Mudança para a nuvem

Como um dos principais escritórios de advocacia de Londres, a Forsters presta serviços jurídicos excepcionais a seus clientes. Mas a tecnologia com a qual contavam para produzir esse trabalho era inadequada. "Usamos uma solução de gerenciamento de práticas que nós mesmos projetamos", disse Craig Thompson, sócio e diretor de corporações da Forsters. "Não há nada pior do que um software projetado por um comitê de advogados."

Antes do NetDocuments, o sistema local anterior criava vários problemas para a empresa. Além de ser lento, o sistema não se comunicava com as soluções de software modernas que a equipe esperava integrar. "Quando queríamos adotar um novo software, sempre tínhamos problemas com ele", explicou Thompson. "Isso gerava muita angústia nos usuários, porque eles culpavam a equipe de TI pelo fato de termos um sistema de gerenciamento de documentos antiquado que não se comunicava com nenhum software novo."

Porém, acima de tudo, o sistema era incrivelmente difícil de usar: "Era inútil", disse Thompson. "Provavelmente, ele podia fazer tudo, inclusive preparar uma xícara de chá, mas ninguém sabia como fazer isso. 'Intuição' não era uma palavra conhecida quando ele foi projetado."

Thompson, que na época era o sócio que supervisionava a TI, começou a trabalhar para encontrar uma solução e liderou a equipe que analisou e selecionou o NetDocuments para substituir o sistema de gerenciamento de documentos (DMS) existente no local.

"Algumas empresas recomendaram um concorrente do NetDocuments para nós, mas, como usuários, não gostamos da interface ou do fato de ele ter sido desenvolvido para 'on-prem' e, depois, ter sido incorporado a um serviço ao cliente", explicou.

"O objetivo desse processo era nos colocar em um ambiente de nuvem muito moderno. O NetDocuments foi desenvolvido a partir da nuvem - isso é realmente evidente. O você pode ver que se trata de uma solução de nuvem desde o primeiro dia. Portanto, estamos muito satisfeitos por termos escolhido a NetDocuments."

Uma implementação remota "brilhante

Conseguir a adesão da equipe para a implementação de um novo software é sempre um desafio. No caso da Forsters, a equipe havia passado recentemente por várias outras mudanças significativas de TI e a perspectiva não era muito boa.

"Algumas empresas recomendaram um concorrente do NetDocuments para nós, mas, como usuários, não gostamos da interface ou do fato de ele ter sido desenvolvido para 'on-prem' e, depois, ter sido incorporado a um serviço ao cliente."

Craig Thompson, Sócio e Diretor de Corporate, Forsters

"Meus colegas, os advogados, são um público muito exigente", disse Thompson. "A maioria deles estava pronta para um lançamento meio desastroso, devido à escala de mudança pela qual já havíamos passado."

Além disso, a Forsters enfrentou outro obstáculo: a implementação durante a COVID-19.

"Tivemos que lidar com a dor de cabeça de como lançar o NetDocuments quando temos mais de 400 usuários em vários locais", disse ele. "Foi uma situação realmente desafiadora."

Portanto, quando a semana de lançamento finalmente chegou, a equipe estava cautelosa. Mas não precisavam estar: "O lançamento foi simplesmente incrível", disse Thompson. Ele atribui a Jason Mills, da Verlata Consulting, o mérito de ter tornado o processo tão tranquilo.

"Foi um grande risco para nós escolher um parceiro de implementação baseado em Brisbane. Mas eles tinham um histórico tão bom, eram tão experientes. Jason havia feito mais de 70 implementações na época, e eu pensei: "Isso é o suficiente para mim!", explicou. "Não tenho palavras para elogiá-los o suficiente. Foi brilhante."

Capacitação para maior eficiência

Agora que a empresa está usando o NetDocuments, a equipe da Forsters está adorando. Ao contrário da solução anterior, "o produto é tão fácil de usar e tão fácil de gostar. O você abre o navegador do Google e ele está lá", afirmou Thompson. "O NetDocuments é muito fácil de usar. É intuitivo."

Entre os recursos favoritos da equipe estão os recursos de pesquisa avançada e a velocidade da plataforma. "Todos falam sobre a função de pesquisa, e ela é muito rápida. Não notamos nenhuma latência, o que era uma das nossas preocupações ao mudar para um sistema baseado em nuvem. E eu não notei nada disso."

Para Thompson, a configuração de seus espaços de trabalho favoritos foi um divisor de águas: "Meu recurso favorito é, sem dúvida, a capacidade de 'Favorite' Workspaces. Ter aqueles quatro ou cinco assuntos em que estou trabalhando e poder acessar os arquivos tão rapidamente é algo que eu não conseguia fazer antes."

"Todos falam sobre a função de pesquisa, e ela é muito rápida. Não notamos nenhuma latência, o que era uma das nossas preocupações ao mudar para um sistema baseado em nuvem. E eu não notei nada disso."

Craig Thompson, Sócio e Diretor de Corporate, Forsters

Ele também considera a interface uma atualização excepcional: "Sempre a tenho aberta porque é uma interface muito bonita. Adoro tê-la aberta e estou sempre procurando desculpas para usá-la."

O uso do ndMail para integrar seu sistema de e-mail com o NetDocuments também ajudou a equipe da Forsters a manter o arquivamento em dia. "Em nosso sistema anterior, podíamos enviar e-mails sem sermos solicitados a arquivá-los", explicou Thompson. "Então, eu tinha algo em torno de 12.000 itens enviados em minha caixa de saída."

Mas o ndMail torna esse processo fácil e até automático com o arquivamento preditivo. "Adoro o fato de termos configurado o ndMail para que o você não possa enviar um e-mail sem antes ser solicitado a arquivá-lo", compartilhou.

Reduzindo a carga sobre a TI

Como ex-parceiro de TI, Thompson tem uma profunda consciência das demandas impostas a essa equipe. Felizmente, o NetDocuments reduziu grande parte dessa carga, especialmente com a equipe trabalhando remotamente.

"Há uma grande vantagem real no NetDocuments, que é o fato de ele não consumir a mesma largura de banda que o nosso sistema anterior consumia", explicou. "Mas com o NetDocuments, há um benefício imediato e tangível de que ele não está travando nossos sistemas domésticos o tempo todo e entupindo nosso Service Desk de TI com consultas."

Durante o lançamento, a Forsters também tomou medidas significativas para evitar a sobrecarga de TI: "Tínhamos medo de lançá-lo em confinamento, pois esperávamos ter muitos andarilhos - pessoas andando pelos andares, sentando-se e ajudando as pessoas com seus pequenos problemas."

Em vez disso, eles nomearam "campeões" que foram treinados com um padrão mais elevado para que pudessem fazer a triagem das consultas da equipe e aliviar a pressão sobre o Service Desk de TI. Mas esse processo gerou outro grande benefício: "Ele criou um conhecimento compartilhado dentro da equipe", disse Thompson. "Quando um campeão respondia a uma pergunta, os membros da equipe podiam ajudar uns aos outros. O conhecimento simplesmente crescia e crescia e crescia. Eu adoro isso".

"Há uma grande vantagem real no NetDocuments, que é o fato de ele não consumir a mesma largura de banda que o nosso sistema anterior consumia."

Craig Thompson, Sócio e Diretor de Corporate, Forsters

Na experiência de Thompson, a equipe não teve dificuldades com problemas contínuos. Como a plataforma é muito intuitiva e fácil de usar, é apenas uma questão de se familiarizar, e não de ter grandes problemas com o software em si. "O gráfico de consultas ao Service Desk de TI relacionadas ao NetDocuments diminuiu muito rapidamente", disse ele.

Fortalecimento da marca ForstersD

Embora a melhoria da usabilidade e o aumento da eficiência tenham sido fatores cruciais para a empresa, Thompson também está percebendo outros benefícios da plataforma. "Acho que parte do benefício para nós é que a NetDocuments tem tecnologia de ponta em termos de software", disse ele. "É muito moderno e tem o impacto de modernizar a marca Forsters. Ele tem um ângulo de marketing real para a empresa em termos de nos posicionar como um escritório de advocacia tecnologicamente hábil."

"A plataforma NetDocuments é absolutamente excelente. Ela é transformadora. Especialmente vindo de nosso sistema de software muito antigo."

Craig Thompson, Sócio e Diretor de Corporate, Forsters

Thompson acredita que isso desempenhará um papel importante em seu sucesso futuro. "O futuro dos serviços jurídicos é, sem dúvida, ser muito mais avançado tecnologicamente", explicou. "O você fala sobre advogados tecnológicos - alguém que é capaz de prestar serviços jurídicos de forma muito mais ágil - agora é o futuro do direito. O software e a tecnologia são, sem dúvida, parte disso."

Uma experiência transformadora

Vindo de um sistema legado, a equipe da Forsters está muito satisfeita com a experiência do usuário e os recursos de que agora desfruta com o NetDocuments.

"A plataforma NetDocuments é absolutamente excelente. Ela é transformadora. Especialmente vindo de nosso sistema de software muito antigo", disse Thompson.

Com seu design intuitivo, o NetDocuments permite que a empresa trabalhe com mais eficiência do que nunca (até mesmo remotamente!) e reduz a pressão sobre a equipe de TI, além de transformá-la em uma empresa moderna e experiente em tecnologia, pronta para o que quer que o futuro lhe reserve.

Agora, a Forsters tem uma plataforma de gerenciamento de documentos e e-mails que está à altura do nível excepcional de serviço que presta a seus clientes.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.