Verhuizen naar de cloud

Als vooraanstaand advocatenkantoor in Londen biedt Forsters zijn cliënten uitzonderlijke juridische diensten. Maar de technologie waarop zij vertrouwden om dat werk te produceren, was ontoereikend. "We gebruikten een praktijkbeheeroplossing die we zelf hadden ontworpen", aldus Craig Thompson, partner en hoofd Corporate bij Forsters. "Er is niets erger dan software die is ontworpen door een commissie van advocaten."

Vóór NetDocuments zorgde het vorige lokale systeem voor tal van problemen voor het bedrijf. Het systeem was niet alleen traag, maar communiceerde ook niet met moderne softwareoplossingen die het team wilde integreren. "Toen we nieuwe software wilden invoeren, hadden we daar altijd problemen mee", legt Thompson uit. "Dit zorgde voor veel onrust onder de gebruikers, omdat ze het IT-team de schuld gaven van het feit dat we een verouderd documentbeheersysteem hadden dat niet communiceerde met nieuwe software."

Maar bovenal was het systeem ongelooflijk moeilijk te gebruiken: "Het was hopeloos", zei Thompson. "Het kon waarschijnlijk alles, zelfs een kopje thee zetten, maar niemand wist hoe het werkte. 'Intuïtie' was geen bekend begrip toen het werd ontworpen."

Thompson, die toen de partner was die toezicht hield op IT, begon met het zoeken naar een oplossing en leidde het team dat NetDocuments beoordeelde en selecteerde ter vervanging van hun bestaande on-premises documentbeheersysteem (DMS).

"Sommige bedrijven hadden ons een concurrent van NetDocuments aanbevolen, maar als gebruikers vonden we de interface niet prettig en ook het feit dat het was ontwikkeld voor 'on-prem' en vervolgens met geweld in een klantenservice werd gepropt, beviel ons niet", legde hij uit.

“Het hele doel van dit proces was om ons in een zeer moderne cloudomgeving te brengen. NetDocuments is vanaf de basis opgebouwd vanuit de cloud – dat is echt duidelijk. Je ziet meteen dat het een cloudoplossing is. We zijn dan ook erg blij dat we voor NetDocuments hebben gekozen.”

Een 'briljante' implementatie op afstand

Het is altijd een uitdaging om je team mee te krijgen in de implementatie van nieuwe software. Bij Forsters had het team onlangs verschillende andere ingrijpende IT-veranderingen doorgemaakt en hun vooruitzichten waren niet bepaald rooskleurig.

"Sommige bedrijven hadden ons een concurrent van NetDocuments aanbevolen, maar als gebruikers vonden we de interface niet prettig en hadden we ook moeite met het feit dat het programma was ontwikkeld voor 'on-prem' en vervolgens met veel moeite in een klantenservice werd ingepast."

Craig Thompson, partner en hoofd Corporate, Forsters

"Mijn collega's, de advocaten, zijn een veeleisend publiek", aldus Thompson. "De meesten van hen waren voorbereid op een rampzalige lancering, alleen al vanwege de omvang van de veranderingen die we al hadden doorgemaakt."

Bovendien stond Forsters voor nog een andere uitdaging: de implementatie tijdens COVID-19.

"We moesten worstelen met de vraag hoe we NetDocuments konden lanceren terwijl we meer dan 400 gebruikers op verschillende locaties hadden", zei hij. "Het was echt een uitdagende situatie."

Toen de lanceringsweek eindelijk aanbrak, was het team dan ook op zijn hoede. Maar dat was nergens voor nodig: "De lancering verliep gewoon fantastisch", aldus Thompson. Hij bedankt Jason Mills van Verlata Consulting voor het feit dat het proces zo soepel is verlopen.

"Het was een groot risico voor ons om in zee te gaan met een implementatiepartner die gevestigd was in Brisbane. Maar ze hadden zo'n geweldige staat van dienst, ze waren zo ervaren. Jason had op dat moment al meer dan 70 implementaties gedaan, en ik dacht gewoon: 'Dat is goed genoeg voor mij!'", legt hij uit. "Ik kan ze niet genoeg prijzen. Het was briljant."

Meer efficiëntie mogelijk maken

Nu het bedrijf NetDocuments gebruikt, is het team van Forsters er erg enthousiast over. In tegenstelling tot hun vorige oplossing, "is het product zo gebruiksvriendelijk en zo gemakkelijk om te waarderen. Je opent je Google-browser en het is er gewoon", aldus Thompson. "NetDocuments is zo gebruiksvriendelijk. Het is intuïtief."

Tot de favoriete functies van het team behoren de geavanceerde zoekmogelijkheden en de snelheid van het platform. "Iedereen heeft het over de zoekfunctie, die zo snel is. We hebben helemaal geen vertraging gemerkt, wat een van onze zorgen was bij de overstap naar een cloudgebaseerd systeem. En ik heb daar helemaal niets van gemerkt."

Voor Thompson was het instellen van zijn favoriete werkruimten een echte doorbraak: "Mijn favoriete functie is zonder twijfel de mogelijkheid om werkruimten als 'favoriet' te markeren. Het feit dat ik nu die vier of vijf zaken waar ik aan werk bij de hand heb en zo snel toegang heb tot de bestanden, is iets wat ik voorheen niet kon."

"Iedereen heeft het over de zoekfunctie, die zo snel is. We hebben helemaal geen vertraging gemerkt, wat een van onze zorgen was bij de overstap naar een cloudgebaseerd systeem. En ik heb daar helemaal niets van gemerkt."

Craig Thompson, partner en hoofd Corporate, Forsters

Hij vindt de interface ook een geweldige verbetering: "Ik heb 'm altijd openstaan, omdat het gewoon zo'n fijne interface is. Ik vind het gewoon leuk om 'm open te hebben staan en ik zoek altijd naar excuses om 'm te gebruiken."

Door ndMail te gebruiken om hun e-mailsysteem te integreren met NetDocuments, kan het team van Forsters ook beter bijblijven met het archiveren. "Met ons vorige systeem konden we e-mails versturen zonder dat we gevraagd werden om ze te archiveren", legt Thompson uit. "Daardoor had ik zo'n 12.000 verzonden items in mijn outbox staan."

Maar ndMail maakt dat proces eenvoudig en zelfs automatisch met voorspellende archivering. "Ik vind het geweldig dat we ndMail zo hebben ingesteld dat je geen e-mail kunt versturen zonder eerst te worden gevraagd om deze te archiveren", vertelde hij.

De druk op IT verminderen

Als voormalig IT-partner is Thompson zich terdege bewust van de eisen die aan dat team worden gesteld. Gelukkig heeft NetDocuments een groot deel van die last weggenomen, vooral nu het team op afstand werkt.

"NetDocuments biedt een enorm voordeel, namelijk dat het niet dezelfde bandbreedte in beslag neemt als ons vorige systeem", legt hij uit. "Maar met NetDocuments is er een direct, tastbaar voordeel: het zorgt ervoor dat onze thuissystemen niet voortdurend crashen en onze IT-servicedesk niet overspoeld wordt met vragen."

Tijdens de lancering nam Forsters ook belangrijke maatregelen om IT-overbelasting te voorkomen: "We waren bang om het tijdens de lockdown te lanceren, omdat we verwachtten dat er veel floor walkers zouden zijn – mensen die rondlopen, gaan zitten en mensen helpen met hun kleine problemen."

In plaats daarvan stelden ze 'kampioenen' aan die op een hoger niveau waren opgeleid, zodat ze vragen van het team konden triëren en de druk op de IT-servicedesk konden verlichten. Maar dit proces leverde nog een ander groot voordeel op: "Het zorgde voor gedeelde kennis binnen het team", aldus Thompson. "Zodra een kampioen een vraag had beantwoord, konden teamleden elkaar helpen. De kennis groeide en groeide en groeide. Ik vind het geweldig."

"NetDocuments biedt een enorm voordeel, namelijk dat het niet dezelfde bandbreedte in beslag neemt als ons vorige systeem."

Craig Thompson, partner en hoofd Corporate, Forsters

Volgens Thompson heeft het team geen last gehad van aanhoudende problemen. Omdat het platform zo intuïtief en gebruiksvriendelijk is, is het vooral een kwestie van wennen en zijn er geen grote problemen met de software zelf. "Het aantal vragen aan de IT-servicedesk met betrekking tot NetDocuments is zeer snel gedaald", aldus Thompson.

Versterking van het merk Forsters

Hoewel het verbeteren van de bruikbaarheid en het verhogen van de efficiëntie cruciale factoren waren voor het kantoor, ziet Thompson ook nog andere voordelen van het platform. "Ik denk dat een deel van het voordeel voor ons is dat NetDocuments beschikt over geavanceerde technologie op het gebied van software", zei hij. "Het is zeer modern en het heeft een moderniserend effect op het merk Forsters. Het biedt het kantoor een echt marketingvoordeel door ons te positioneren als een technologisch onderlegd advocatenkantoor."

"Het NetDocuments-platform is absoluut fantastisch. Het is revolutionair. Zeker als je bedenkt dat we van een heel oud softwaresysteem komen."

Craig Thompson, partner en hoofd Corporate, Forsters

Thompson gelooft dat dit een belangrijke rol zal spelen in hun toekomstige succes. "De toekomst van juridische dienstverlening zal zeker veel technologischer zijn", legt hij uit. "Je hebt het over tech-advocaten – mensen die op een veel flexibelere manier juridische diensten kunnen leveren – die nu de toekomst van het recht vormen. Software en technologie maken daar zeker deel van uit."

Een transformerende ervaring

Het Forsters-team, dat afkomstig is uit hun oude systeem, is erg tevreden over de gebruikerservaring en mogelijkheden die ze nu met NetDocuments hebben.

"Het NetDocuments-platform is absoluut fantastisch. Het is revolutionair. Zeker in vergelijking met ons zeer verouderde softwaresysteem", aldus Thompson.

Met zijn intuïtieve ontwerp maakt NetDocuments het voor het kantoor mogelijk om efficiënter dan ooit tevoren te werken (zelfs op afstand!) en de druk op het IT-team te verminderen – om nog maar te zwijgen van de transformatie naar een modern, technologisch onderlegd kantoor dat klaar is voor wat de toekomst ook brengt.

Forsters beschikt nu over een platform voor document- en e-mailbeheer dat past bij het uitzonderlijke serviceniveau dat zij hun klanten bieden.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.