Magrath Sheldrick LLP, med hovedkontor i sentrale London, er et av Storbritannias mest suksessrike firmaer for forretningsimmigrasjon og en betydelig aktør innen immigrasjons- og arbeidsrett. Deres mangfoldige kundebase inkluderer noen av verdens ledende bedrifter, privatpersoner, arbeidsgivere og toppledere fra hele verden.

Bytte ut en gammeldags alt-i-ett-maskin

For Magrath Sheldrick LLP var en digital transformasjon et enormt skifte. Firmaet hadde brukt en alt-i-ett-løsning for praksisadministrasjon (PMS) i årevis, men over tid innså de at «den var grei på alt, men den var ikke spesielt fremragende på noe», forklarte Magraths IT-direktør, Nick Doughty.

Beslutningen ble ytterligere fremskyndet da de fikk vite at PMS-systemet var i ferd med å bli uttjent ved utgangen av 2020. «Det tvang oss virkelig inn i en blindvei der vi ikke hadde noe annet valg enn å erstatte det», sa Doughty.

Ikke legg alle eggene i én kurv

Selv om det kanskje hadde vært enklere å bytte til et annet PMS-system og erstatte alt på én gang, hadde firmaet lært en verdifull lekse: «Vi ønsket ikke å legge alle eggene i én kurv», sa Doughty. «Det vi ønsket å gjøre for fremtiden var å minimere risikoen for at denne situasjonen skulle oppstå igjen», fortsatte han. «Vi ønsket ikke en programvareløsning som ville påvirke alt vi trenger for å drive firmaet hvis selskapet ble overtatt eller gikk til grunne.»

Teamet bestemte seg for å gå for en mer modulær tilnærming til teknologistakken sin som en del av
risikostyringsstrategi. Som en bonus tillot denne tilnærmingen dem også å «plukke ut de beste
de beste systemene i sitt slag og finne den beste løsningen for hver del av firmaet,» sa Doughty
sa.

Deres søken etter et dokumenthåndteringssystem (DMS) førte firmaet til NetDocuments.

«Det er viktig for oss å være i skyen fordi det gir oss fleksibiliteten til å plassere de ansatte hvor som helst.»

Nick Doughty, IT-direktør hos Magrath Sheldrick

Forberedelser til den nye normalen

«Det er viktig for oss å være i skyen fordi det gir oss fleksibiliteten til å
innkvartere våre ansatte hvor som helst», forklarte han. Og under nedstengningene har de
trengte det ettersom teammedlemmene har jobbet eksternt fra Norge, Spania, Tyrkia og
flere.

«Skyen gir deg bare den fleksibiliteten der, så lenge du har internettforbindelse
«forbindelse, du er stort sett klar til å dra dit du trenger å dra», fortsatte han.
«Med den nye normalen må den bekvemmeligheten og fleksibiliteten bygges inn i folks
daglig drift.»

Gjør overgangen smidig og sikker

I løpet av valget av et DMS, innså Doughty også viktigheten av å sikre
en smidig overgang mellom de to systemene. Det faktum at NetDocuments ville
sømløs kobling til deres eksisterende PMS var avgjørende.

«Det var veldig viktig at vi kunne koble de to systemene sammen og sørge for at de
snakket med hverandre, fordi det fortsatt var den overgangsperioden der de måtte
«leve i harmoni med hverandre», forklarte Doughty. «Den forbindelsen var nøkkelen.»

Plattformens sikkerhetsinfrastruktur spilte også en viktig rolle i avgjørelsen.
«Dataene våre er vår mest verdifulle ressurs, og hvis vi skal betro deg dem, trenger vi
å ha sterk tillit til at du håndterer dataene våre ansvarlig og sikrer dem
det,» sa Doughty. «Det er tydelig at NetDocuments har bestemmelsene på plass for å sørge for at
Dataene våre er beskyttet og vil alltid være der når vi trenger dem.»

«NetDocuments har bestemmelsene på plass for å sikre at dataene våre er beskyttet og alltid vil være der når vi trenger dem.»

Nick Doughty, IT-direktør hos Magrath Sheldrick

Å finne en pålitelig partner

Fremfor alt prioriterte firmaet teamet bak verktøyet høyt. «Jeg vil være
helt ærlig – når vi ser på potensielle leverandører, ser vi alltid på dem
som forhold,» forklarte Doughty.

«Det viktigste for meg er tillit», sa han. «Nesten fra første møte
kan få en veldig sterk følelse av om du faktisk stoler på menneskene du skal til
å håndtere.»

Det er en lærdom Doughty har lært på den harde måten. «Vi har hatt noen forhold som
«har gått i vasken fordi tilliten var borte», forklarte han. «Du er alltid i tvil ... Er det virkelig nødvendig? Er de helt ærlige?»

I flere samtaler med potensielle leverandører var ikke Doughty imponert. «Det føltes
som om de overdrev tjenestene sine, og det var litt gjørmekasting», sa han.

«De ville bare dra dit for å få svindel, tjene så mye som mulig på avtalen og»
så gå videre til den neste.»

Men hans erfaring med NetDocuments – og implementeringspartneren Peregrine Cloud – var annerledes. «Er det nå vi sier at Mike var strålende?» spøkte Doughty.

«Tillit var det viktigste for oss. Det er egentlig hovedgrunnen til at vi valgte NetDocuments.»

Nick Doughty, IT-direktør hos Magrath Sheldrick

«Både Mike [fra NetDocuments] og Tony [fra Peregrine] var så ektefølte», sa Doughty.
sa. «Tony er sannsynligvis en av de mest genuine ingeniørene jeg tror jeg noen gang har jobbet med.»
Jeg tror ikke han noen gang ville gitt meg en grunn til ikke å stole på ham. Det er en veldig sterk tillit.
med Tony og Mike.»

Og selv om NetDocuments tilbød en rekke andre fordeler for firmaet som et robust,
en rimelig løsning. «Jeg tror tillit var det viktigste for oss», sa han.
«Det er egentlig hovedgrunnen til at vi valgte NetDocuments.»

En større fjernutrulling

Magrath fikk sterk støtte fra sin valgte implementeringspartner, Peregrine
Sky. Men å implementere midt i en pandemi er lettere sagt enn gjort.
«Vanligvis er vi på stedet, og utrullingen er ganske enkel», sa Doughty. «Men dette
var den første store utrullingen vi gjorde eksternt, så det var den første utfordringen.»

Som IT-direktør falt ansvaret for å planlegge utrullingen helt og holdent på Doughtys
skuldre – og han tok en avgjort uortodoks avgjørelse: «Jeg bestemte meg for at jeg skulle
å onboarde alle individuelt over en toukers periode, logge inn med dem eksternt,
installere det nye systemet og forklare prosessen.»

Implementering av hele firmaet for hånd

Det var et dristig trekk – men det var det laget hans trengte. «Jeg er den store, stygge ulven som er
tvang dem til å lære noe nytt,» innrømmet han. «Og det betyr at folk er
ser til oss for litt veiledning og trygghet. Siden det er vi som
forstyrrer dagen deres, må vi gjøre alt vi kan for å sørge for at vi hjelper så mye vi kan.»

«Folk var bekymret for at en grunnleggende del av dagen deres skulle bli forstyrret», sa han.
forklarte. «De var bare så komfortable med vårt forrige system, og brukerne våre er
ikke annerledes enn noen andre – folk liker ikke forandringer.»

«Det var en veldig enkel prosess. Da vi faktisk skulle gå live, var jeg ganske trygg på at alle var trygge på hva som skjedde og hvordan det kom til å skje.»

Nick Doughty, IT-direktør hos Magrath Sheldrick

Å lede en fjern, manuell utrulling var også en betydelig endring for Doughty – men
Heldigvis ga Peregrine klare manuskripter og støtte for å hjelpe ham gjennom
utplasseringsprosess.

«Jeg var også litt bekymret», innrømmet han. «Vi har aldri gjort dette før,»
så det var litt av en læringskurve. Men vi prøvde å finne ut hva som potensielt kunne gå
feil og hvordan vi kunne minimere den risikoen, og til syvende og sist var det en veldig enkel prosess.»
Men hans engasjement for den lille håndsholdningen lønte seg til slutt.

«Da vi faktisk skulle gå live, var jeg ganske trygg på at alle var det.»
trygg på hva som skjedde og hvordan det kom til å skje, sier Doughty.

Åpne drop-in-treningsøkter

Doughty kom opp med en annen innovativ løsning for å støtte teamet sitt når de var
live: åpne Zoom-økter som folk kunne delta i for å få svar på spørsmålene sine live
bekymringer.

«Mandag morgen gikk vi live, og det var ofte rundt 20 personer der.»
forklarte han. «Men siden jeg ville bidra til å løse én persons problem mens jeg presenterte det på
skjermen, ville du umiddelbart se fem eller seks personer forlate samtidig, fordi åpenbart
de hadde det samme problemet eller bekymringen.»

Øktene var definitivt en stor seier for laget.

«Jeg synes drop-in-møtene fungerte strålende», sa Doughty. «Det vi ikke ønsket var
folk som sitter hjemme blir mer og mer frustrerte. Det er veldig viktig å få
en god start på denne typen prosjekter, og hvis de begynner å gå litt sørover på
en start som er veldig vanskelig å komme seg etter.»

Han innså at det bare ville øke antallet tilfeller dersom man la folk ha et supportnummer de kunne ringe.
frustrasjonene deres. «Hvis de ble med på en drop-in-time og vi ikke kom til dem med en gang,
i det minste kunne de lytte til problemer som andre opplevde og ting
«de visste ikke hvordan de skulle gjøre det», forklarte Doughty. «Og jeg tror det beroliget dem med at
de var ikke de eneste som hadde noen vanskeligheter. Det i seg selv beviste
virkelig gunstig.»

Til syvende og sist var drop-in-møtene så vellykkede at Doughty fortsatte med dem i en
noen ekstra dager. «Jeg tror folk syntes de var litt av et trøstende teppe», sa han
sa. «Jeg tror de bare likte å vite at den var der.»

Så hvordan følte teamet seg om implementeringsprosessen da alt var helt
sagt og gjort?

«Det ble veldig, veldig godt mottatt. Svært vellykket», sa Doughty. «Jeg tror ikke jeg har hatt noen
negative kommentarer om systemet. Alt har vært positivt, og alle synes det er en stor
forbedring i forhold til det vi hadde før.»

«Jeg tror ikke jeg har fått noen negative kommentarer om systemet. Alt har vært positivt, og alle synes det er en stor fordel»
forbedring."

Nick Doughty, IT-direktør hos Magrath Sheldrick

Sterk kommunikasjon og støtte

Gjennom hele prosessen fikk Doughty mye hjelp og støtte fra Tony Foy, Peregrine
Clouds eier og hovedkonsulent.

«Tony var en stor del av implementeringen, og han var en viktig grunn til at det gikk»
«smidig fordi han var veldig oppmerksom», sa Doughty. «Jeg tror at våre første tanker
hadde rett i at Tony ser på det som et langsiktig forhold og ikke bare å få dette overstått så raskt som mulig og gå videre til det neste.»

Tillit og utmerket kommunikasjon var sentralt for prosjektets suksess. «Jeg har aldri hatt
følelsen av at jeg ikke visste hva som foregikk,» forklarte Doughty. «Selv når ting
gikk litt galt, fortalte Tony meg – og det handler igjen om tillit, at han
har aldri prøvd å skjule noe for meg.»

«Jeg har enorm respekt for arbeidet hans og det han gjorde», fortsatte Doughty. «Han gjorde
migreringen gikk sømløst, og vi har ikke nølt med noe takket være ham.»

En løsning som lønner seg

Nå som teamet er implementert, føler de seg tryggere enn noen gang på avgjørelsen sin
å gå med NetDocuments.

«Løsningen i seg selv er flott», sa Doughty. «Den gjør alt vi håpet på.»
og mer. Det har vært noen ekstra bonuser der som vi egentlig ikke var med på.
klar over i starten, og vi oppdager fortsatt ting nå som er ganske fine.»
«NetDocuments er funksjonsrikt. Det er ikke travelt. Det er en pålitelig, ren skyløsning som er
åpenbart veldig viktig for oss.»

Øyeblikkelig avkastning på sikker deling

En av de mest fremtredende funksjonene ved NetDocuments har vært de mange måtene brukerne kan
dele dokumenter sikkert. «NetDocuments har gitt oss noen veldig gode alternativer i
hvordan vi deler data med kundene våre og internt», forklarte Doughty.
«For oss er potensialet for datatap gjennom e-post alltid et sentralt risikoområde
ledelsen,» fortsatte han. «– med klienter og internt.

Tidligere hadde Magrath brukt et dyrt tredjepartsverktøy for å kryptere e-postene sine og
sende store filer, men fordi funksjonaliteten for sikret lenke er innebygd i NetDocuments
de trenger ikke lenger det verktøyet.

«Det er en umiddelbar avkastning på investeringen», sa han.

«NetDocuments har gitt oss noen veldig gode alternativer for hvordan vi deler data med kundene våre og internt. … Det er en umiddelbar avkastning på investeringen.»

Nick Doughty, IT-direktør hos Magrath Sheldrick

Trygg samsvar

«På grunn av GDPR er det viktig å bare ha én kopi av et dokument», forklarte Doughty. «Advokater er beryktet for å være i Outlook og bokstavelig talt bruke underkatalogene som et saksbehandlingssystem. Men med den tilnærmingen finner du massevis av foreldreløse kopier i utkastmapper i underkatalogen i Outlook.»

Ved å bruke sikrede lenker kan teamet overholde regelverket uten å ofre sine
produktivitet.

«Vi er sikre på at vi bare har én kopi av dokumentet, noe som er viktig»
fordi hvis klienten muliggjør sin rett til å bli glemt, må vi være trygge på at
«Vi fjerner alt vi har til rådighet for dem», forklarte han.

Retningslinjer for datalagring har også vært en verdifull funksjon for firmaet.

«Muligheten til å kjøre oppbevaringsfunksjonen på alle dataene våre er enorm», sa Doughty. «Det
var en enorm utfordring med vårt forrige system, mens i NetDocuments du
kan sikre at du bare oppbevarer dataene så lenge de faktisk er levedyktige.»

Selv om de er grunnleggende, har disse funksjonene gitt Doughty – og resten av firmaet – større
trygghet om dataene sine og overholdelse av regelverk som GDPR.

«Da jeg startet for noen år siden nå, var nøkkelen å ha 1 000 001 sikkerhetskopier av
alt. Du kan aldri ha nok sikkerhetskopier,» forklarte han. «Men nå er data en
ansvar, og du vil bli kvitt det ansvaret så raskt som regelverket tillater det. Så
Oppbevaringsfunksjonen er virkelig viktig for oss, og vi kan være trygge på at når vi sender ut våre oppbevaringsregler, så følger vi dem også.»

«Muligheten til å kjøre oppbevaringsfunksjonen på alle dataene våre er enorm.»

Nick Doughty, IT-direktør hos Magrath Sheldrick

Fleksibilitet og stabilitet

Selv om teamet har fortsatt å jobbe hjemmefra, har muligheten til å gjøre det sømløst blitt bedre.
vært en stor fordel for Magrath-teamet.

«Vårt forrige system var aldri designet for å være et fjernsystem, så det var ganske mange
«få tekniske problemer og brukerfrustrasjoner», sa Doughty. NetDocuments kan fungere
like bra fra et eksternt sted som på kontoret. Det var en stor seier for oss.»

Innovasjon for i dag og fremover

Implementering av enhver endring på tvers av organisasjonen kan være en reise. Men når det er gjort
Med rette sagt, belønningen for en moderne arbeidserfaring er vel verdt utfordringen.

Med hjelp fra Peregrine Cloud og NetDocuments klarte Doughty å knekke
kode for en vellykket overgang til skyen. «Kommunikasjon var nøkkelen til prosjektet
å være vellykket», sa Doughty. Om disse kommunikasjonene var daglige innsjekkinger
med Peregrine Cloud eller drop-in-treningsøktene, lønte det seg for Magrath Sheldrick
for å gi teamene sine tilgang til systemeksperter og kolleger.

Nå som opplæringen er fullført, nyter Magrath Sheldricks team fordelene
av en sømløs arbeidsopplevelse, tidsbesparelser og redusert stress (i hvert fall når det
kommer til teknologien deres).