento dell’efficienza fossero fattori cruciali per lo studio, Thompson sta riscontrando anche ulteriori vantaggi derivanti dalla piattaforma. “Penso che parte del vantaggio per noi sia che NetDocuments dispone di una tecnologia all’avanguardia in termini di software”, ha affermato. “È molto moderno e contribuisce effettivamente a modernizzare il marchio Forsters. Rappresenta un vero e proprio vantaggio di marketing per lo studio, in quanto ci posiziona come uno studio legale all’avanguardia dal punto di vista tecnologico”.

«La piattaforma NetDocuments è davvero eccezionale. È rivoluzionaria, soprattutto se si pensa al nostro sistema software, che era ormai molto obsoleto.»

Craig Thompson, socio e responsabile del dipartimento societario di Forsters

Thompson ritiene che questo avrà un ruolo importante nel loro successo futuro. «Il futuro dei servizi legali sarà sicuramente caratterizzato da un livello tecnologico molto più avanzato», ha spiegato. «Si parla ormai degli avvocati specializzati in tecnologia — figure in grado di fornire servizi legali in modo molto più agile — come il futuro del diritto. Il software e la tecnologia ne sono sicuramente parte integrante».

Un'esperienza trasformativa

Provenendo dal loro sistema precedente, il team di Forsters è entusiasta dell’esperienza utente e delle funzionalità di cui ora può usufruire grazie a NetDocuments.

«La piattaforma NetDocuments è davvero eccezionale. È rivoluzionaria, soprattutto se si pensa al nostro sistema software, che era ormai molto obsoleto», ha affermato Thompson.

Grazie al suo design intuitivo, NetDocuments consente allo studio di lavorare in modo più efficiente che mai (anche da remoto!) e di alleggerire il carico di lavoro del team IT, oltre a trasformarlo in uno studio moderno e all’avanguardia dal punto di vista tecnologico, pronto ad affrontare qualsiasi sfida il futuro riservi.

Ora, Forsters dispone di una piattaforma per la gestione dei documenti e delle e-mail all’altezza dell’eccezionale livello di servizio che offre ai propri clienti.

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