Pasar a la nube

Forsters, uno de los principales bufetes de abogados de Londres, presta servicios jurídicos excepcionales a sus clientes. Pero la tecnología en la que confiaban para producir ese trabajo era inadecuada. "Hemos estado utilizando una solución de gestión de la práctica que diseñamos nosotros mismos", dijo Craig Thompson, socio y director de Corporate en Forsters. "No hay nada peor que un software diseñado por un comité de abogados".

Antes de NetDocuments, el sistema local anterior creaba numerosos problemas a la empresa. No sólo era lento, sino que no se comunicaba con las soluciones de software modernas que el equipo esperaba integrar. "Cuando queríamos adoptar un nuevo software, siempre teníamos problemas", explica Thompson. "Creaba mucha angustia en los usuarios, porque culpaban al equipo de TI de que tuviéramos un sistema de gestión de documentos anticuado que no se comunicaba con ningún software nuevo".

Pero, sobre todo, el sistema era increíblemente difícil de usar: "Era desesperante", dice Thompson. "Probablemente podía hacer de todo, incluso preparar una taza de té, pero nadie sabía cómo hacerlo. Intuición" no era una palabra conocida cuando se diseñó".

Thompson, que entonces era el socio que supervisaba TI, empezó a trabajar para encontrar una solución y dirigió el equipo que revisó y seleccionó NetDocuments para sustituir su actual sistema de gestión de documentos (DMS) local.

"Algunas empresas nos habían recomendado un competidor de NetDocuments, pero como usuarios no nos gustaba la interfaz ni el hecho de que se hubiera creado para 'on-prem' y luego se metiera con calzador en un servicio al cliente", explicó.

"El objetivo de este proceso era introducirnos en un entorno de nube muy moderno. NetDocuments se ha construido desde la nube, eso es realmente evidente. Se puede ver que es una solución en la nube desde el primer día. Estamos muy contentos de haber elegido NetDocuments".

Una aplicación a distancia "brillante

Conseguir que el equipo se comprometa con la implantación de un nuevo software siempre es un reto. En el caso de Forsters, el equipo había pasado recientemente por otros cambios informáticos importantes y sus perspectivas no eran especialmente halagüeñas.

"Algunas empresas nos habían recomendado un competidor de NetDocuments, pero como usuarios no nos gustaba la interfaz ni el hecho de que se hubiera creado para 'on-prem' y luego se metiera con calzador en un servicio al cliente."

Craig Thompson, Socio y Director de Empresa, Forsters

"Mis colegas, los abogados, son un público muy exigente", dijo Thompson. "La mayoría de ellos estaban preparados para una especie de lanzamiento desastroso, simplemente por la magnitud del cambio que ya habíamos vivido".

Además, Forsters se enfrentó a otro obstáculo: la aplicación durante COVID-19.

"Tuvimos que lidiar con el quebradero de cabeza de cómo lanzar NetDocuments cuando tenemos más de 400 usuarios en varias ubicaciones", dijo. "Fue una situación realmente difícil".

Así que, cuando por fin llegó la semana del lanzamiento, el equipo estaba receloso. Pero no tenían por qué estarlo: "El lanzamiento fue increíble", dice Thompson. Atribuye a Jason Mills, de Verlata Consulting, el mérito de que el proceso fuera tan sencillo.

"Para nosotros fue un gran riesgo elegir a un socio de implantación de Brisbane. Pero tenían un historial tan bueno y tanta experiencia. Jason había realizado más de 70 implantaciones en aquel momento, y pensé: 'Con eso me basta'", explica. "No tengo palabras para elogiarlos. Fue brillante".

Mayor eficiencia

Ahora que la empresa utiliza NetDocuments, el equipo de Forsters está encantado. A diferencia de su solución anterior, "el producto es muy fácil de usar y es muy fácil que te guste. Abres el navegador de Google y ya está", afirma Thompson. "NetDocuments es muy fácil de usar. Es intuitivo".

Entre las características favoritas del equipo están las funciones de búsqueda avanzada y la velocidad de la plataforma. "Todo el mundo habla de la función de búsqueda, y es rapidísima. No hemos notado latencia alguna, que era una de nuestras preocupaciones al pasar a un sistema basado en la nube. Y no lo he notado en absoluto".

Para Thompson, configurar sus espacios de trabajo favoritos supuso un cambio radical: "Mi función favorita es, sin duda, la posibilidad de 'Favoritar' espacios de trabajo. Tener esos cuatro o cinco asuntos en los que he estado trabajando y poder acceder a los archivos tan rápidamente es algo que antes no podía hacer."

"Todo el mundo habla de la función de búsqueda, y es muy rápida. No hemos notado nada de latencia, que era una de nuestras preocupaciones al pasar a un sistema basado en la nube. Y no lo he notado en absoluto".

Craig Thompson, Socio y Director de Empresa, Forsters

La interfaz también le parece una mejora excepcional: "Siempre la tengo abierta porque es una interfaz preciosa. Me encanta tenerla abierta y siempre busco excusas para usarla".

El uso de ndMail para integrar su sistema de correo electrónico con NetDocuments también ha ayudado al equipo de Forsters a mantener el ritmo de archivado. "En nuestro sistema anterior, podíamos enviar correos electrónicos sin que se nos pidiera que los archiváramos", explica Thompson. "Así que tenía algo así como 12.000 elementos enviados en mi bandeja de salida".

Pero ndMail facilita ese proceso e incluso lo automatiza con el archivado predictivo. "Me encanta que hayamos configurado ndMail para que no puedas enviar un correo electrónico sin que antes se te pida que lo archives", afirma.

Reducir la carga informática

Como antiguo socio de TI, Thompson es muy consciente de las exigencias a las que se ve sometido ese equipo. Afortunadamente, NetDocuments ha reducido gran parte de esa carga, especialmente con el equipo trabajando a distancia.

"NetDocuments tiene una gran ventaja real: no ocupa el mismo ancho de banda que nuestro sistema anterior", explica. "Pero con NetDocuments, la ventaja inmediata y tangible es que no bloquea nuestros sistemas domésticos todo el tiempo ni atasca nuestro servicio de asistencia informática con consultas".

Durante el lanzamiento, Forsters también tomó medidas importantes para evitar la sobrecarga informática: "Teníamos miedo de lanzarlo en cierre porque esperábamos tener muchos paseantes por el suelo, gente que recorriera las plantas, se sentara y ayudara a la gente con sus pequeños problemas".

En su lugar, nombraron "campeones" que recibieron una formación de mayor nivel para que pudieran triar las consultas del equipo y aliviar la presión sobre el servicio de asistencia informática. Pero este proceso generó otro gran beneficio: "Creó un conocimiento compartido dentro del equipo", dijo Thompson. "Una vez que un campeón respondía a una pregunta, los miembros del equipo podían ayudarse mutuamente. El conocimiento crecía y crecía y crecía. Me encanta".

"NetDocuments tiene una gran ventaja real, y es que no ocupa el mismo ancho de banda que nuestro sistema anterior".

Craig Thompson, Socio y Director de Empresa, Forsters

Según la experiencia de Thompson, el equipo no ha tenido problemas continuos. Como la plataforma es tan intuitiva y fácil de usar, es cuestión de familiarizarse y no de tener grandes reparos con el software en sí. "El gráfico de consultas al servicio de asistencia de TI relacionadas con NetDocuments se redujo muy rápidamente", afirma.

Reforzar la marca ForstersD

Aunque la mejora de la facilidad de uso y el aumento de la eficiencia fueron factores cruciales para la empresa, Thompson también ve otras ventajas en la plataforma. "Creo que parte del beneficio para nosotros es que NetDocuments tiene tecnología punta en términos de software", dijo. "Es muy moderno y tiene el efecto de modernizar la marca Forsters. Para el bufete tiene un verdadero efecto de marketing en cuanto a posicionarnos como un bufete tecnológicamente avanzado".

"La plataforma NetDocuments es absolutamente magnífica. Es transformadora. Sobre todo viniendo de nuestro sistema de software muy antiguo".

Craig Thompson, Socio y Director de Empresa, Forsters

Thompson cree que esto desempeñará un papel importante en su éxito futuro. "El futuro de los servicios jurídicos pasa sin duda por ser mucho más avanzados tecnológicamente", explica. "Se habla de abogados tecnológicos -alguien capaz de prestar servicios jurídicos de una forma mucho más ágil- como el futuro de la abogacía. El software y la tecnología forman parte de ello".

Una experiencia transformadora

El equipo de Forsters, que procedía de un sistema heredado, está encantado con la experiencia de usuario y las posibilidades que ofrece ahora NetDocuments.

"La plataforma NetDocuments es absolutamente magnífica. Es transformadora. Sobre todo si venimos de un sistema informático muy antiguo", afirma Thompson.

Gracias a su diseño intuitivo, NetDocuments permite a la empresa trabajar con más eficacia que nunca (¡incluso a distancia!) y reducir la carga de trabajo del equipo informático, por no hablar de su transformación en una empresa moderna y preparada tecnológicamente para lo que depare el futuro.

Ahora, Forsters dispone de una plataforma de gestión de documentos y correo electrónico a la altura del excepcional nivel de servicio que presta a sus clientes.

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