Pasar a la nube

Como bufete londinense líder, Forsters presta servicios jurídicos excepcionales a sus clientes. Pero la tecnología en la que confiaban para realizar ese trabajo era inadecuada. "Hemos estado utilizando una solución de gestión de la práctica que diseñamos nosotros mismos", dijo Craig Thompson, socio y Jefe de Corporativo de Forsters. "No hay nada peor que un software diseñado por un comité de abogados".

Antes de NetDocuments, el anterior sistema in situ creaba numerosos problemas a la empresa. No sólo era lento, sino que no se comunicaba con las soluciones de software modernas que el equipo esperaba integrar. "Cuando queríamos adoptar un nuevo software, siempre teníamos problemas con él", explicó Thompson. "Creaba mucha angustia en los usuarios, porque culpaban al equipo informático de que tuviéramos un sistema de gestión de documentos anticuado que no se comunicaba con ningún software nuevo".

Pero, sobre todo, el sistema era increíblemente difícil de utilizar: "Era desesperante", dijo Thompson. "Probablemente podía hacerlo todo -incluso preparar una taza de té-, pero nadie sabía cómo hacerlo. 'Intuición' no era una palabra que se conociera cuando se diseñó".

Thompson, que entonces era el socio que supervisaba TI, empezó a trabajar para encontrar una solución y dirigió el equipo que revisó y seleccionó NetDocuments para sustituir su sistema de gestión de documentos (DMS) local existente.

"Algunas empresas nos habían recomendado un competidor de NetDocuments, pero como usuarios no nos gustaba la interfaz ni el hecho de que se hubiera creado para 'on-prem' y luego se metiera con calzador en un servicio al cliente", explicó.

"Todo el objetivo de este proceso era introducirnos en un entorno de nube muy moderno. NetDocuments se ha construido desde la nube, eso es realmente evidente. Se puede ver que es una solución en la nube desde el primer día. Así que estamos realmente satisfechos de haber elegido NetDocuments".

Una "brillante" aplicación a distancia

Conseguir que su equipo se sume a la implantación de un nuevo software siempre es un reto. En el caso de Forsters, el equipo había pasado recientemente por otros cambios informáticos importantes y sus perspectivas no eran especialmente halagüeñas.

"Algunas empresas nos habían recomendado un competidor de NetDocuments, pero como usuarios no nos gustaba la interfaz ni el hecho de que se hubiera creado para 'on-prem' y luego se metiera con calzador en un servicio al cliente".

Craig Thompson, Socio y Jefe de Corporativo, Forsters

"Mis colegas, los abogados, son un público muy exigente", dijo Thompson. "La mayoría de ellos estaban preparados para una especie de lanzamiento desastroso, sólo por la magnitud del cambio por el que ya habíamos pasado".

Además, Forsters se enfrentó a otro obstáculo: la aplicación durante la COVID-19.

"Tuvimos que lidiar con el quebradero de cabeza de cómo lanzar NetDocuments cuando tenemos más de 400 usuarios en varias ubicaciones", dijo. "Fue una situación realmente desafiante".

Así que, cuando por fin llegó la semana del lanzamiento, el equipo estaba receloso. Pero no tenían por qué estarlo: "El lanzamiento fue sencillamente increíble", dijo Thompson. Atribuye a Jason Mills, de Verlata Consulting, el mérito de que el proceso fuera tan fluido.

"Fue un gran riesgo para nosotros optar por un socio de implantación que tenía su sede en Brisbane. Pero tenían un historial tan bueno, tenían tanta experiencia. Jason había realizado más de 70 implantaciones en aquel momento, y yo sólo pensé: '¡Eso es suficiente para mí!", explicó. "No puedo cantar sus alabanzas lo suficiente. Fue brillante".

Potenciar una mayor eficiencia

Ahora que la empresa utiliza NetDocuments, al equipo de Forsters le encanta. A diferencia de su solución anterior, "el producto es tan fácil de usar y gusta tanto. Abres el navegador de Google y ya está ahí", declaró Thompson. "NetDocuments es tan fácil de usar. Es intuitivo".

Entre las características favoritas del equipo están las funciones de búsqueda avanzada y la velocidad de la plataforma. "Todo el mundo habla de la función de búsqueda, y es rapidísima. No hemos notado latencia alguna, que era una de nuestras preocupaciones al pasar a un sistema basado en la nube. Y no lo he notado en absoluto".

Para Thompson, configurar sus espacios de trabajo favoritos supuso un cambio radical: "Mi función favorita es, sin duda, la posibilidad de 'Marcar como favoritos' los espacios de trabajo. Tener esos cuatro o cinco asuntos en los que he estado trabajando y poder acceder a los archivos tan rápidamente es algo que antes no podía hacer."

"Todo el mundo habla de la función de búsqueda, y es muy rápida. No hemos notado latencia alguna, que era una de nuestras preocupaciones al pasar a un sistema basado en la nube. Y no lo he notado en absoluto".

Craig Thompson, Socio y Jefe de Corporativo, Forsters

La interfaz también le parece una mejora excepcional: "Siempre la tengo abierta porque es una interfaz encantadora. Me encanta tenerla abierta y siempre busco excusas para utilizarla".

El uso de ndMail para integrar su sistema de correo electrónico con NetDocuments también ha ayudado al equipo de Forsters a mantener el ritmo de archivado. "En nuestro sistema anterior, podíamos enviar correos electrónicos sin que se nos pidiera que los archiváramos", explicó Thompson. "Así que tenía algo así como 12.000 elementos enviados en mi bandeja de salida".

Pero ndMail hace que ese proceso sea fácil e incluso automático gracias al archivado predictivo. "Me encanta que hayamos configurado ndMail para que no pueda enviar un correo electrónico sin que antes se le pida que lo archive", compartió.

Reducir la carga de las TI

Como antiguo socio de TI, Thompson es muy consciente de las exigencias a las que se ve sometido ese equipo. Afortunadamente, NetDocuments ha reducido gran parte de esa carga, especialmente con el equipo trabajando a distancia.

"Hay una gran ventaja real de NetDocuments, y es que no ocupa el mismo ancho de banda que ocupaba nuestro sistema anterior", explicó. "Pero con NetDocuments, hay un beneficio inmediato y tangible de que no está colapsando nuestros sistemas domésticos todo el tiempo y atascando nuestro Servicio de Atención al Usuario de TI con consultas".

Durante el lanzamiento, Forsters también tomó medidas importantes para evitar la sobrecarga informática: "Teníamos miedo de lanzarlo en cierre porque esperábamos tener muchos paseantes por el suelo, gente que recorriera las plantas, se sentara y ayudara a la gente con sus pequeños problemas".

En su lugar, nombraron "campeones" a los que se formó con un nivel superior para que pudieran triar las consultas del equipo y aliviar la presión sobre el servicio de asistencia informática. Pero este proceso generó otro gran beneficio: "Creó un conocimiento compartido dentro del equipo", dijo Thompson. "Una vez que un campeón respondía a una pregunta, los miembros del equipo podían ayudarse mutuamente. El conocimiento crecía y crecía y crecía. Me encanta".

"Hay una gran ventaja real de NetDocuments, y es que no ocupa el mismo ancho de banda que ocupaba nuestro sistema anterior".

Craig Thompson, Socio y Jefe de Corporativo, Forsters

Según la experiencia de Thompson, el equipo no ha tenido problemas continuos. Como la plataforma es tan intuitiva y fácil de usar, sólo es cuestión de familiarizarse y no de tener grandes reparos con el software en sí. "El gráfico de consultas al servicio de asistencia informática relacionadas con NetDocuments bajó muy rápidamente", afirmó.

Reforzar la marca ForstersD

Aunque la mejora de la facilidad de uso y el aumento de la eficacia fueron factores cruciales para la empresa, Thompson también está viendo otros beneficios de la plataforma. "Creo que parte del beneficio para nosotros es que NetDocuments tiene tecnología punta en términos de software", dijo. "Es muy moderno, y tiene el impacto de modernizar la marca Forsters. Tiene un verdadero ángulo de marketing para el bufete en términos de posicionarnos como un bufete tecnológicamente avanzado."

"La plataforma NetDocuments es absolutamente magnífica. Es transformadora. Especialmente viniendo de nuestro sistema de software muy antiguo".

Craig Thompson, Socio y Jefe de Corporativo, Forsters

Thompson cree que esto desempeñará un papel importante en su éxito futuro. "El futuro de los servicios jurídicos pasa sin duda por ser mucho más avanzados tecnológicamente", explicó. "Se habla de abogados tecnológicos -alguien capaz de prestar servicios jurídicos de una forma mucho más ágil- como el futuro de la abogacía. El software y la tecnología forman definitivamente parte de ello".

Una experiencia transformadora

Viniendo de su sistema heredado, el equipo de Forsters está encantado con la experiencia de usuario y las capacidades de las que disfrutan ahora con NetDocuments.

"La plataforma NetDocuments es absolutamente magnífica. Es transformadora. Especialmente viniendo de nuestro sistema de software muy antiguo", dijo Thompson.

Gracias a su diseño intuitivo, NetDocuments permite al bufete trabajar con más eficacia que nunca (¡incluso a distancia!) y reducir la carga del equipo informático, por no hablar de su transformación en un bufete moderno y experto en tecnología, preparado para lo que le depare el futuro.

Ahora, Forsters dispone de una plataforma de gestión de documentos y correo electrónico a la altura del excepcional nivel de servicio que presta a sus clientes.

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